RADA
W przypadku konieczności skorygowania zapisów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów prowadzonej przy użyciu komputera, dotyczących okresów wstecz, należy na wydruku komputerowym skreślić błędny wpis i dopisać prawidłowy. Przy każdym skreśleniu należy dodać datę dokonania wpisu oraz podpis. To samo należy zrobić w podsumowaniach, w których występuje błędny zapis w każdym zamkniętym miesiącu. Aby kolejne miesiące drukowały się już z poprawnym podsumowaniem, należy w bieżącym miesiącu w ewidencji komputerowej „doksięgować” korektę na podstawie dokumentu korygującego (z datą bieżącą) i w uwagach dopisać przyczynę ich zaksięgowania oraz których okresów dotyczą.
UZASADNIENIE
Zasady prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, w tym zasady dokonywania wpisów i korekt w tej księdze, zostały zawarte w rozporządzeniu w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (dalej: pkpir).
W razie prowadzenia księgi z zastosowaniem technik informatycznych warunkiem uznania ksiąg za prawidłowe jest (§ 31 rpkpir):
• określenie na piśmie szczegółowej instrukcji obsługi programu komputerowego, wykorzystywanego do prowadzenia ksiąg;
• stosowanie programu komputerowego zapewniającego bezzwłoczny wgląd w treść dokonywanych zapisów oraz wydrukowanie wszystkich danych w porządku chronologicznym, zgodnie z wzorem księgi;
• przechowywanie zapisanych danych na magnetycznych nośnikach informacji, do czasu wydruku zawartych na nich danych, w sposób chroniący przed zatarciem lub zniekształceniem tych danych albo naruszeniem ustalonych zasad ich przetwarzania.
Ponadto prowadząc księgę z zastosowaniem technik informatycznych, na koniec każdego miesiąca, w czasie zapewniającym prawidłowe i terminowe rozliczenia z budżetem, lecz nie później niż do 20 dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni, podatnik jest obowiązany sporządzić wydruk zapisów dokonanych za dany miesiąc.
Korekta zapisów w księdze
Aby nie narazić się na zarzut nierzetelnego prowadzenia ksiąg, nie należy dokonywać poprawek w programie komputerowym w zamkniętym już i wydrukowanym okresie.
W razie konieczności dokonania korekty zapisów zamkniętych już okresów należy zastosować metodę korekty opisaną w § 12 rpkpir.
Błędy w zapisach należy poprawiać przez:
• skreślenie dotychczasowej treści i wpisanie nowej, z zachowaniem czytelności błędnego zapisu, oraz podpisanie poprawki i umieszczenie daty dokonania poprawki lub
• wprowadzenie do księgi niewpisanych dowodów lub dowodów zawierających korekty błędnych zapisów. Zapisy zmniejszające przychody lub koszty mogą być dokonywane ze znakiem minus (-) lub kolorem czerwonym.
Poprawek tych należy dokonać w każdej pozycji, która zawiera błędne podsumowanie.
Korekta zapisów w programie komputerowym
O ile w przypadku prowadzenia pkpir wyłącznie w formie papierowej podatnik ma możliwość dopisania kolejnej pozycji z uwzględnieniem kolejnego numeru w księdze, o tyle w przypadku wydruku komputerowego ostatnia pozycja w księdze najczęściej zamyka tabelę, tj. kończy księgę w danym miesiącu, wobec czego podatnik nie ma możliwości dokonania kolejnego wpisu.
Oczywisty jest również fakt, że bez dokonania korekty w programie komputerowym podsumowania miesięczne drukowane z programu będą niezgodne ze stanem rzeczywistym. Z kolei z § 13 pkt 2 rpkpir wynika, że za dowody księgowe uważa się również noty księgowe, sporządzone w celu skorygowania zapisu dotyczącego operacji gospodarczej wynikającej z dowodu obcego lub własnego, otrzymane od kontrahenta podatnika lub przekazane kontrahentowi.
W związku z tym w miesiącu, w którym dostrzeżono błąd, należy wprowadzić dowody wewnętrzne korygujące (z datą bieżącą) i w uwagach dopisać przyczynę dokonania korekty oraz okres, którego dotyczy (jeśli program komputerowy nie pozwala na dopisywanie uwag, należy je dopisać po dokonaniu wydruku). Tym sposobem wydruki za kolejne miesiące będą zawierały podsumowania w prawidłowej wysokości.
UWAGA
Wydrukowanie księgi jest równoznaczne z zamknięciem miesiąca i nie należy już w niej (ani w programie komputerowym) dokonywać poprawek.
•§ 12, § 13 pkt 2, § 31 rozporządzenia Ministra Finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów - Dz.U. z 2003 r. Nr 152, poz. 1475; ost.zm. Dz.U. z 2007 r. Nr 140, poz. 988
Sebastian Woźniak
doradca podatkowy