Jednym z podstawowych uprawnień kontrolowanego jest możliwość uczestniczenia w kontroli i to zarówno osobiście, jak i poprzez wskazaną przez siebie osobę. Kontrolowany może jednak zrezygnować z uczestniczenia w czynnościach kontrolnych.
Gdy kontrolowanym jest osoba prawna lub jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej, czynności kontrolnych dokonuje się w obecności osób upoważnionych. Oświadczenie o rezygnacji z prawa uczestniczenia w czynnościach kontrolnych składane jest na piśmie. W razie odmowy złożenia oświadczenia kontrolujący dokonuje odpowiedniej adnotacji, dołączając ją do protokołu.
W przypadku gdy w toku kontroli kontrolowany lub osoby go reprezentujące będą nieobecne i nie nastąpiło wskazanie osoby upoważnionej, czynności kontrolne są dokonywane w obecności przywołanego świadka. Świadkiem, o ile to możliwe, powinien być pracownik kontrolowanego, osoba wykonująca czynności na rzecz kontrolowanego lub funkcjonariusz publiczny.
Co prawda, podatnik może zrezygnować z uczestnictwa z kontroli. Nie zawsze jednak decyzja ta będzie opłacalna. Uczestnicząc bowiem w kontroli, podatnik ma prawo do obrony, wytłumaczenia się, okazania stosownych dokumentów czy dowodów. Kontrolujący go urzędnik jest zobowiązany do uwzględnienia wniosku podatnika i, co więcej - do każdorazowego utrwalenia go w aktach sprawy. Gdy urzędnik odmówi, podatnik ma możliwość samodzielnego napisania wniosku, który urzędnik musi dołączyć do akt sprawy.
Kontrolowany, nawet jeśli sam nie bierze udziału w kontroli, ma możliwość ustanowienia reprezentanta. Może wyznaczyć osobę fizyczną, która będzie upoważniona do reprezentowania go w trakcie kontroli podatkowej. Jest to jego uprawnienie, z którego może skorzystać sporządzając odpowiednie oświadczenie w formie pisemnej. Wybraną w ten sposób osobę podatnik zgłasza naczelnikowi urzędu skarbowego właściwemu w sprawie opodatkowania podatkiem dochodowym, wójtowi, burmistrzowi (prezydentowi miasta). Takie zgłoszenie będzie ważne w momencie kontroli. Warto więc zadbać o zgłoszenie właściwej osoby, która zadba o interesy firmy podczas kontroli.
Samo wyznaczenie reprezentanta nie wystarczy jednak. Konieczna jest jeszcze współpraca podatnika z kontrolującymi go urzędnikami. Kontrolowany, osoba upoważniona do reprezentowania kontrolowanego lub prowadzenia jego spraw, pracownik oraz osoba współdziałająca z kontrolowanym są zobowiązani umożliwić wykonywanie czynności kontrolnych. Powinni nie tylko umożliwić, nieodpłatnie, filmowanie, fotografowanie, dokonywanie nagrań dźwiękowych oraz utrwalanie stanu faktycznego przy pomocy innych nośników informacji, jeżeli film, fotografia, nagranie lub informacja zapisana na innym nośniku może stanowić dowód lub przyczynić się do utrwalenia dowodu w sprawie będącej przedmiotem kontroli. Muszą także przedstawić, na żądanie kontrolującego, tłumaczenie na język polski sporządzonej w języku obcym dokumentacji dotyczącej spraw będących przedmiotem kontroli.
To nie jedyne obowiązki. Kontrolowany ma dodatkowo obowiązek w wyznaczonym terminie udzielać wszelkich wyjaśnień dotyczących przedmiotu kontroli, dostarczać kontrolującemu żądane dokumenty oraz zapewnić kontrolującemu warunki do pracy, a w tym w miarę możliwości udostępnić samodzielne pomieszczenie i miejsce do przechowywania dokumentów.
ANNA WOJDA