Dynamiczne i nieprzewidywalne zmiany rynkowe, wzrost inflacji, czy wpływ pandemii wymuszają na przedsiębiorcach konieczność nieustannego dostosowywania swoich strategii do zmieniających się realiów. W obliczu takich wyzwań, wiele firm zwraca uwagę na konieczność zapewnienia optymalizacji funkcjonowania pozaoperacyjnej części swojej działalności. Niczym nowym nie będzie wskazanie, że takim narzędziem jest właśnie outsourcing, który coraz częściej obejmuje także pracę prawników. Poniżej, prezentujemy odpowiedzi na kilka często zadawanych pytań w tym zakresie.
- Na czym polega outsourcing?
- Jak wygląda współpraca z zewnętrznym działem prawnym?
- W jakich obszarach można liczyć na wsparcie zewnętrznego działu prawnego?
- Jakie są zalety skorzystania z outsourcingu działu prawnego?
- Podsumowanie
Na czym polega outsourcing?
Outsourcing polega na wydzieleniu ze struktury organizacyjnej przedsiębiorstwa niektórych realizowanych przez nie samodzielnie funkcji i przekazanie ich do wykonania innym podmiotom [1]. Najpowszechniej, taka forma współpracy występuje przy obsłudze księgowej, faktoringowej, czy przy zarządzaniu flotą. Taka forma przekazania określonego segmentu zadań innemu, profesjonalnemu podmiotowi pozwala na redukcję kosztów, a nawet na uzyskanie bardziej kompleksowej obsługi, niż w przypadku zatrudnienia pojedynczego specjalisty.
Coraz większą popularnością cieszy się także przekazywanie na zewnątrz pracy całego działu prawnego w zakresie zarówno sporów sądowych, transakcji M&A, jak i bieżącej obsługi firmy (codziennego doradztwa we wszystkich obszarach działalności przedsiębiorstwa).
Jak wygląda współpraca z zewnętrznym działem prawnym?
Wszystko zależy od formy zawartej umowy, a przede wszystkim od potrzeb i oczekiwań samego klienta. Wyróżnić można, co do zasady modele współpracy, w których całość usługi wykonywana jest poza przedsiębiorstwem klienta; model, w którym dedykowani prawnicy świadczą usługę u klienta, w wydzielonym przez niego miejscu, czy (potencjalnie najoptymalniejszy) - model hybrydowy łączący zalety posiadania własnego prawnika in-house ze współpracą z zewnętrzną kancelarią.
W modelu hybrydowym zasadnicza część usług świadczona jest z zewnątrz przez współpracującą kancelarię, jednakże przy udziale dyżurującego na miejscu dedykowanego prawnika, który jest w stanie skoordynować całość prac zewnętrznej kancelarii z bieżącą pracą klienta, a także zapewnić osobiste i natychmiastowe wsparcie.
W jakich obszarach można liczyć na wsparcie zewnętrznego działu prawnego?
Outsourcing pracy działu prawnego, co do zasady obejmować powinien wszystkie podstawowe elementy bieżącej obsługi prawnej firmy. Te zależne będą jednak od procesów biznesowych i specyfiki branżowej danego przedsiębiorstwa. Najbardziej typowymi obszarami współpracy będą:
- Umowy: tworzenie projektów, negocjowanie, analiza, zarządzanie ich wykonaniem.
- Compliance: zapewnianie zgodności działalności z istotnymi regulacjami, kodeksami dobrych praktyk, czy wewnętrznymi regulacjami.
- Sprawy korporacyjne: obsługa organów spółki, przygotowywanie uchwał, reprezentowanie spółki w sprawach rejestrowych.
- Obsługa zatrudnienia: doradztwo dla działu personalnego, przygotowywanie regulaminów, polityk, wzorów umów i wypowiedzeń, a także reprezentacja pracodawcy w sporach z pracownikami.
- Postępowania sporne: zastępstwo procesowe, dochodzenie należności, obrona przed roszczeniami, zastępstwo w postępowaniu egzekucyjnym.
Jakie są zalety skorzystania z outsourcingu działu prawnego?
- Dostępność: Warto zauważyć, że zewnętrzny dział prawny jest w stanie być dostępnym dla przedsiębiorcy niemalże bez przerwy poprzez dysponowanie własną kadrą merytoryczną, asystencką i administracyjną.
- Różnorodność specjalizacji: Korzystając z zewnętrznego działu prawnego przedsiębiorca zyskuje dostęp do wiedzy specjalistycznej całej kancelarii i współpracujących z nią zewnętrznych ekspertów.
- Oszczędność: Outsourcing działu prawnego wiąże się z minimalizacją kosztów obsług prawnej i sprowadza się zazwyczaj do stałej opłaty abonamentowej i ewentualnie zwrotu kosztów dojazdu i druków w zakresie, w jakim te nie są realizowane na miejscu u klienta.
- Transfer wiedzy: Wewnętrzny prawnik na bieżąco reaguje na problemy klienta i jego pracowników. Dzięki temu, dedykowany specjalista znający specyfikę przedsiębiorstwa klienta jest w stanie na bieżąco dzielić się niezbędną wiedzą z innymi pracownikami.
Podsumowanie
W dzisiejszym dynamicznym otoczeniu biznesowym, outsourcing staje się coraz bardziej nieodzownym narzędziem efektywnego zarządzania zasobami i umożliwia przedsiębiorcom skupienie się na ich głównych celach i strategiach rozwoju. Współpraca z zewnętrznymi ekspertami w dziedzinie prawa może zapewnić firmom natychmiastowy dostęp do specjalistycznej wiedzy i wsparcia niezbędnego do skutecznego rozwiązywania problemów. W obliczu trudności gospodarczych i zmieniającego się otoczenia rynkowego, outsourcing staje się nie tylko narzędziem optymalizacji kosztów, ale również strategią umożliwiającą utrzymanie konkurencyjności i elastyczność działania.
Przypisy:
[1] https://pl.wikipedia.org/wiki/Outsourcing
Autor: r. pr. Wojciech Országh, Kancelaria Prawna Chałas i Wspólnicy