Otóż praktyka jest taka, że nieprawidłowe zapasy mają negatywny wpływ na codzienność firmy. Jeśli są zbyt duże, to dokładnie tak, jakbyśmy powiedzieli naszemu dostawcy: „a co tam, dawajcie ten towar do nas, nie potrzebuję go, ale przynajmniej wy będziecie mieć sprzedaż”. Albo powiedzieli sobie: „ co prawda mam też inne zobowiązania płatnicze, ale co szkodzi mieć ich jeszcze więcej?”.
Natomiast jeśli nasze zapasy są zbyt małe, to tak, jak by powiedzieć: „lubię mieć mało zapasu na stanie, nawet jak przez to są przestoje w produkcji, albo nie ma ciągłości sprzedaży” . Nikt rozsądny takich słów nie wypowie, ale spory procent czyni tak w praktyce, nie dostrzegając ogromnej zbieżności pomiędzy swoim działaniem, a tym co zacytowano wyżej z widoczną przesadą.
Postaram się, w sposób przystępny i możliwie zwięzły, dać podstawową informację z zakresu racjonalizacji gospodarowania zapasami w sklepie/hurtowni/zakładzie produkcyjnym. Nawet jeśli okaże się to zbyt mało, by poradzić sobie z problemem zapasów własnymi siłami, powinno wystarczyć by zrozumieć jego istotę i mieć podstawowy zasób wiedzy na ten temat, potrzebny do rozmowy ze specjalistami od optymalizacji stanów zapasów w firmie.
Zapasy (s), są jednym z trzech ingredientów, obok posiadanej gotówki (g) i spodziewanych należności (n), składających się na ogólną sumę środków obrotowych w firmie.
S=g+n+s
gdzie:
S - środki obrotowe n dzień ...;
g – stan gotówki w kasie oraz na rachunkach bieżących na dzień ...;
n – stan należności na dzień ...;
s – stan zapasów na dzień ...
Uporządkowanie sfery polityki zapasów, przyniesie pozytywne skutki, które będzie można wykorzystać przy realizowaniu racjonalnej polityki finansowej. Odwrotnie, zlekceważenie problemu, będzie poważną przeszkodą przy realizacji wszelkich prób zwiększania rentowności firmy. Należy więc przyjąć, że sposób zarządzania zapasami jest jednym z istotnych czynników wewnętrznych, mających wpływ na ocenę kondycji finansowej naszego przedsiębiorstwa.
Przyczyny tworzenia zapasów i ich podział wg kryterium - wielkość zapasu
Nie wgłębiając się nadto w rozważania na temat takich przyczyn tworzenia zapasów jak:
• rozbieżności w okresach produkcji i zapotrzebowania konsumpcyjnego;
• brak dostatecznej pewności dostaw jak i pewności sprzedaży w danym czasie;
• konieczności racjonalnego wykorzystania środków transportu itd. itd.,
Przyjmijmy, na nasze potrzeby, że tak tworzenie jak i utrzymywanie zapasów przynosi firmie handlowej (detal/hurt) korzyści w postaci odpowiednio bogatej oferty asortymentowej i możliwość ciągłości sprzedaży tej oferty, a firmie produkcyjnej daje możliwość zachowania ciągłości produkcji. A to wszystko przekłada się na wielkość obrotu i wypracowaną kwotę marży.
Musimy jednak zdawać sobie sprawę, że w przypadku tworzenia zapasów, to co jest siłą, poprowadzone niewłaściwie, równie łatwo, może się stać ich największą wadą. Racjonalny, zoptymalizowany, zapas będzie dobrze służyć klientom firmy i jej właścicielom. Zapas nieprawidłowy, będzie skutecznie przyczyniać się do ponoszenia strat finansowych. Poniższy schemat przedstawia podział zapasów według kryterium „wielkość zapasu”.
Przyjmuje się, że zapasy prawidłowe, to zapasy uzasadnione poziomem, tempem i strukturą sprzedaży/produkcji oraz innymi potrzebami czy możliwościami jak np. warunki transportowe albo finansowe. Zapasy te można podzielić na:
• zapasy minimalne, a więc stanowiące, w danych warunkach, dolną granicę wielkości, której utrzymanie jest niezbędne do zapewnienia normalnego funkcjonowania (sprzedaży/produkcji), a której przekroczenie – dalsze zmniejszanie, spowoduje powstawanie strat z powodu zapasów zbyt małych;
• zapasy maksymalne, a więc stanowiące górną granicę, której przekroczenie będzie powodować powstawanie nieuzasadnionych strat z tytułu posiadania zapasów nadmiernych bądź zbędnych
• zapasy optymalne, tj. uznawane za najbardziej właściwe w danych warunkach działania.
Polecamy: Samochód i majątek
W praktycznym działaniu, w jednym magazynie czy przedsiębiorstwie może mieć miejsce każdy z wymienionych przypadków jednocześnie. Firma może mieć nawet kilkanaście tysięcy pozycji asortymentowych na stanie (czasami nawet znacznie więcej). Ale wystarczy, że ma ich tylko kilka, i tak, w każdej pozycji asortymentowej, sytuacja może kształtować się różnie.
Różne też, może być (najczęściej jest) strategiczne znaczenie tych pozycji asortymentowych dla przedsiębiorstwa. Dlatego analizowanie i następnie optymalizowanie/racjonalizacja stanów magazynowych wymaga po pierwsze, znacznej wiedzy i umiejętności od osoby, która tym pokieruje; po drugie, wymaga współdziałania wszystkich osób, które mają wpływ w firmie na kształtowanie zakupów to jest: zarządzający finansami; zamawiający; magazynujący; i które z tego korzystają – sprzedający, w firmach handlowych; czy – produkujący, w firmach produkcyjnych.
Współdziałanie, o którym mowa wyżej, polega na wypracowaniu standardów polityki zakupów i reagowaniu na sytuacje krytyczne. Nie jest to wiec praca ciągła. Zespół osiąga cel, robi korekty, jak zachodzi taka potrzeba, współpracuje w momentach krytycznych i na tym koniec. Pracą ciągłą jest przestrzeganie wypracowanych standardów zamawiania i zużywania, monitorowanie stanów zapasów i korygowanie odchyleń.
Przypisy:
1. Wyłączamy tu braki w zapotrzebowaniu wynikające z trudności finansowych czy dostępności towaru na rynku.
2. Termin: zapas nadmierny odnosi się do pełnowartościowych towarów trudno zbywalnych, zakupionych np. w zbyt dużych ilościach, czy niekorzystnej cenie. Termin: zapas zbędny przypisywany jest towarom nie nadającym się do sprzedaży, np. mają wady i w związku z tym nie odpowiadają normom, są nietypowe, są uszkodzone.