Czym są media relations?
To pytanie zadaje sobie większość zespołów, które dopiero stawia pierwsze kroki w działaniach komunikacyjnych z prawdziwego zdarzenia. Media relations, a więc relacje z mediami to ciągły dialog z poszczególnymi redakcjami, dziennikarzami, publicystami i wydawcami, który musi być korzystny dla obu stron. Kluczem do utrzymywania takich kontaktów w sposób wartościowy i szczery jest również transparentność intencji danego biznesu oraz potencjalna współpraca w dłuższej perspektywie. Cel? Z perspektywy marki – dotarcie z przekazem do grupy docelowej. Z punktu widzenia mediów – dostęp do informacji z pierwszej ręki.
Tym samym dla biznesu, który chce (a obecnie – nawet musi) zainwestować w działania public relations, a więc kontakty z szerokim audytorium, media relations są absolutną podstawą myślenia o ambitnym informowaniu. Pielęgnowanie więzi z dziennikarzami to nie tylko realny instrument PR-owy oraz marketingowy, ale również wyznacznik szczerego i idącego z duchem czasu myślenia o rozwoju danego biznesu. Wszystko to brzmi (przynajmniej w teorii) dość prozaicznie, jednak… jak zabrać się za media relations w praktyce?
Biznes w mediach krok po kroku
Początki z media relations to przede wszystkim długie godziny z mailami i tabelami w tle. Jeśli dana spółka zaczyna całkowicie od zera, podstawą jest utworzenie tzw. bazy mediów, a więc spisu tytułów, które interesują zarząd pod kątem informowania o działaniach firmy. Równolegle do wyszukiwania wartościowych z perspektywy profilu działalności portali lub prasy, należy od razu kontaktować się z kilkoma przedstawicielami danego medium. Dlaczego? Nie chodzi oczywiście o spam wymierzony w kierunku redakcji, a optymalizację naszych starań – niektóre obszary potencjalnej współpracy należy omówić z redaktorem naczelnym, część z kierownikami działów, a jeszcze inne – z marketingiem.
Właśnie odpowiednie dobranie rozmówcy w kontekście ewentualnych publikacjach jest na tyle strategiczne, że strona biznesowa pokazuje pewną znajomość rynku mediów i środowiska branży. To wyjątkowo istotne elementy, które mogą zarówno umocnić relację z daną redakcją, jak i całkowicie zdyskredytować biznes w oczach medium – słowem – łatwo o wpadkę. Dla wielu spółek ryzyko dobrania nieodpowiedniego medium pod swoją grupę docelową, a także brak doświadczenia w kontaktach ze środowiskiem dziennikarskim to bariery nie do przeskoczenia – w tych kategoriach rozwiązaniem są dedykowane szkolenia lub ścisła współpraca z agencjami public relations.
Zakładając jednak, że na początku swojej przygody z media relations biznes zdecyduje się na samodzielną budowę kontaktów, kolejną przeszkodą może być rozwój komunikacji, który podtrzymywany jest za sprawą dedykowanych narzędzi. Są to przede wszystkim:
- informacje prasowe – dystrybuowane do redakcji cyklicznie;
- wywiady – aranżowane samodzielnie lub we wsparciu dziennikarzy;
- komentarze eksperckie – wyspecjalizowane materiały do wykorzystania w ramach szerszych tekstów;
- konferencje prasowe – duże przedsięwzięcia dla wybranych redakcji;
- wizyty dziennikarzy w przedsiębiorstwach – szczegółowo zaplanowane w celu przybliżenia prac spółki.
Czy warto inwestować w media relations?
Najprostsza odpowiedź – tak, z pewnością. Skuteczne działania media relations opierają się na holistycznym wykorzystaniu bardzo konkretnych narzędzi, które są wyjątkowo cenne zarówno z perspektywy biznesowej, jak i prac redakcyjnych. Dzięki kontaktom z mediami spółki dostarczają poszczególnym dziennikarzom często unikalne treści, jednak to opracowanie materiałów jest kluczem do długofalowej współpracy. Dlatego też część biznesów decyduje się na bardzo poważne inwestycje na poczet zespołów in-housowych, ale również angaż podmiotów zewnętrznych.
Która formuła sprawdza się lepiej? Tutaj nie ma reguły. Zespół ds. media relations w ramach danej organizacji jest o tyle wygodną opcją, że zawsze jest “w centrum wydarzeń”. Z drugiej zaś strony takie rozwiązanie generuje znaczne koszta i mniejszą elastyczność w przypadku modyfikacji współpracy. Kontrakty z agencjami z kolei pozwalają oddać ten obszar w ręce specjalistów. Według wyliczeń analityków z londyńskiego Unilevera marki skutecznie komunikujące cel swojej działalności rosną o 69 proc. szybciej niż konkurencja. Jak osiągnąć taki wynik? Właśnie realizując założenia media relations, ale z pewnym wyczuciem, jakością i znacznym przywiązaniem do szczegółów.
Ważne!
Biznesy, które realnie chcą zaistnieć ze swoim przekazem w przestrzeni medialnej, nie powinny ograniczać się do podstawowych narzędzi media-relations. W tym przypadku są dwa wyjścia – wieloletnia praktyka i zdobywanie doświadczenia na własną rękę lub ścisła współpraca z wyspecjalizowanym zespołem. Wyłącznie z perspektywy 23-letniej obecności na rynku mogę stwierdzić, że drugi scenariusz procentuje o wiele korzystniej.
Anna Rynkiewicz – CEO agencji reklamowej i PR-owej Media Forum