Zasada odwróconej piramidy polega na umieszczaniu najważniejszych informacji na początku wiadomości, a najmniej istotnych na końcu. Każdy człowiek posiadający skrzynkę e-mailową otrzymuje dziennie od kilku do kilkudziesięciu wiadomości. Nie zawsze ma jednak czas, żeby je wszystkie dokładnie przejrzeć, a tym bardziej wybrać z nich te informacje, które najbardziej go interesują.
Polecamy: Jak redagować treść wiadomości
Jeżeli wyślemy mu e-mail, w którym informacje są odpowiednio posegregowane, ułatwimy mu pracę, a poza tym będziemy mieli pewność, że zapoznał się z najważniejszą częścią wiadomości. Odbiorcy czytają bowiem najczęściej tylko kilka pierwszych zdań.
Polecamy: Rozmieszczenie części składowych pisma cz. I
Niezależnie od tego, do kogo i w jakim celu piszemy pamiętajmy o zasadzie odwróconej piramidy. Nie zapominajmy również o zwięzłości i przejrzystości wiadomości (dzielenie tekstu za pomocą akapitów, umieszczenie najważniejszych informacji we wstępie wiadomości).
Nie jest to oczywiście jedyna możliwość segregowania informacji. Możemy również stworzyć wiadomość, w której informacje będą ułożone chronologicznie. Jednak sposób ten jest mniej skuteczny, choć nie znaczy, że zły.