O zwrot wydatków dokonanych w danym etapie realizacji projektu można ubiegać się dopiero po jego zakończeniu. W działaniu 8.1. etap nie może być krótszy niż 2 miesiące i nie dłuższy niż 6, przez co od daty pierwszego zakupu na zakończenie etapu należy czekać minimum 60 dni. Dodatkowo, jeżeli zgodnie z harmonogramem rzeczowo- finansowym firma zatrudnia pracowników w związku z realizacją projektu musi udokumentować wypłacenie dla nich zaliczki na podatek dochodowy, co w większości przedsiębiorstw następuje dwudziestego dnia następnego miesiąca. W związku z tym, beneficjenci często składają wniosek o płatność pośrednią po tej dacie, co ponownie wydłuża okres oczekiwania na pieniądze.
Rozpatrzenie wniosku przez instytucję wdrażającą/pośredniczącą II stopnia, zgodnie z umową trwa 40 dni od złożenia przez Beneficjenta wniosku. Warto jednak zaznaczyć, że chodzi tu o wniosek kompletny i poprawny. W szczególności w przypadku rozliczania jednego z pierwszych etapów rzadko kiedy wniosek spełnia te wymogi. W najczarniejszym ze scenariuszy firma otrzyma decyzję o konieczności poprawy wniosku 39 dni po jego złożeniu. W ciągu 7 dni od otrzymania informacji o konieczności uzupełnienia wniosku należy złożyć wyjaśnienia/poprawki i ponownie czekać do 40 dni na ponowne sprawdzenie wniosku.
Polecamy: Dotacje unijne - poradnik przedsiębiorcy
Sumując. Od dnia pierwszego wydatku należy odczekać do zakończenia całego etapu, później zaczekać do 20 dnia miesiąca następującego po zakończeniu etapu aby zapłacić zaliczki na podatek dochodowy; następnie 39 dni na informację o ewentualnych poprawkach, po czym w ciągu 7 dni skompletować poprawione dokumenty, napisać wyjaśnienia i ponownie zaczekać 40 dni na rozpatrzenie poprawionego wniosku, co łącznie daje nam:
20 + 39 + 7 + 40 = 106 dni od zakończenia etapu.
Zakładając, że etapy są kwartalne, zwrot związany z pierwszym wydatkiem (dokonany pierwszego dnia pierwszego etapu) następuje: 106 +90 = 196 dni po jego dokonaniu
Należy również pamiętać, że po załączeniu wymaganych poprawek może dojść do ponownego wezwania o wyjaśnienia i cały proces wydłuża się jeszcze bardziej (maksymalnie o 47 dni).
Jakby tego było mało, zgodnie z zapisami w umowie, Instytucja Wdrażająca/Pośrednicząca II stopnia może zlecić ocenę realizację projektu oraz dokumentacji podmiotowi zewnętrznemu. W takiej sytuacji zastrzega sobie ona prawo do wydłużenia o niezbędny (bliżej nieokreślony) okres ostatecznej akceptacji wniosku.
Po 30 dniach od daty zatwierdzenia złożonego przez Beneficjenta wniosku Instytucja Wdrażająca/Pośrednicząca II stopnia wystawia zlecenie płatności ze środków europejskich. Oznacza to, że od zakończenia etapu przy założeniu:
- konieczności wniesienia poprawek/ wyjaśnień występuje tylko raz, pieniądze na koncie pojawią się po 136 dniach od zakończenia etapu;
- konieczności wniesienia kolejnych poprawek/ wyjaśnień, zwrotu kosztów można oczekiwać do 183 dni po zakończeniu etapu.
Warunkiem otrzymania pieniędzy na konto firmy jest dostępność środków finansowych na rachunku bankowym. Gdy firma nie dysponuje wolnymi środkami Beneficjent nie może nic zrobić – nie przysługuje mu nawet prawo do odszkodowania.
Warto wspomnieć tu również kwestię aneksów do Umów. Wszelkie zmiany w harmonogramie rzeczowo-finansowym wymagają formy pisemnej w postaci aneksu. Jeżeli występuje konieczność złożenia takiego dokumentu, weryfikacja wniosku o płatność pośrednią zostaje wstrzymana do czasu podpisania aneksu do Umowy. Okres oczekiwania na decyzję Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości o zaakceptowaniu zmian w umowie i podpisaniu jej jest bliżej nieokreślony. Z doświadczenia możemy jednak powiedzieć, że są to minimum 4 miesiące, a sprawa może się ciągnąć dłużej niż pół roku.
Jak zatem zadbać o to by firma posiadała środki na dalszą działalność, nie „zamrażała” pieniędzy, nie straciła płynności, co umożliwi jej uzyskanie pomoc z Unii Europejskiej jak najszybciej?
Polecamy: Dotacje 2012 dla firm: PO KL
Pierwszy, logiczny pomysł to zmiana zapisów w umowie. Niestety obowiązuje pewien szablon umowy w działaniu 8.1., co powoduje, iż wyznaczone terminy są wiążące. Można jednak zadbać o parę kwestii dzięki którym pieniądze z UE zostaną nam dostarczone szybciej. Oto kilka wskazówek:
- Jeżeli nie ma ekonomicznego uzasadnienia, aby etapy w projekcie były dłuższe zdecyduj się na dwumiesięczne.
- Dokonując wybory sposobu dofinansowania zadbaj o możliwość pozyskiwania zaliczki.
- Ubiegaj się o zaliczkę, gdyż pozyskanie jej i otrzymanie jest prostsze i szybsze.
- Wniosek o zaliczkę można złożyć alternatywnie w 2 momentach:
a) Bezpośrednio po podpisaniu umowy;
b) Po zrealizowaniu I etapu;
Wybierając możliwość a) beneficjent jest w stanie pozyskać więcej środków w porównaniu z opcją b), gdyż wartość zaliczki o jaką można się ubiegać tuż po podpisaniu umowy wynosi 30% wartości dofinansowania, a po zrealizowaniu I etapu wynosi ona maksymalnie 30 % wartości dofinansowania minus poniesione w I etapie wydatki.
- Opłacaj zaliczki na podatek dochodowy jak najszybciej. W przedsiębiorstwach w Polsce wypracowała się już zasada płacenia zaliczek ostatniego możliwego dnia, czyli 20 następnego miesiąca. Wynika to m.in. z tego, że księgowość dość późno przekazuje informację na temat wysokości tej zaliczki oraz z tego, że dłuższe „trzymanie” pieniędzy w firmie jest korzystniejsze ekonomicznie. Jednak jeżeli nie są to znaczące dla przedsiębiorstwa kwoty, warto aby poprosić księgową/ księgowego, by zaliczki (choćby tylko za pracowników związanych z projektem) obliczono szybciej i zadbać o ich jak najszybsze przekazanie.
- Dokonaj wszelkich starań, by wniosek o płatność był kompletny i poprawny (warto by w firmie zajmowała się tym jedna, wyznaczona osoba która zostanie odpowiednio przeszkolona. Warto również rozważyć skorzystanie z firmy outsourcingowej).
W szczególności przy rozliczaniu jednych z pierwszych etapów jest to zadanie trudne do wykonania. Należy starannie przestudiować instrukcję wypełniania wniosku, dokładnie przeczytać umowę ( w szczególności paragrafy dotyczące kosztów kwalifikowanych, warunków wypłaty dofinansowania oraz zakresu, trybu i zmian w umowie). Często Instytucja wdrażająca/pośrednicząca II stopnia organizuje wykłady na temat poprawnego rozliczania projektu.
- W miarę możliwości unikaj aneksowania umowy.
Dzięki powyższym zaleceniom Państwa firma otrzyma należne środki w możliwie najszybszym czasie.
Anna Witkowska