Każde działanie planowane do zrealizowania i realizowane w ramach projektu zawiera pewne pozycje wydatków, aby zatem być pewnym co do ich zasadności i możliwości refundacji, należy przede wszystkim zrozumieć ogólne zasady kwalifikowania wydatków.
Po pierwsze, okres kwalifikowania wydatków, czyli przedział czasowy, w którym wydatek może zostać poniesiony w rozumieniu kasowym. Pomimo że formalne ramy czasowe kwalifikowalności obejmują okres od 1 stycznia 2007 do 31 grudnia 2015, faktyczny okres kwalifikowalności wydatków zależy od szczegółowych zapisów w dokumentacji konkursowej i szczegółowym opisie priorytetów. Okres kwalifikowalności ściśle zależy od wytycznych w zakresie trybu pomocy publicznej, w ramach której finansowany jest dany projekt i ponoszone w jego ramach wydatki. W przypadku projektów realizowanych przez MSP za początek okresu kwalifikowalności jest przyjmowany najczęściej:
- Dzień, w którym beneficjent otrzyma informację od instytucji wdrażającej, że wniosek spełnia warunki uzyskania pomocy i co do zasady kwalifikuje się do objęcia pomocą — pismo, które otrzymuje beneficjent w wyniku oceny formalnej złożonego projektu. Ten termin rozpoczęcia okresu kwalifikowalności dotyczy wydatków finansowanych w ramach pomocy publicznej udzielanej w trybie regionalnej pomocy inwestycyjnej w obrębie regionalnych programów operacyjnych.
- Dzień 1 stycznia 2007, ale pod warunkiem, że wydatek jest finansowany w trybie pomocy publicznej de minimis, a projekt nie jest współfinansowany w trybie regionalnej pomocy inwestycyjnej.
Polecamy: Fundusze unijne
Z kolei termin zakończenia ponoszenia wydatków nie może nastąpić później niż do dnia 31 grudnia 2015 roku, jednakże w ramach dotacji dla MSP szczegółowy termin zakończenia okresu kwalifikowalności jest podany w umowie o dofinansowanie projektu. Okres kwalifikowalności jest zatem zamkniętym przedziałem czasowym, w którym beneficjent musi ponieść wydatek, aby móc ubiegać się o jego refundację.
Po drugie, fakt poniesienia wydatku — wydatek musi zostać poniesiony w sensie kasowym. Ten aspekt kwalifikowalności jest bardzo ważny i należy o nim szczególnie pamiętać.
Przypomnijmy, aby zrefundować wydatek, należy go najpierw ponieść, a dopiero potem wnioskować o jego zwrot.
Warto w tym miejscu podkreślić, że taka zasada kwalifikowalności wydatków oznacza przeniesienie całości odpowiedzialności na barki beneficjenta. Oczywiście nie oznacza to zawsze sytuacji, w której beneficjent musi w całości ponieść wydatki w ramach danego projektu, a dopiero potem wnioskować o ich refundację. W większości linii finansujących określone operacje możliwe jest otrzymanie zaliczki bądź wnioskowanie o refundację wydatków wcześniej niż po zakończeniu projektu.
Przedstawione powyżej ogólne zasady kwalifikowania wydatków uzupełniane są szczegółowymi przepisami regulującymi wybrane typy pozycji kosztowych.
Polecamy: Mała firma
Artykuł jest fragmentem książki Fundusze unijne - szansa na rozwój małych i średnich przedsiębiorstw autorstwa Rafała Kasprzaka. Wydawnictwo Onepress.pl