Z polskich przepisów dotyczących ewidencji czasu pracy wynika po pierwsze, że celem prowadzenia takiej ewidencji jest realizowanie przez pracodawcę obowiązku prawidłowego ustalenia wynagrodzenia pracownika i innych świadczeń związanych z pracą, a także - co potwierdza § 8 pkt 1 rozporządzenia z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika - zapewnienie przestrzegania przepisów o czasie pracy. Po drugie, zasadą jest prowadzenie pełnej ewidencji czasu pracy dla każdego pracownika, natomiast wyjątkiem prowadzenie tzw. uproszczonej ewidencji czasu pracy w stosunku do pracowników wymienionych w art. 149 § 2 k.p. Pracodawca jest zwolniony z ewidencjonowania godzin pracy w stosunku do pracowników objętych systemem zadaniowego czasu pracy, pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy oraz pracowników otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w porze nocnej (art. 149 § 2 k.p.).
Oceniając polskie przepisy dotyczące obowiązku ewidencjonowania czasu pracy z perspektywy prawa unijnego, trzeba zaznaczyć, że regulacja wynagrodzeń pracowników znajduje się poza zakresem kompetencji Unii Europejskiej. Wniosek taki wynika z art. 153 ust. 5 w zw. z art. 153 ust. 1 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej. Unia wspiera i uzupełnia działania państw członkowskich w zakresie polityki społecznej, m.in. działania państw członkowskich, których celem jest polepszanie środowiska pracy, ochrony zdrowia i bezpieczeństwa pracowników oraz warunków pracy (art. 153 ust. 1 Traktatu). W art. 153 ust. 5 Traktatu wyraźnie wyłączono z zakresu zastosowania tego przepisu kwestię wynagrodzeń.
Jeżeli natomiast chodzi o tematykę czasu pracy, została ona określona w dyrektywie nr 2003/88/WE (dalej powoływanej jako dyrektywa). Dyrektywa określa minimalny wymiar odpoczynku dobowego (art. 3), tygodniowego (art. 5), płatnych rocznych urlopów (art. 7), a także maksymalny tygodniowy wymiar czasu pracy (art. 6), wymiar czasu pracy pracowników wykonujących pracę w nocy (art. 8) oraz maksymalne okresy rozliczeniowe (art. 16). Przepisy dyrektywy zobowiązują państwa członkowskie do osiągnięcia wskazanych w nich celów, nie określają natomiast środków, jakie należy podjąć, aby je zrealizować. Przykładowo, art. 3 dyrektywy mówi, że państwa członkowskie powinny zapewniać każdemu pracownikowi nieprzerwany minimalny dobowy odpoczynek w wymiarze 11 godzin w okresie 24 godzin; z kolei art. 6 stanowi, iż państwa członkowskie zapewniają niezbędne środki, aby przeciętny wymiar czasu pracy w okresie 7-dniowym łącznie z pracą w godzinach nadliczbowych nie przekraczał 48 godzin.
Obowiązek prowadzenia ewidencji
Dyrektywa nie ustanawia obowiązku prowadzenia ewidencji czasu pracy, a tym bardziej nie określa jego zakresu. Z perspektywy przepisów dyrektywy obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy połączony z sankcjami karno-administracyjnymi (określone w art. 281 pkt 6 Kodeksu pracy wykroczenie polegające na nieprowadzeniu dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, akt osobowych pracowników) stanowi jedną z gwarancji realizacji w prawie polskim celów dyrektywy.
Ewidencja uproszczona
Przepisy dyrektywy nie odnoszą się również do możliwości prowadzenia tzw. uproszczonej ewidencji czasu pracy. W tym miejscu warto jednak wskazać na rozdział 5 dyrektywy, który ustanawia odstępstwa od zasad ogólnych dotyczących organizacji czasu pracy. Artykuł 17 ust. 1 dyrektywy dopuszcza np. odstępstwa w przypadku pracowników, których wymiar czasu pracy nie jest mierzony lub nie jest określony z góry lub może być określony przez samych pracowników.
Odstępstwo to w szczególności jest adresowane do pracowników zarządzających (art. 17 ust. 1 lit. a dyrektywy). Z kolei art. 17 ust. 3 lit. a dyrektywy dopuszcza odstępstwa od zasad ogólnych w przypadku m.in. pracownika, którego miejsce pracy oraz miejsce zamieszkania są odlegle od siebie lub jeżeli różne miejsca pracy pracownika są od siebie oddalone.
Powołane wyżej przepisy wskazują, że prawodawca unijny dostrzega specyfikę niektórych prac i potrzebę złagodzenia w tym zakresie zasad organizacji czasu pracy. Te same argumenty przemawiają za wprowadzeniem w prawie polskim, w zakresie dotyczącym pracowników zarządzających czy pracujących w zadaniowym systemie czasu pracy, tzw. uproszczonej ewidencji czasu pracy.
Kontrola czasu pracy
Jeżeli chodzi o sposób prowadzenia ewidencji czasu pracy, w tym możliwość kontroli przestrzegania obowiązującego pracownika rozkładu, harmonogramu czasu pracy z wykorzystaniem danych biometrycznych pracownika, takich jak linie papilarne czy wzór siatkówki oka, to legalność tych metod wymaga oceny z perspektywy zasad przetwarzania danych osobowych pracowników. W prawie unijnym zasady przetwarzania danych osobowych osób fizycznych reguluje dyrektywa 95/46/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z 24 października 1995 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w zakresie przetwarzania danych osobowych i swobodnego przepływu tych danych (DzUrz WE L 281 z 23.11.1995 r., s. 31, DzUrz UE Polskie wydanie specjalne 2004, rozdz. 13, t. 15, s. 355).
Jedną z zasad przetwarzania danych osobowych jest zasada proporcjonalności, zgodnie z którą zakres przetwarzanych danych osobowych powinien odpowiadać celowi, w jakim te dane są przetwarzane. Do zasady tej odniósł się Naczelny Sąd Administracyjny, oceniając dopuszczalność kontroli czasu pracy z wykorzystaniem danych biometrycznych pracowników. W wyroku z 1 grudnia 2009 r. (I OSK 249/09) uznał, że wykorzystanie danych biometrycznych do kontroli czasu pracy pracowników jest nieproporcjonalne do zamierzonego celu ich przetwarzania w rozumieniu art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy o ochronie danych osobowych (ustawy, która wdraża do prawa polskiego wspomnianą dyrektywę 95/46/WE).
Podstawa prawna:
• art. 149 Kodeksu pracy,
• § 8 pkt 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (DzU nr 62, poz. 286 ze zm.),
• dyrektywa nr 2003/88/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z 4 listopada 2003 r. dotycząca niektórych aspektów organizacji czasu pracy (DzUrz WE L 299 z 18.11.2003 r., s. 9, DzUrz UE Polskie wydanie specjalne 2004, rozdz. 5, t. 4, s. 381).
Orzecznictwo:
• wyrok NSA z 1 grudnia 2009 r. (I OSK 249/09, ONSAiWSA 2011/2/39).
Agnieszka Zwolińska