Celowość to bardzo ważne kryterium, mimo to jednak bardzo często pomijane przez przedsiębiorców aplikujących o fundusze. Już we wstępnej fazie wybór projektu powinien być podyktowany wytycznymi (celami) zawartymi w strategii przedsiębiorstwa i pod tym kątem należy dokonać analizy przedsięwzięć, na które można uzyskać dofinansowanie.
Celowość i adekwatność
Absolutnie błędne jest założenie odwrotne, czyli dopasowanie (w skrajnym przypadku wymyślenie) projektu pod dane działanie. Niestety ta druga sytuacja zdarza się nagminnie, ponieważ nie wszyscy zdają sobie sprawę, że niesie ze sobą istotne zagrożenia dla przedsiębiorcy. Wynikają one przede wszystkim z braku wiedzy na temat zasad finansowania zadań z funduszy unijnych, a dokładniej z niedoceniania mechanizmu ewaluacji projektu, który determinuje ostateczne zakończenie projektu. Samo wykorzystanie środków finansowych nie kończy bowiem przygody z funduszami: ważne jest, czy zrealizowany projekt osiągnie w przyszłości zakładane wskaźniki.
Adekwatność w dużej mierze powinna zostać przeanalizowana na etapie badania celowości wybranego projektu. Polega na sprawdzeniu, czy cele naszego projektu są tożsame z celami poszczególnych osi priorytetowych i zadań, z których można uzyskać dofinansowanie.
Realność i efektywność
Realność jest z kolei niejako konsekwencją adekwatności. Jeżeli stwierdziliśmy, że nasz wybrany projekt wpisuje się w ramy konkretnej osi priorytetowej i zadania, to powinniśmy zorientować się, czy - biorąc pod uwagę ilość środków przyznanych w ramach danego zadania, założoną liczbę projektów oraz znane kryteria oceny projektów - nasz projekt ma szansę na uzyskanie dofinansowania.
Dowolna interpretacja pojęcia efektywności może wprowadzić spore zamieszanie. Słabością wielu przedsiębiorców - od której nie jest wolny również autor niniejszego artykułu - jest postrzeganie efektywności projektów (głównie inwestycyjnych) przez pryzmat bieżącego wpływu na wyniki finansowe przedsiębiorstwa. Zatem przy ocenie efektywności pozyskania źródeł finansowania zapomina się często o takich projektach, gdzie efektywność ekonomiczna jest uzyskiwana w długim okresie lub konieczność poniesienia nakładu wynika z obowiązku prawnego albo też efekt realizacji nie jest bezpośrednio przekładalny na wymiar finansowy (chodzi tu głównie o projekty związane z rozwojem kapitału ludzkiego czy ochroną środowiska). Warto więc patrzeć na efektywność projektu nie tylko pod kątem bieżących wyników finansowych, ale także pod kątem wielkości środków, które muszą być poniesione na określone nakłady, nawet jeżeli nie mają wpływu na krótkoterminowe wyniki przedsiębiorstwa. Projekty inwestycyjne wpływające na efektywność działania można przecież stosunkowo łatwo sfinansować z innych źródeł.
Jeżeli dokonaliśmy wyboru projektu, kierując się powyższymi kryteriami, następnym etapem jest skompletowanie i złożenie wniosku o dofinansowanie. Kluczowe elementy wniosku warto skonsultować z ekspertami w sferach, w których czujemy, że nasza wiedza może okazać się niewystarczająca (dla różnych przedsiębiorców może obejmować różne zakresy, mogą to być np. kwestie techniczne, finansowe itp.).
Najczęstsze błędy
Całą grupę problemów stanowią błędy natury formalnej. Niespełnienie wymagań formalnych dyskwalifikuje wniosek, niezależnie od wysokiej wartości merytorycznej. Tego rodzaju błędy można stosunkowo łatwo wyeliminować pod warunkiem dołożenia należytej staranności przy sporządzaniu wniosku. Stąd banalna uwaga, aby nie odkładać sporządzania wniosku na ostatni moment. Polecam realizację hasła: unikając działania pod presją czasu, minimalizujemy możliwość popełnienia błędu.
Na co więc należy zwrócić uwagę? Po pierwsze zachować zgodność wersji elektronicznej i papierowej wniosku o dofinansowanie, czyli pamiętać, żeby pracować na jednej wersji wniosku. Po drugie zwrócić uwagę na kompletność sporządzenia wniosku. Wniosek musi być wypełniony całkowicie (zawierać wszystkie elementy) wraz ze wszystkimi wymaganymi załącznikami, w określonym formacie i winien być uwierzytelniony (podpisy, pieczątki) zgodnie z określonymi wymaganiami. Warto zapoznać się szczegółowo z wymaganiami. Po trzecie sprawdzić dane liczbowe (we wniosku i załącznikach). O pomyłkę w tym przypadku nietrudno, szczególnie gdy wniosek i załączniki są sporządzane przez różne osoby i/lub instytucje. Po czwarte należy zwrócić szczególną uwagę na sposób wyliczenia kwoty wsparcia, w tym także na zastosowany przelicznik walutowy oraz poprawność zakwalifikowania wydatków do kosztów kwalifikowanych. Po piąte nasza sytuacja finansowa musi gwarantować realizację projektu oraz kontynuację działania po zakończeniu realizacji zadań objętych dofinansowaniem. Wreszcie po szóste bezwzględnie przestrzegać terminu złożenia kompletnego wniosku.
Andrzej Saracen
koordynator projektów doradczych PKF Consult