Warto jednak przyjrzeć się, jakie korzyści może przynieść nam spotkanie „na żywo”. Przede wszystkim, spotkania biznesowe zwykle podlegają pewnej formalnej procedurze – odbywają się one w określonym porządku, a ich przebieg zwykle jest protokołowany. Ich głównym celem jest komunikacja, między członkami zespołu. Ale nie tylko.
Podstawową przyczyną, dla której organizuje się spotkania biznesowe jest rozwiązywanie problemów, czy też omówienie postępu prac. W rozbudowanych korporacjach, które zwykle składają się z różnych departamentów i wydziałów, gdzie często trzeba wysłuchać głosu wielu specjalistów z różnych dziedzin, ta forma jest niezwykle skuteczna. Podobnie jest z omówieniem postępu prac nad danym projektem, w realizacji/przygotowaniu którego uczestniczy większa liczba osób. Często powołuje się specjalne komisje, które spotykają się regularnie i zajmują się wybranymi zagadnieniami.
Zobacz: Jak zadbać o koncentrację słuchaczy?
Praca nad istotnymi dla firmy problemami może przebiegać w dwóch formach. Jedną z nich jest wersja sformalizowana polegająca na nadaniu spotkaniu określonego porządku, z uwzględnieniem czasu na ogólną dyskusję nad prezentowanymi zagadnieniami. Innym sposobem jest przeprowadzenie tzw. „burzy mózgów”, czyli bardzo odformalizowanego zebrania, które ma służyć prezentacji twórczych pomysłów i luźnej wymianie zdań na aktualne tematy.
Nie należy jednak sądzić, że spotkania biznesowe służą jedyne jako forum ścierania się poglądów jego uczestników. Bardzo często są wykorzystywane w celu jednoosobowego przekazywania informacji – np. kierownik działu przekazuje w ten sposób informacje swoim podwładnym o konkretnych wydarzeniach, sytuacji finansowej firmy itp.
Polecamy serwis Korespondencja w biznesie
Jednak prócz funkcji komunikacyjnej, zebrania spełniają jeszcze jedną bardzo ważną funkcję – budowania wspólnoty i umacniania jej spójności. Tego typu obrady służą nie tylko wymianie poglądów, doświadczeń, czy też przekazowi informacji, ale także pozwalają uczestniczącym w nim osobom poczuć się częścią firmy. Szansa wypowiedzenia się na dany temat, przedstawienia własnych argumentów, ogólnie mówiąc, zaprezentowania siebie, daje uczestnikom zebrania poczucie, że ich zdanie się liczy, że wpływają w pewien sposób na wygląd i funkcjonowanie własnej firmy. Dzięki temu skuteczniej mogą bronić jej interesów.
Karolina Zaborska