Czynnikiem mającym wpływ na sukces przedsiębiorstwa stają się odpowiednio posegregowane i uporządkowane dane. Badania przeprowadzone na zlecenie firmy Sage wykazały, że firmy mające do dyspozycji szczegółowe dane stają się produktywniejsze aż o 10%. Co więcej, przedsiębiorstwa umiejętnie wykorzystujące dane, są w stanie rozwinąć się o 35% szybciej niż te, które wykorzystują informacje mniej skutecznie. Oznacza to, że im wyższa jest użyteczność informacji, tym większa staje się wydajność we wprowadzaniu nowych produktów na rynek. Szacunkowo, czas wdrożenia produktu na rynek jest krótszy nawet o 11,6%.
Co zrobić, aby maksymalnie zwiększyć wartość zbieranych i posiadanych danych?
Odpowiedź jest prosta: najlepszym rozwiązaniem jest narzędzie informatyczne zbierające, generujące, przechowujące i przetwarzające informacje, a także dostarczające je w takiej formie, która jest łatwa do przyswojenia, zrozumienia oraz daje podstawy do podjęcia najlepszych decyzji na ich podstawie.
Dlaczego firmy decydują się na wdrożenie systemu ERP?
Narzędzia IT odgrywają znaczącą role w przedsiębiorstwach prowadzących intensywną działalność handlową, również w Internecie. Za przykład może posłużyć spółka Zielony Krajobraz, która ze względu na dynamicznie rozwijającą się sprzedaż online postanowiła wykorzystać oprogramowanie Sage Symfonia ERP. Spółce zależało na takiej integracji narzędzia IT ze sklepem www, która bezpośrednio przekazuje informacje o zamówieniu do systemu handlowo-sprzedażowego, wraz z parametrami tj.: dostępność towaru, statusu zamówienia czy szybka kalkulacja ofert dla stałych odbiorców. Dodatkowo, firma poszukiwała takiego narzędzia, które można byłoby rozbudować o kolejne rozwiązania, jak Finanse i Księgowość, Kadry i Płace, Majątek trwały. Dane ułatwiające obsługę klienta w procesie sprzedaży, logistyka dostaw czy bieżące informacje o statusie zamówienia okazały się być dostępne w przyswajalnej formie przez program Sage Symfonia ERP.
Podobne wyzwanie czekało firmę Kwazar Corporation Sp. z o.o., powstałą w 1989 r. Osiągając rocznie obroty rzędu 25 mln zł, spółka poszukiwała narzędzia efektywnie obsługującego rosnącą ilość operacji. Rozwój przedsiębiorstwa powodował spadek wydajności wykorzystywanej bazy danych, co z kolei mogło mieć przełożenie na wydłużenie terminów regulowania zobowiązań finansowych. Ponadto, użytkowane narzędzia nie posiadały funkcjonalności analizy kondycji finansowej przedsiębiorstwa oraz porządkowania zadań w obszarze produkcji.
„Dotychczasowe rozwiązanie było dla nas niewystarczające; przestaliśmy się w nim mieścić. Brak relacyjnej bazy danych spowalniał działanie systemu. Dopiero wprowadzenie dostępnej w wersji Sage Symfonia ERP bazy MS SQL mogło istotnie poprawić wydajność pracy użytkowników” powiedział Tomasz Kutryś, kierownik działu IT w firmie Kwazar.
Spółka Kwazar wdrożyła moduły Symfonii ERP, obsługujące obszary ewidencji kadr, sprzedaży, rozliczeń płac, a także ewidencji i rozliczania środków trwałych. W dziale księgowości wdrożono funkcje analityczne oceniające kondycję finansową przedsiębiorstwa. Ponadto, nowe oprogramowanie pozwoliło znacznie skrócić czas generowania dokumentów księgowych. W systemie Sage pojawiła się także nowa opcja, która automatycznie blokuje sprzedaż nowej partii produktów kontrahentom z nieuregulowanymi fakturami powyżej wpisanej do systemu kwoty.
Firmy, które w odpowiednim momencie wdrażają narzędzia do skutecznego zarządzania procesami biznesowymi, mają znacznie więcej szans na coraz bardziej konkurencyjnych rynkach.
Co jest ważne przy wyborze oprogramowania do obsługi procesów handlowo-sprzedażowych?
Firma, która decyduje się na wdrożenie systemu do obsługi procesów handlowo-sprzedażowych, powinna przeanalizować narzędzie szczególnie pod kątem funkcji. Najważniejsze z nich to:
- analiza sprzedaży w czasie rzeczywistym
- ewidencja i analiza obszernych danych sprzedaży, zakupu, ruchów magazynowych, naliczanych kosztów i przychodów w odpowiedzi na bieżące potrzeby informacyjne np. cechy towaru, kontrakty, zamówienia, realizowane projekty itp.
- analizy dokumentów wzbogacone o fakty gospodarcze (informacje analityczne powiązane z pozycjami dokumentów)
- gotowe, predefiniowane analizy oraz możliwość tworzenia własnych raportów
- możliwość rozszerzania bazy informacji zarządczych o dane na temat sprzedaży, zakupów i kontrahentów. Dodając kolejne wymiary etykiet, jest możliwa głębsza analiza sprzedaży oraz pozyskanie większej ilości szczegółowych informacji o towarze
Wprowadzenie systemu ERP w firmie może przynieść wiele korzyści firmie, takich jak:
- zwiększenie efektywności procesów sprzedażowych
- dostarczanie managerom cennych informacji, pomocnych w zarządzaniu sprzedażą
- wzrost efektywności przetwarzania informacji
- analiza wzbogacone o dane historyczne
- spójne przetwarzanie informacji wewnątrz systemu