Istnieje wiele sposobów komunikacji na dowolne odległości. Taka możliwość przydaje się w przypadku zaistnienia powyższej sytuacji. Obecnie mamy do dyspozycji dwa główne kanały komunikacji firmowej, czyli wideokonferencja i nieco mniej zaawansowany odpowiednik, czyli telekonferencja. W przeciwieństwie do wideokonferencji, które muszą odbywać się w specjalnie zaprojektowanym i wyposażonym pomieszczeniu, telekonferencje można zorganizować praktycznie z każdego miejsca.
W przypadku telekonferencji, pracownicy firmy mogą brać w niej udział niezależnie od tego, gdzie się w danym momencie znajdują. Może to być samochód, dom, inny oddział firmy, pociąg etc. Niezbędne jest tylko odpowiednie oprogramowanie oraz dostęp do telefonu. Co prawda połączenie telefoniczne nie zapewnia takiego komfortu rozmowy jak obraz wideo, jednak pełna mobilność tej technologii dla wielu klientów jest najważniejszą kartą przetargową.
Zobacz również: Mobilne aplikacje – czy to się opłaca?
Warto zaznaczyć, że audiokonferencje są rozwiązaniem mniej zaawansowanym technologicznie niż połączenia wideo, co sprawia, że są bardziej niezawodne i stabilne. Z pewnością wielu przedstawicieli firmy spotkało się z mało przyjemną sytuacją, gdy świetnie przygotowane wystąpienie transmitowane przez sieć okazało się porażką ze względu na tak prozaiczny problem, jakim była niska jakość łącza internetowego. Konferencje audio nie wymagają wysokiej jakości łącza internetowego, dzięki czemu możemy być pewni stabilności połączenia.
Wybierając oprogramowanie do telekonferencji warto zwrócić uwagę na kilka istotnych funkcji, które mogą znacząco zwiększyć efektywność i jakość naszych spotkań. Nowoczesne aplikacje są wyposażone między innymi we wtyczkę do programu Microsoft Outlook. Tego typu funkcjonalność pozwala na planowanie połączeń konferencyjnych bezpośrednio z poziomu książki kontaktów. Zaproszenie na konferencję zostaje automatycznie wysłane do uczestników wraz z numerem połączenia oraz kodem PIN, który pozwala na identyfikację rozmówcy i zapewnia bezpieczeństwo spotkania. Równocześnie zaproszenie zostaje naniesione w kalendarzu Outlooka. Wszystko poukładane, składne i przejrzyste.
Polecamy: Jak wygląda internetowy szantaż?
Przed wyborem oprogramowania warto również sprawdzić, czy pozwala ono na pełne zarządzanie dyskusją, wraz z możliwością przerywania rozmowy, wyciszenia danej osoby czy zaproszenia poszczególnych uczestników do wypowiedzi. Warto zwrócić uwagę na funkcję nagrywania spotkań – takie nagranie służy potem nie tylko, jako raport, ale również może zostać przesłane osobom, które z różnych powodów nie mogły uczestniczyć w dyskusji, aby mogły się zapoznać z ustaleniami i nowymi strategiami.