Według statystyk, szacuje się, że wpływy z podatku VAT do skarbu państwa to około 40% całości przychodów państwa. Nic więc dziwnego, że procedury związane z podatkiem VAT są tak restrykcyjne i niestety dla wielu przedsiębiorstw bardzo niewygodne. O ile dla Skarbu Państwa VAT to ogromne źródło dochodu, dla przedsiębiorcy jest to niemiły obowiązek i niestety spore koszty związane nie tylko z samą stawką VAT, ale i całą otoczką związaną z jego rozliczaniem.
Największy koszt dla przedsiębiorców związany z rozliczaniem podatku VAT dotyczy samych faktur. Sprzedawca, również ten działający w środowisku wirtualnym, jest zobowiązany do wystawiania i wysyłania faktur w formie papierowej, a jak wiadomo wiąże się to ze sporymi kosztami biorąc pod uwagę większą serię. Po pierwsze koszty wiążą się z samym papierem i tuszami do drukarki, a także logistyką związaną z wysyłaniem faktur pocztą lub kurierem.
Zobacz również: Jak pozbyć się brudu z firmowego komputera?
Jakby tego było mało, faktury trzeba przechowywać w archiwum przez okres około 6 lat, a to wiąże się z kolejnymi kosztami związanymi z archiwizacją i przechowaniem. Co ciekawe, nie tylko sprzedawca ma tego typu problemy, ale również nabywca, jeśli prowadzi działalność gospodarczą a nabywany towar ma być elementem tejże działalności. Zazwyczaj nabywca po otrzymaniu faktury papierowej musi ją ręcznie wprowadzić do systemu finansowo-księgowego, a następnie przechowywać przez wspomniany już okres około 6 lat.
Oczywiście najlepszym rozwiązaniem powyższych problemów może być wprowadzenie faktur elektronicznych. Tego typu rozwiązanie znacząco przyspieszy i ułatwi proces wystawiania i przesyłania faktur. Przyspieszenie i ułatwienie tego procesu z pewnością obniży również koszty związane z wystawianiem, przesyłaniem i przechowywaniem tego typu faktur. Faktury w formie elektronicznej można przechowywać np. na nośniku cyfrowym. Na jednym takim nośniku zmieści się kilkadziesiąt tysięcy faktur, podczas gdy papierowe faktury w tej samej ilości zajmowałyby ogromną powierzchnię.
E-faktury to również automatyzacja procesu księgowania faktur oraz znaczne ułatwienie ich przechowywania i przeszukiwania. Posiadając kilka tysięcy faktur papierowych, znalezienie pojedynczego egzemplarza w takim gąszczu jest dość trudne i czasochłonne. W przypadku faktur elektronicznych wystarczy wpisać datę lub inne słowo kluczowe, by po sekundzie znaleźć poszukiwany egzemplarz.
Sprawdź też: USB 3.0 – czym charakteryzuje się nowy standard?
Faktury elektroniczne mogą być stosowane zarówno przez duże koncerny, jak i niewielkie przedsiębiorstwa, nawet jednoosobowe. Co prawda pewną barierą może być początkowy koszt wdrożenia systemu elektronicznych faktur, jednak późniejsze oszczędności i ogromny komfort użytkowania systemu z pewnością są warte początkowej inwestycji.