RADA
Mogą Państwo zadać zamawiającemu zapytanie, przynajmniej 6 dni przed upływem terminu składania ofert. Proszę także pamiętać o częstym sprawdzaniu, czy nie pojawiły się na stronie internetowej odpowiedzi na zapytania do specyfikacji przetargowej mające wpływ na treść i interpretację jej zapisów. Skutki i tryb złożenia zapytania przedstawiamy w uzasadnieniu.
UZASADNIENIE
Pytanie powinni Państwo zadać w sposób dopuszczony w danym postępowaniu. Jest to forma pisemna, chyba że zamawiający dopuścił także stosowanie formy faksowej lub elektronicznej.
Aby zamawiający miał obowiązek udzielić Państwu odpowiedzi na zapytanie, należy zadać je nie później niż na 6 dni przed upływem terminu składania ofert. W przypadku postępowań toczących się w trybie przetargu ograniczonego lub negocjacji z ogłoszeniem termin ten wynosi 4 dni. Jeśli zapytanie wpłynie później, zamawiający nie musi (lecz może) udzielić na to zapytanie odpowiedzi.
WAŻNE!
Zapytania w sprawie przetargu należy zadawać nie później niż na 6 dni przed upływem terminu składania ofert lub 4 dni w przypadku postępowań toczących się w trybie przetargu ograniczonego lub negocjacji z ogłoszeniem.
Odpowiedź na zapytanie
Odpowiedź na zapytanie zamawiający przekaże nie tylko Państwu, ale także wszystkim przedsiębiorcom, którym przekazał specyfikację istotnych warunków zamówienia (SIWZ). Ponadto, jeśli specyfikacja została zamieszczona na stronie internetowej, co jest wymagane w przypadku przetargów nieograniczonych, zamawiający musi zamieścić treść odpowiedzi na tej stronie. Udzielając odpowiedzi, zamawiający nie ujawnia przedsiębiorcy, który zadał zapytanie. Wykonawcy mogą mieć zatem pewność, że zadając zapytanie, nie ujawnią swojego zainteresowania danym przetargiem. Ułatwi im to konkurowanie z innymi firmami. Jeżeli zamawiający, udzielając odpowiedzi, poda źródło zapytania, naruszy art. 38 ust. 2 Prawa zamówień publicznych, narażając się na protesty.
W wyniku otrzymania zapytań zamawiający może zwołać zebranie wszystkich wykonawców w celu wyjaśnienia wątpliwości dotyczących treści SIWZ. Jeśli specyfikacja udostępniana jest na stronie internetowej, zamawiający zamieszcza tam także informację o terminie takiego zebrania. Zamawiający przekazuje wszystkim wykonawcom, którym przekazał specyfikację, informacje wynikające z odbytego spotkania. W szczególności przedstawia zapytania (bez ujawniania ich źródła) i udzielone wyjaśnienia. Informacje te zamieszcza również na stronie internetowej przetargu.
Modyfikacja treści specyfikacji
Niekiedy zadane zapytanie dotyczy możliwości zmiany treści SIWZ lub zwraca uwagę zamawiającego na konieczność wprowadzenia takiej zmiany. Modyfikacja taka nie może jednak dotyczyć kryteriów oceny ofert, warunków udziału w postępowaniu oraz sposobu oceny ich spełniania. Dokonanie niedozwolonej modyfikacji stanowi naruszenie ustawy, powodując, że postępowanie obciążone jest wadą. Modyfikacja treści SIWZ może zostać dokonana jedynie przed upływem terminu składania ofert i, podobnie jak odpowiedź na zapytanie, musi zostać przekazana tym wykonawcom, którym zamawiający przekazał specyfikację istotnych warunków zamówienia, a także na stronie internetowej - jeśli była tam opublikowana sama specyfikacja. Niedochowanie tych warunków naraża zamawiającego na protesty wykonawców, których dostęp do informacji został ograniczony.
Jeżeli modyfikacja specyfikacji spowodowała, że do dostosowania ofert konieczny jest dodatkowy czas, zamawiający musi opóźnić termin składania ofert. Zamawiający musi o przesunięciu terminu poinformować wykonawców, którym przekazał specyfikację, oraz w przypadku opublikowania jej w Internecie - zamieścić tam informację. Dodatkowym narzędziem w korygowaniu terminów jest nowo wprowadzona możliwość prostowania ogłoszeń zamieszczonych na portalu Biuletynu Zamówień Publicznych. W przypadku zamówień, których wartość powoduje konieczność przekazania ogłoszeń Urzędowi Oficjalnych Publikacji Wspólnot Europejskich, termin należy przedłużyć o co najmniej 7 dni. Niedochowanie obowiązku stosownego przedłużenia terminu składania ofert stanowi naruszenie przepisów ustawy.
Z pobrania specyfikacji w formie „papierowej” od zamawiającego wynika istotna korzyść. Przedsiębiorcy, którzy pobrali specyfikację w takiej formie, będą otrzymywać każdorazowo od zamawiającego odpowiedzi oraz modyfikacje specyfikacji. Wykonawcy, którzy zdecydowali się pozostać anonimowi, zadowalając się elektroniczną wersją specyfikacji istotnych warunków zamówienia pobraną z Internetu, nie otrzymają tych informacji i muszą sami śledzić stronę internetową, aby nie przeoczyć żadnych wyjaśnień i modyfikacji dotyczących treści specyfikacji.
WAŻNE!
Wykonawcy, którzy wolą pozostać anonimowi i pobrać specyfikację ze strony internetowej, muszą pamiętać o częstym sprawdzaniu, czy nie pojawiły się odpowiedzi na zapytania mające wpływ na treść i interpretację zapisów specyfikacji.
Omawiane kwestie były przedmiotem wyroku Zespołu Arbitrów (sygn. UZP/ZO/0-/914/07). W wyroku orzeczono, że zamawiający, którego odpowiedzi na zadane zapytania stanowiły właściwie modyfikację treści specyfikacji, ale zostały przekazane jedynie wykonawcom, którym przekazano specyfikację, naruszył prawo, nie dokonując zgodnej z prawem modyfikacji treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia, którą zamieścił w Internecie. Naruszenie to doprowadziło do unieważnienia przetargu, ponieważ przeprowadzona w ten sposób modyfikacja treści specyfikacji nie mogła dotrzeć do wykonawców, którzy pobrali specyfikację z Internetu. Naruszało to zasadę równego traktowania wykonawców.
- art. 38 ustawy z 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych - j.t. Dz.U. z 2006 r. Nr 164, poz. 1163; ost.zm. Dz.U. z 2007 r. Nr 82, poz. 560
Michał Machowski
prawnik, pracownik samorządowy