Udostępnienia książki kontroli żąda organ kontrolujący przedsiębiorcę w celu dokonania odpowiednich wpisów. Kontrole w zakładach pracy skupiają się przeważnie na działach kadrowo-księgowych, dlatego w tych działach przeważnie przechowuje się tę dokumentację i to na pracownikach tych działów spoczywa najczęściej obowiązek ich prowadzenia.
Każda firma powinna posiadać jedną książkę kontroli. Jeżeli w kontrolach uczestniczą pracownicy różnych działów, to w zależności od tego, jaki organ kontroluje firmę, książka powinna być przekazywana w ramach firmy z działu do działu.
PRZYKŁAD
Pracodawca, w zależności od tego, jaka instytucja kontrolowała jego firmę, pisemnie wskazywał inną osobę upoważnioną do reprezentowania go w trakcie kontroli. Gdy firma była przedmiotem kontroli ZUS, jako osobę właściwą wskazał kierownika działu płac. Kiedy firmę kontrolowała PIP, pracodawcę reprezentował dyrektor personalny, zaś w trakcie kontroli służb skarbowych zakład był reprezentowany przez głównego księgowego. Książka kontroli jest przechowywana w sekretariacie prezesa firmy i jest wydawana każdorazowo pracownikowi, który reprezentuje pracodawcę w trakcie kontroli. Taka sytuacja jest prawidłowa.
Na obowiązek posiadania jednej książki kontroli nie ma wpływu ani wielkość przedsiębiorstwa (liczba zatrudnionych, liczba oddziałów i filli), ani forma prawna działalności.
Książka kontroli zawiera wpisy dokonywane przez organ kontroli. Wpisy obejmują:
l oznaczenie organu kontroli;
l oznaczenie upoważnienia do kontroli;
l zakres przedmiotowy przeprowadzonej kontroli;
l daty podjęcia i zakończenia kontroli;
l zalecenia pokontrolne oraz określenie zastosowanych środków pokontrolnych.
Pracodawca powinien uważnie zapoznać się z wpisami dokonanymi przez kontrolującego. Zakres kontroli nie może wykraczać poza zakres wskazany w upoważnieniu, który następnie powinien być ujawniony w książce kontroli.
Wyjątkowo, przed wszczęciem kontroli nie muszą pokazywać upoważnienia:
l inspekcja dozoru jądrowego,
l organ podatkowy,
l Najwyższa Izba Kontroli,
l Inspekcja Transportu Drogowego.
W tych przypadkach do wszczęcia kontroli wystarczy legitymacja służbowa.
Pozostałe organy kontroli (np. Inspekcja Pracy, ZUS) mają obowiązek, oprócz okazania legitymacji służbowej, posiadać stosowne upoważnienie.
Prowadzenie książki kontroli nie jest uciążliwe ani kosztowne dla pracodawcy. Pracodawca nie ma prawie żadnych obowiązków poza koniecznością jej prowadzenia i przechowywania, a także dokonywania w niej po zakończeniu kontroli wpisów dotyczących wykonania zaleceń pokontrolnych lub wpisów dotyczących uchylenia zaleceń pokontrolnych przez organ kontrolny, jego organ nadrzędny lub sąd administracyjny.
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.
Jeżeli zaś chodzi o samą formę książki kontroli, to może nią być odpowiednio przystosowany zeszyt, gdyż przepisy nie precyzują, jak powinna ona wyglądać.
Zagrożenie
W celu uniknięcia podejrzeń o niekompletność prowadzonej dokumentacji, książkę kontroli powinno się prowadzić zgodnie z zasadami ewidencji.
Książka, mimo braku ustalonego wzorca, powinna być więc broszurą i mieć numerację stron.
Obowiązek prowadzenia książek kontroli może pozytywnie kształtować sytuację niektórych pracodawców.
Korzyści
Poza pewnymi wyjątkami, nie można równocześnie podejmować i prowadzić więcej niż jednej kontroli działalności przedsiębiorcy.
Ponadto czas trwania wszystkich kontroli (poza pewnymi wyjątkami) u mikroprzedsiębiorców, małych i średnich przedsiębiorców nie może przekroczyć w roku kalendarzowym 4 tygodni, a u pozostałych przedsiębiorców 8 tygodni. Przepisy te mają chronić pracodawców, którzy w razie skupienia w jednym roku kilku kontroli nie mogliby normalnie prowadzić swojej działalności.
l art. 79, art. 80 ust. 3, art. 81-84 ustawy z 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (DzU nr 173, poz. 1807 ze zm.),
l art. 24 ust. 5 ustawy z 13 kwietnia 2007 r. o Państwowej Inspekcji Pracy (DzU nr 89, poz. 589).
Małgorzata Bedyńska
specjalista w zakresie płac i rozliczeń