Uchwała jest odpowiedzią na wątpliwości pierwszego prezesa SN dotyczące przepisów ustawy o związkach zawodowych. Ustawa każe pracodawcy zwrócić się do związku o informację o pracownikach, których ten reprezentuje. Związek powinien przekazać taką informację, ponieważ nieudzielenie jej w ciągu pięciu dni zwalnia pracodawcę z obowiązku współdziałania z zakładową organizacją związkową w sprawach dotyczących tych pracowników.
Pracodawcy, wykorzystując ten przepis, żądali od związkowców pełnych list pracowników, którzy podlegają ochronie lub których interesy reprezentuje dany związek zawodowy. Często przy tym nie uzasadniali tych żądań. Związki odmawiały podawania pracodawcy danych osobowych pracowników, powołując się na ochronę związkową i ochronę danych osobowych.
Sądy orzekały w tych sprawach różnie, nawet Sąd Najwyższy prezentował rozbieżne poglądy. Najpierw uznał, że "uzasadnione ochroną danych osobowych nieudzielenie przez zakładową organizację związkową żądanej przez pracodawcę informacji o pracownikach korzystających z jej obrony nie zwalnia pracodawcy z obowiązku zawiadomienia organizacji związkowej o zamiarze wypowiedzenia pracownikowi umowy o pracę" (uchwała z 24 stycznia 2012 r., sygn. III PZP 7/11). Później jednak stwierdził, że nieudzielenie takich informacji z powołaniem się na przepisy ustawy o ochronie danych osobowych zwalnia pracodawcę z obowiązku współdziałania z organizacją związkową w indywidualnych sprawach ze stosunku pracy (wyrok z 14 czerwca 2012 r., sygn. I PK 231/11).
Wobec takich rozbieżności pierwszy prezes SN zwrócił się do Izby Pracy, Ubezpieczeń Społecznych i Spraw Publicznych o zajęcie stanowiska.
W uchwale podjętej 21 listopada 2012 r. w składzie siedmiu sędziów (sygn. III PZP 6/12) Sąd Najwyższy orzekł, że "nieudzielenie przez zakładową organizację związkową informacji o wszystkich pracownikach korzystających z jej obrony, żądanej przez pracodawcę bez rzeczowej potrzeby, nie zwalnia pracodawcy z obowiązku współdziałania z tą organizacją w indywidualnych sprawach ze stosunku pracy".
W uzasadnieniu uchwały SN wskazał, że przepisy ustawy o związkach zawodowych należy interpretować z uwzględnieniem przepisów o ochronie danych osobowych. Wyjaśnił, że przetwarzanie tych danych jest dozwolone, gdy jest niezbędne do realizacji uprawnień i obowiązków wynikających z przepisów prawa, a ich administrator ma obowiązek dochować wszelkich starań, aby dane zbierane były tylko w określonym przepisami celu i zakresie.
"Celem jest tutaj uzyskanie informacji tylko o tych pracownikach, co do których pracodawca ma zamiar podjąć określone działania, np. wypowiedzenie umowy o pracę" - powiedział sędzia Walerian Sanetra. Oznacza to - dodał - że pracodawca nie może żądać informacji o wszystkich pracownikach reprezentowanych przez dany związek zawodowy. Związek może zaś odmówić ich udzielenia i nie będzie to miało negatywnych konsekwencji dla pracowników, np. w postaci odmowy współpracy pracodawcy ze związkami przy rozwiązywaniu umów o pracę - wyjaśnił SN.