Jak zamknąć rok w spółce z o.o.?

Marcin Szabłowski
adwokat
rozwiń więcej
biznes, przedsiębiorstwo, spółka / Jak zamknąć rok w spółce z o.o.? / shutterstock

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością po zakończeniu każdego roku obrotowego powinna – co do zasady – sporządzić sprawozdanie finansowe, sprawozdanie z działalności (jeśli nie jest zwolniona z obowiązku jego sporządzenia), przeprowadzić zwyczajne zgromadzenie wspólników, a także złożyć odpowiednie dokumenty do KRS.

Sprawozdanie finansowe w spółce z o.o.

Sprawozdanie finansowe należy sporządzić nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego. W przypadku spółek, których rok obrotowy kończy się 31 grudnia, termin ten upływa 31 marca następnego roku.

Sprawozdanie finansowe powinno zostać podpisane przez osobę prowadzącą księgi oraz przez co najmniej jednego z członków zarządu. Członkowie zarządu, którzy nie podpisali sprawozdania finansowego, składają oświadczenie, że sprawozdanie finansowe spełnia wymagania przewidziane w ustawie, lub odmawiają złożenia takich oświadczeń.

W praktyce prościej jest, aby sprawozdanie finansowe zostało podpisane przez wszystkich członków zarządu niż przez tylko jednego z nich. Złożenie podpisów przez wszystkich zajmuje mniej czasu niż późniejsze zbieranie oświadczeń.

Do sprawozdania finansowego dołącza się sprawozdanie z działalności jednostki w formie elektronicznej, jeżeli przepisy prawa nakładają wymóg jego przygotowania. Zwolnienie z obowiązku jego sporządzenia obejmuje m.in. jednostki mikro w rozumieniu przepisów ustawy o rachunkowości, które przedstawią informację dotyczące nabycia udziałów (akcji własnych).

Zatwierdzenie sprawozdania finansowego w spółce z o.o.

Po zakończeniu roku obrotowego powinno odbyć się zwyczajne zgromadzenie wspólników. Jest na to 6 miesięcy od końca roku obrotowego. Jeżeli rok obrotowy kończy się 31 grudnia, to zgromadzenie wspólników musi zostać przeprowadzone do 30 czerwca następnego roku.

Przedmiotem obrad zwyczajnego zgromadzenia wspólników powinno być:

  1. rozpatrzenie i zatwierdzenie sprawozdania zarządu z działalności spółki (jeśli spółka ma obowiązek sporządzenia takiego sprawozdania) oraz sprawozdania finansowego za ubiegły rok obrotowy,
  2. powzięcie uchwały o podziale zysku albo pokryciu straty,
  3. udzielenie członkom organów spółki absolutorium z wykonania przez nich obowiązków.

Zgromadzenie wspólników może odbyć się bez formalnego zwołania, gdy reprezentowany jest cały kapitał zakładowy, nikt z obecnych nie wnosi sprzeciwu, co do odbycia zgromadzenia ani wniesienia poszczególnych spraw do porządku obrad.

Jeśli powyższe warunki nie będą spełnione, to należy formalnie zwołać zgromadzenie wspólników. Zgromadzenie może zostać zwołane tylko przez określone podmioty, zwłaszcza przez zarząd.

Zatwierdzając sprawozdanie finansowe należy sprawdzić kwestię kadencji członków zarządu. Gdyby ona wygasła, to trzeba powołać ich na kolejną kadencję lub wybrać nowych członków zarządu.

Z przebiegu zgromadzenia wspólników sporządza się protokół, podpisywany przez przewodniczącego i protokolanta. Do protokołu załącza się podpisaną listę obecności oraz listę wspólników głosujących przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, a jeśli wspólnik reprezentowany był przez pełnomocnika, także pełnomocnictwo. Gdy zgromadzenie wspólników zostało formalnie zwołane, to do księgi protokołów dołącza się dowody jego zwołania.

Wniosek do KRS po zamknięciu roku w spółce z o.o.

Po sporządzeniu sprawozdania finansowego i zamknięciu obrad zgromadzenia wspólników należy złożyć dokumenty do KRS – Repozytorium Dokumentów Finansowych (RDF) w terminie 15 dni od dnia zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego. Wniosek składa się elektronicznie, do niego dołącza się podpisane sprawozdanie finansowe w formacie xml oraz skany uchwał o zatwierdzeniu sprawozdania i przeznaczeniu zysku lub pokryciu straty (można zeskanować cały protokół). Jeżeli spółka zobligowana była sporządzić sprawozdanie z działalności, to również wysyła je do KRS. Wniosek podpisywany jest zgodnie z reprezentacją spółki, nie podlega opłacie.

Wniosek w imieniu spółki z o.o. może zostać złożony przez pełnomocnika – adwokata lub radcę prawnego na podstawie pełnomocnictwa. Dokument pełnomocnictwa nie jest dołączany do wniosku, lecz adwokat lub radca prawny składa elektroniczne oświadczenie, że jest umocowany do złożenia wniosku, a jego pełnomocnictwo nie wygasło ani nie zostało odwołane.

Jeżeli żaden z członków zarządu spółki nie posiada numeru PESEL oraz nie udzieli pełnomocnictwa adwokatowi lub radcy prawnemu do złożenia dokumentów w RDF, to spółka musi złożyć płatny wniosek do KRS korzystając z S24.

Więcej na ten temat będzie można przeczytać w majowym Poradniku Gazety Prawnej „Instrukcja obsługi spółki z o.o.”.

Moja firma
Jak zamknąć rok w spółce z o.o.?
13 mar 2025

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością po zakończeniu każdego roku obrotowego powinna – co do zasady – sporządzić sprawozdanie finansowe, sprawozdanie z działalności (jeśli nie jest zwolniona z obowiązku jego sporządzenia), przeprowadzić zwyczajne zgromadzenie wspólników, a także złożyć odpowiednie dokumenty do KRS.

Webinar. ESG compliance. Jak wdrożyć w Twojej firmie?
11 mar 2025

Webinar adresowany jest do przedsiębiorców, członków kadry zarządzającej, specjalistów ds. compliance, audytorów wewnętrznych oraz osób odpowiedzialnych za wdrażanie strategii ESG w organizacji.

Będzie trudniej i drożej. Obostrzenia w Wielkiej Brytanii
11 mar 2025

Brytyjskie plany budżetowe na kolejne lata przynoszą zmiany również dla branży transportowej. Wzrosną opłaty dla posiadaczy pojazdów ciężarowych poruszających się po kraju, a także obostrzenia dotyczące możliwości wjazdu do Wielkiej Brytanii dla kierowców pochodzących z Polski.

Family Business Future Summit 2025
11 mar 2025

W dniach 24-25 kwietnia Olsztyn stanie się centrum spotkań przedsiębiorców, liderów oraz wizjonerów, którzy na co dzień rozwijają firmy rodzinne w Polsce. Obędzie się w nim druga edycja Family Business Future Summit - wyjątkowe wydarzenie poświęconym firmom rodzinnym. W tym roku rozbudowana została formuła konferencji! Przez dwa dni uczestnicy będą mieli okazję do inspirujących rozmów z ekspertami rynkowymi oraz przedstawicielami największych polskich biznesów rodzinnych.

Jerzy Owsiak: Biurokracja i brak zaufania to największe problemy biznesu. "Nie przeszkadzajcie, a będzie wszystko OK"
11 mar 2025

Jerzy Owsiak otrzymał nagrodę od przedsiębiorców. Jego zdaniem polskie firmy potrzebują, aby państwo im nie przeszkadzało w prowadzeniu biznesu. Ważne jest też zaufanie i ograniczenie biurokracji.

Biotechnologia a długowieczność - jubileuszowa konferencja CEBioForum 2025
10 mar 2025

Wykorzystanie rewolucji w biotechnologii w zapewnieniu długowieczności, miejsce europejskich firm biotechnologicznych w świecie, czy znaczenie branży we współczesnej gospodarce – to główne tematy XXIII CEBioForum, z udziałem prawie 100 najbardziej innowacyjnych firm biotechnologicznych z całego świata. Wydarzenie obchodzi w tym roku swój jubileusz, odbywa się już od 25 lat.

Darmowy e-book "Być kobietą w biznesie"
10 mar 2025

Marzec jest miesiącem Kobiet i specjalnie dla Was przygotowaliśmy wyjątkowy e-book

Handel detaliczny: zmiany w przepisach 2025 i 2026 r.
10 mar 2025

Co zmieni się w handlu detalicznym w 2025 i 2026 roku? Jakie przepisy zaczynają obowiązywać? System kaucyjny startuje 1 października 2025 r., ale w niektórych przypadkach od 1 stycznia 2026 r. Co z recyklingiem opakowań i dyrektywą Omnibus?

Boom na zielone inwestycje. Wodór nowym priorytetem dla funduszy i inwestorów
10 mar 2025

W obliczu rosnącej potrzeby transformacji energetycznej oraz dążenia do osiągnięcia celów zrównoważonego rozwoju wodór coraz częściej staje się priorytetem dla decydentów politycznych i inwestorów. Boom na zielone inwestycje.

Jak eksperymenty przeprowadzane w kosmosie mogą wpłynąć na naszą codzienność [WYWIAD]
07 mar 2025

O misji IGNIS, o tym, jak kosmos łączy się z biznesem i jak eksperymenty kosmiczne wpływają na naszą codzienność rozmawiamy z Kingą Gruszecką, CGI Space LEad.

pokaż więcej
Proszę czekać...