Tryb zapytania o cenę, w świetle przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych, jest powszechnie uznawany za najkorzystniejszy sposób wyboru wykonawców, którzy będą brali potencjalny udział w postępowaniu o udzielenie zamówienia. Prostota jego stosowania, umożliwiająca współpracę z wybranym gronem wykonawców, jest jednak obwarowana szczegółowymi wymogami, które należy spełnić, aby stosować wskazany sposób udzielania zamówień publicznych.
Oświadczenie woli, które ma być złożone innej osobie, jest złożone z chwilą, gdy doszło do niej w taki sposób, że mogła zapoznać się z jego treścią. W przypadku faksu, jest to moment uzyskania raportu z jego transmisji. Zamawiający przesyłając zawiadomienie o wyborze najkorzystniejszej oferty za pomocą faksu otrzymuje wydruk kontrolny, z którego wynika, że zawiadomienie zostało wysłane z jego aparatu nadawczego oraz odebrane przez aparat wykonawcy.
Po raz kolejny okazuje się, że stosowanie kryterium najniższej ceny, kosztem innych, istotnych elementów wymogów wobec oferenta, prowadzi do poważnych problemów – tym razem o znaczeniu państwowym. Rozstrzygając przetarg na system operacyjny obsługujący wybory samorządowe, PKW wyłoniła wykonawcę w oparciu o kryterium cenowe, z pominięciem kryteriów jakościowych w stosunku do wymagań zamawiającego. Stało się tak mimo istnienia odpowiednich mechanizmów prawnych umożliwiających stosowanie także innych kryteriów aniżeli tylko najniższa cena
Zgodnie z art. 90 ust. 1 Pzp po nowelizacji, jeżeli cena oferty będzie wydawać się rażąco niska w stosunku do przedmiotu zamówienia i budzić wątpliwości zamawiającego co do możliwości wykonania przedmiotu zamówienia zgodnie z wymaganiami określonymi przez zamawiającego lub wynikającymi z odrębnych przepisów, w szczególności będzie niższa o 30% od wartości zamówienia lub średniej arytmetycznej cen wszystkich złożonych ofert, zamawiający będzie obowiązany zwrócić się o udzielenie wyjaśnień, w tym złożenie dowodów, dotyczących elementów oferty mających wpływ na wysokość ceny.
Jeżeli wykonawca, którego oferta została wybrana, uchyla się od zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego lub nie wnosi wymaganego zabezpieczenia należytego wykonania umowy, zamawiający może wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert bez przeprowadzania ich ponownego badania i oceny, chyba że zachodzą przesłanki unieważnienia postępowania, o których mowa w art. 93 ust. 1 Pzp.
Nowelizacja ustawy - Prawo zamówień publicznych wprowadza zasadę, zgodnie z którą zamawiający może stosować cenę, jako jedyne kryterium oceny ofert, wyłącznie w sytuacji, gdy przedmiot zamówienia jest powszechnie dostępnym o ustalonych standardach jakościowych, natomiast jednostki sektora finansów publicznych, a także państwowe jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej, inne niż jednostki sektora finansów publicznych, jeżeli dodatkowo wykażą w załączniku do protokołu postępowania, w jaki sposób zostały uwzględnione w opisie przedmiotu zamówienia koszty ponoszone w całym okresie korzystania z przedmiotu zamówienia. Wyjątkiem jest tryb licytacji elektronicznej, w którym zamawiający dopuszcza do udziału w licytacji elektronicznej i zaprasza do składania ofert wszystkich wykonawców spełniających warunki udziału w postępowaniu, określając w zaproszeniu termin związania ofertą wykonawcy, który zaoferuje najniższą cenę.
Zgodnie z brzmieniem art. 1 pkt 12 ustawy z dnia 25 lipca 2014 r. o zmianie ustawy – Prawo zamówień publicznych (ustawa musi jeszcze przejść przez Senat, a następnie zostać przyjęta ponownie przez Sejm), art. 90 ustawy uzyska brzmienie: „Jeżeli cena oferty wydaje się rażąco niska w stosunku do wartości przedmiotu zamówienia i budzi wątpliwości zamawiającego, co do możliwości wykonania przedmiotu zamówienia zgodnie z wymaganiami określonymi przez zamawiającego lub wynikającymi z odrębnych przepisów, w szczególności jest niższa o 30% od wartości zamówienia lub średniej arytmetycznej cen wszystkich złożonych ofert, zamawiający zwraca się o udzielenie wyjaśnień, w tym złożenie dowodów, dotyczących elementów oferty mających wpływ na wysokość ceny (…)”. Powstaje jednak pytanie o zgodność powyższego rozwiązania z utrwalonym orzecznictwem Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej („TSUE”).
Pojęcie „rażąco niskiej ceny” nie zostało zdefiniowane w Pzp, jak również w dyrektywach unijnych. Ponieważ przepisy Pzp nie zawierają legalnej definicji rażąco niskiej ceny, o tym, czy cena oferty jest rażąco niska w stosunku do przedmiotu zamówienia, decyduje zamawiający, który powinien mieć wiedzę pozwalającą zweryfikować zaoferowane przez wykonawców ceny oraz wyjaśnienia złożone na podstawie art. 90 ust. 1 Pzp.
Z art. 29 ust. 2 Pzp wynika, że zamawiający może opisywać przedmiot zamówienia przez wskazanie znaków towarowych, patentów lub pochodzenia, tylko wtedy, gdy jest to uzasadnione specyfiką przedmiotu zamówienia i zamawiający nie może opisać przedmiotu zamówienia za pomocą dostatecznie dokładnych określeń, a wskazaniu takiemu towarzyszą wyrazy „lub równoważny”. W takim przypadku niewystarczające jest wskazanie przez zamawiającego na konkretny znak towarowy, patent lub pochodzenie oraz wyrazów „lub równoważne”. Możliwość wskazania znaku towarowego, patentu lub pochodzenia jest wyjątkiem od reguły, dlatego art. 29 ust. 3 Pzp nie powinien być interpretowany rozszerzająco.
Nierzadkim problemem w czasie trwania postępowań o udzielenie zamówienia publicznego jest kończący się termin związania ofertą. W przypadkach, gdy postępowanie zabezpieczone jest wadium, wiąże się to zazwyczaj z upływającym okresem ważności wadium. Pytanie jednak brzmi, czy w świetle ustawy Prawo zamówień publicznych jest możliwe, aby wykonawca nie został wykluczony, jeśli nie złoży oświadczenia o przedłużeniu terminu związania ofertą, a jedynie przedłuży okres zabezpieczenia oferty wadium ?