REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Obowiązek przechowywania dokumentacji spółki z o.o. po zakończeniu procedury likwidacyjnej

Marta Jeleń
Radca prawny LL.M.
Przechowywanie dokumentacji spółki
Przechowywanie dokumentacji spółki

REKLAMA

REKLAMA

Koniec spółki z ograniczoną odpowiedzialnością poprzez jej rozwiązanie następuje po przeprowadzeniu procedury likwidacyjnej oraz po wykreśleniu spółki z rejestru. Wraz z likwidacją spółki powstaje konieczność wypełnienia szeregu obowiązków, które prawo nakłada na spółkę. Jakie to obowiązki?

Art. 288 § 3 kodeksu spółek handlowych wskazuje na obowiązek przechowywania ksiąg i dokumentów spółki także po jej rozwiązaniu. Dokumentację spółki oddaje się na przechowanie osobie wskazanej w umowie spółki lub uchwale wspólników. Jeśli umowa lub uchwała nie zawiera postanowienia o tym, komu ma zostać przekazana dokumentacja, przechowawcę wyznacza sąd rejestrowy – z urzędu lub na wniosek likwidatora.

REKLAMA

REKLAMA

To, komu dokumentacja może zostać oddana na przechowanie oraz jak długo należy ją przechowywać zostało uregulowane odrębnie w przypadku różnych rodzajów dokumentacji. Wskazać należy, na trzy główne zbiory dokumentacji, a tym samym na trzy różne obowiązki dotyczące archiwizacji.

Po pierwsze, pamiętać trzeba o obowiązkach wynikających z ustawy o rachunkowości z dnia 29.09.1994 r. Jak stanowi art. 73 tej ustawy, księgi rachunkowe, dowody księgowe, dokumenty inwentaryzacyjne i sprawozdania finansowe itp. mogą być przechowywane poza jednostką jedynie wtedy, gdy zostaną przekazane do przechowania innej jednostce, świadczącej usługi w zakresie przechowywania dokumentów. Można zatem zlecić przechowywanie takich dokumentów wyłącznie jednostce profesjonalnie świadczącej usługi archiwizacyjne. Ponadto, przechowywanie dokumentów rachunkowych spółki po jej likwidacji dookreśla art. 76 przedmiotowej ustawy, według którego zbiory jednostek, które zostały zlikwidowane przechowuje wyznaczona osoba lub jednostka. O miejscu przechowywania zbiorów kierownik, likwidator jednostki lub syndyk masy upadłościowej musi poinformować właściwy sąd lub inny organ prowadzący rejestr lub ewidencję działalności gospodarczej oraz urząd skarbowy.

Zobacz: Roczne sprawozdanie finansowe spółki z o.o.

REKLAMA

Minimalny okres przechowywania dokumentów rachunkowych określa art. 74 ustawy o rachunkowości, według którego zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe podlegają trwałemu przechowywaniu. W przypadku pozostałych zbiorów ustawa reguluje w zróżnicowany sposób okres ich przechowywania. I tak, przez okres pięciu lat przechowuje się: księgi rachunkowe; dokumenty inwentaryzacyjne, pozostałe dowody księgowe i dokumenty.  Karty wynagrodzeń pracowników bądź ich odpowiedniki  należy przechowywać przez okres wymaganego dostępu do tych informacji, wynikający z przepisów emerytalnych, rentowych oraz podatkowych, jednak nie krócej niż 5 lat. W przypadku dowodów księgowych dotyczących wpływów ze sprzedaży detalicznej okres przechowywania rozciąga się do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy, nie krócej jednak niż do dnia rozliczenia osób, którym powierzono składniki aktywów objęte sprzedażą detaliczną. Dowody księgowe dotyczące środków trwałych w budowie, pożyczek, kredytów oraz umów handlowych, roszczeń dochodzonych w postępowaniu cywilnym lub objętych postępowaniem karnym albo podatkowym  trzeba przechowywać przez 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym operacje, transakcje i postępowanie zostały ostatecznie zakończone, spłacone, rozliczone lub przedawnione. Dokumentację przyjętego sposobu prowadzenia rachunkowości przechowywać należy przez okres nie krótszy od 5 lat od upływu jej ważności, a dokumenty dotyczące rękojmi i reklamacji - 1 rok po terminie upływu rękojmi lub rozliczeniu reklamacji.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Po drugie, obowiązki dotyczące przechowywania dokumentów wynikają także z ordynacji podatkowej. Art. 32 ordynacji podatkowej wskazuje, że płatnicy i inkasenci obowiązani są przechowywać dokumenty związane z poborem lub inkasem podatków do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania płatnika lub inkasenta (po upływie tego okresu płatnicy i inkasenci obowiązani są przekazać podatnikom dokumenty związane z poborem lub inkasem podatku). Natomiast w razie likwidacji lub rozwiązania osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej podmiot dokonujący likwidacji lub rozwiązania zawiadamia pisemnie właściwy organ podatkowy, nie później niż w ostatnim dniu istnienia osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej, o miejscu przechowywania dokumentów związanych z poborem lub inkasem podatku.

Zobacz: Rejestracja spółek przez tryb S24


W przypadku podatników zobowiązanych do prowadzenia ksiąg podatkowych, obowiązek  przechowywania ksiąg i związanych z ich prowadzeniem dokumentów trwa do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego.  W przypadku podatników występuje taki sam obowiązek, jak w przypadku płatników i inkasentów - w razie likwidacji lub rozwiązania osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej podmiot dokonujący jej likwidacji lub rozwiązania zawiadamia pisemnie właściwy organ podatkowy, nie później niż w ostatnim dniu istnienia tej osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej, o miejscu przechowywania ksiąg podatkowych oraz dokumentów związanych z ich prowadzeniem.

Trzeci rodzaj obowiązku dotyczącego archiwizacji konstytuuje ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach z dnia 14 lipca 1983 r. Ustawa ta w rozdziale 4b określa postępowanie z dokumentacją osobową i płacową w przypadku likwidacji pracodawcy. Art. 51u przedmiotowej ustawy wskazuje termin przechowywania dokumentacji, zgodnie z którym w przypadku postawienia pracodawcy w stan likwidacji, pracodawca wskazuje podmiot prowadzący działalność w dziedzinie przechowywania dokumentacji, któremu zostanie ona przekazana do dalszego przechowywania, zapewniając na ten cel środki finansowe na czas, jaki pozostał do końca 50-letniego okresu przechowywania dokumentacji liczonego dla dokumentacji osobowej -  od dnia zakończenia pracy u danego pracodawcy, a dla dokumentacji płacowej – od dnia wytworzenia. Pamiętać trzeba o tym, że przed przekazaniem dokumentacji do przechowywania należy ją uporządkować.

Zobacz: Czy można wypłacić dywidendę z kapitału zapasowego spółki z o.o.?

Oddając dokumentację na przechowanie należy pamiętać także o tym, że jest to usługa wykonywana odpłatanie, co oznacza, że wymagane jest zapewnienie odpowiednich środków finansowych na ten cel. Natomiast, jeśli pracodawca nie jest w stanie zapewnić środków na koszty dalszego przechowywania dokumentacji i fakt ten zostanie stwierdzony przez sąd rejestrowy na wniosek pracodawcy podlegającego wpisowi do Krajowego Rejestru Sądowego lub do ewidencji działalności gospodarczej, dokumentację przejmuje archiwum państwowe, utworzone w tym celu przez ministra właściwego do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego.

Podsumowując, archiwizacja dokumentacji jest konieczna także po zakończeniu procedury likwidacyjnej spółki. Służyć ma ona przede wszystkim zachowaniu informacji dotyczących byłych pracowników, ale jej celem jest także zapewnienie różnym instytucjom dostępu do dokumentacji źródłowej.

Zobacz: Rejestracja sp. z o.o. przez internet przy użyciu wzorca umowy

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Moja firma
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Koszty zatrudnienia to główne wyzwanie dla firm w 2024 roku. Jak więc pozyskać specjalistów i jednocześnie zadbać o cash flow?

    W pierwszym półroczu 2024 roku wiele firm planuje rozbudowanie swoich zespołów – potwierdzają to niezależne badania ManpowerGroup czy Konfederacji Lewiatan. Jednocześnie pracodawcy mówią wprost - rosnące koszty zatrudnienia to główne wyzwanie w 2024 roku. Jak więc pozyskać specjalistów i jednocześnie zadbać o cash flow?

    Nauka języka obcego poprawi zdolność koncentracji. Ale nie tylko!

    Ostatnia dekada przyniosła obniżenie średniego czasu skupienia u człowieka aż o 28 sekund. Zdolność do koncentracji spada i to wina głównie social mediów. Czy da się to odwrócić? 

    Nowe przepisy: Po świętach rząd zajmie się cenami energii. Będzie bon energetyczny

    Minister klimatu i środowiska Paulina Hennig-Kloska zapowiedziała, że po świętach pakiet ustaw dotyczących cen energii trafi pod obrady rządu. Dodała też, że proces legislacyjny musi zakończyć się w pierwszej połowie maja.

    Wielkanoc 2024. Polacy szykują się na święta przed telewizorem?

    Jaka będzie tegoroczna Wielkanoc? Z badania online przeprowadzonego przez firmę Komputronik wynika, że leniwa. Polacy są zmęczeni i marzą o odpoczynku. 

    REKLAMA

    Biznes kontra uczelnie – rodzaj współpracy, korzyści

    Czy doktorat dla osób ze świata biznesu to synonim synergii? Wielu przedsiębiorców może zadawać sobie to pytanie podczas rozważań nad podjęciem studiów III stopnia. Na ile świat biznesu przenika się ze światem naukowym i gdzie należy szukać wzajemnych korzyści?

    Jak cyberprzestępcy wykorzystują sztuczną inteligencję?

    Hakerzy polubili sztuczną inteligencję. Od uruchomienia ChataGPT liczba złośliwych wiadomości pishingowych wzrosła o 1265%! Warto wiedzieć, jak cyberprzestępcy wykorzystują rozwiązania oparte na AI w praktyce.

    By utrzymać klientów tradycyjne sklepy muszą stosować jeszcze nowocześniejsze techniki marketingowe niż e-commerce

    Konsumenci wciąż wolą kupować w sklepach stacjonarnych produkty spożywcze, kosmetyki czy chemię gospodarczą, bo chcą je mieć od razu, bez czekania na kuriera. Jednocześnie jednak oczekują, że tradycyjne markety zapewnią im taki sam komfort kupowania jak sklepy internetowe.

    Transakcje bezgotówkowe w Polsce rozwijają się bardzo szybko. Gotówka jest wykorzystywana tylko do 35 proc. transakcji

    W Polsce około 2/3 transakcji jest dokonywanych płatnościami cyfrowymi. Pod tym względem nasz kraj jest w światowej czołówce - gotówka jest wykorzystywana tylko do ok. 35 proc. transakcji.

    REKLAMA

    Czekoladowa inflacja (chocoflation) przed Wielkanocą? Trzeci rok z rzędu produkcja kakao jest mniejsza niż popyt

    Ceny kakao gwałtownie rosną, ponieważ 2024 r. to trzeci z rzędu rok, gdy podaż nie jest w stanie zaspokoić popytu. Z analiz Allianz Trade wynika, że cenę za to będą płacić konsumenci.

    Kończy się najostrzejsza zima od 50 lat. Prawie 5 mln zwierząt hodowlanych zginęło z głodu w Mongolii

    Dobiegająca końca zima w Mongolii, najostrzejsza od pół wieku, doprowadziła do śmierci niemal 5 mln kóz, owiec i koni, które nie są w stanie dotrzeć do pożywienia. To duży cios w gospodarkę kraju zamieszkanego przez ok. 3,3 mln ludzi, z których ok. 300 tys. utrzymuje się z hodowli zwierząt - podkreśliło Radio Swoboda.

    REKLAMA