Jak efektywnie przeprowadzić proces zmian w firmie

Przygotuj pracowników

Każdy pracownik może stanowić pozytywną siłę, ułatwiającą wprowadzenie zmiany, lub wręcz przeciwnie - jego zachowanie może stworzyć barierę uniemożliwiającą jej adaptację. Należy mieć świadomość, że kluczową rolę stanowi odpowiednie wsparcie ze strony przełożonych oraz przygotowanie całego otoczenia, zewnętrznego i wewnętrznego, na szykujące się zmiany.

Opór pracowników może stać się nie tylko przyczyną wystąpienia nieoczekiwanych trudności, ale skutecznie zablokować przedsięwzięcie. Aby nie doprowadzić do tego typu sytuacji, należy przede wszystkim znać bodźce takich zachowań i w odpowiedni sposób minimalizować ryzyko ich wystąpienia.

Najczęstsze czynniki oporu to:

- Poczucie zagrożenia własnej pozycji, umiejętności i utraty osobistych korzyści.

- Brak zaufania wobec osób wprowadzających zmianę.

- Brak wystarczających informacji na temat celu zmiany, sposobu jej przeprowadzenia i przewidywanych efektów.

- Lęk przed nieznanym i ewentualną porażką.

- Niechęć wobec uczenia się nowych umiejętności, wypracowania nowych nawyków oraz dodatkowego wysiłku, który należy włożyć, aby przeprowadzić zmiany.

- Niedostrzeganie potrzeby wprowadzenia modyfikacji.

- Zbyt duże tempo lub zasięg zmiany.

Określ obszary zmian w firmie

Zmiany w firmie sprowadzają się do pięciu kluczowych obszarów, natomiast zarządzanie zmianą w obrębie każdego z nich polega na stawianiu odpowiednich pytań i poszukiwaniu konkretnych odpowiedzi. Taki schemat pozwala na analizę sytuacji, podejmowanie decyzji dotyczących ewentualnego wprowadzania modyfikacji, zaplanowanie jej przebiegu oraz finalną realizację.

Pierwszy obszar to otoczenie firmy. Pytania, jakie należy zadać, to: Jakim zmianom ulega otoczenie firmy? Jakie są charakterystyczne elementy tego otoczenia?

Drugi obszar to strategia firmy. Pytania: Czy pasuje ona do otoczenia firmy i aktualnej sytuacji rynkowej?

Trzeci kluczowy obszar związany ze zmianami to pracownicy. Pytania: Czy dysponują odpowiednimi umiejętnościami i wiedzą specjalistyczną? Jakie są ich postawy? Czy styl zarządzania jest efektywny?

Kolejny obszar to systemy. Pytania: Czy firma dysponuje wszystkimi niezbędnymi systemami do efektywnego funkcjonowania np. w zakresie komunikacji, ciągłości zasobów ludzkich lub motywowania?

Ostatni obszar, w którym mogą zaistnieć zmiany to struktura firmy. Pytania: Czy aktualna struktura organizacji jest efektywna? Czy opisy stanowisk, podział obowiązków i uprawnień jest czytelny? Czy istniejące jednostki organizacyjne np. zespoły, działy lub piony są wystarczające?

Analiza wymienionych obszarów stanowi diagnozę firmy pod kątem wprowadzania zmian. Po sfomułowaniu odpowiedzi należy się zastanowić, jakie zmiany można wprowadzić, aby zwiększyć konkurencyjność firmy na rynku. Jakie zmiany podniosą jej efektywność?    

Zaplanuj etapy zarządzania zmianą

Skuteczne zarządzanie zmianą składa się z kilku etapów. Pierwszy z nich to dostrzeganie okazji do jej wprowadzenia. Kiedy podejmie się decyzję o modyfikacji, należy określić cel zmiany oraz zbudować jej wizję, a następnie - przekazać tę wiedzę innym osobom, których zmiana dosięgnie (etap drugi). Trzecim krokiem jest zadbanie o pozytywne nastawienie wobec zmiany, a czwartym - zdobycie wiedzy i umiejętności niezbędnych do efektywnego przeprowadzenia zmiany.

Piąty etap polega na wskazywaniu i podkreślaniu konkretnych korzyści, które pojawiły się w wyniku wprowadzanych działań - wzmacnia się wówczas motywację do przeprowadzenia kolejnych kroków. Ostatni etap to podsumowanie procesu wprowadzenia modyfikacji. Należy podziękować za wysiłek i zaangażowanie wszystkich osób biorących w niej udział!

Ważne!

Włodzimierz Rosiński, coach oraz trener z netAkademia.pl radzi: - Na każdym etapie zmian staraj się dokładnie analizować bariery, które mogą utrudnić wdrożenie zakładanych celów. Jeżeli jesteś liderem zmiany w firmie lub organizacji, pamiętaj o przeszkoleniu osób, które będą brały w niej udział.

Miej w sobie określone cechy

Jakie cechy powinien posiadać lider zmiany w organizacji lub firmie? - Osoba odpowiedzialna za przeprowadzenie modyfikacji w organizacji powinna przede wszystkim być asertywna, komunikatywna i empatyczna wobec podwładnych, budzić zaufanie współpracowników i być przez nich postrzegana jako osoba szczera i uczciwa - tłumaczy Włodzimierz Rosiński. Ważnymi umiejętnościami są także szybkie podejmowanie decyzji oraz realistyczna ocena sytuacji.

Osoba posiadająca wymienione cechy będzie w stanie efektywnie wypełniać zadania stojące przed liderem zmiany, tj:

- Stworzyć wizję zmiany i efektywnie określić jej cele i efekty.

- Znaleźć konsensus pomiędzy korzyściami dla firmy a korzyściami dla pracowników.

- Efektywnie, asertywnie i w sposób bezpośredni komunikować się ze wszystkimi pracownikami zaangażowanymi w modyfikację.

- Organizować niezbędne szkolenia dla pracowników.

- Przekonać osoby zaangażowane w zmianę, że jest ona korzystna dla organizacji.

- Zaplanować proces wdrożenia zmiany.

- Określić odpowiednie tempo i zakres zmiany.

- Mobilizować do działania poszczególne osoby odpowiedzialne za wdrażanie zmiany.

- Ustalić wskaźniki, kontrolować przebieg zmiany oraz na bieżąco rozwiązywać trudne sytuacje.

Kilka słów na zakończenie

Zmiany nie można zaliczyć do procesów bezbolesnych. Często wiążą się z pojawieniem oporu i silnych emocji, takich jak: frustracja, lęk czy niezadowolenie. Zmianie może towarzyszyć również przekonanie, że nie poradzę sobie w nowej sytuacji, a wymagania z nią związane są zbyt duże jak na moje możliwości. Właśnie dlatego tak ważna jest odpowiednia wiedza zdobyta poprzez udział w szkoleniach i kursach internetowych, dzięki którym umiejętność zarządzania zmianą stanie się podstawą sukcesu i satysfakcji zarówno w życiu zawodowym, jak i prywatnym.

Pamiętaj - zacznij od wyznaczenia celu zmiany, następnie zdobądź niezbędnie know-how, zadbaj o pozytywne nastawienie, stwórz plan zmiany i zacznij działać!