REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Przetwarzanie danych osobowych w zatrudnieniu

Beata Naróg
Usługi i Doradztwo Kadrowe. Szkolenia
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Pracodawca, przekazując dane osobowe pracownika, musi pamiętać, że tylko niektóre z nich może udostępnić bez jego zgody, np. dane niezbędne do zgłoszenia do ZUS.

Osobą możliwą do zidentyfikowania jest osoba, której tożsamość można określić nie tylko bezpośrednio, ale i pośrednio, m.in. przez powołanie się na numer identyfikacyjny danej osoby albo jeden lub kilka specyficznych czynników, które określają cechy fizyczne, fizjologiczne, umysłowe, ekonomiczne, kulturowe lub społeczne. Informacja nie będzie uznana za dane osobowe, jeżeli identyfikacja konkretnej osoby wymagałaby nadmiernych kosztów lub działań (art. 6 ustawy o ochronie danych osobowych, zwanej dalej ustawą o o.d.o.).

REKLAMA

Co to są dane osobowe i na czym polega ich przetwarzanie

Dane osobowe to informacje, które:

• dotyczą zidentyfikowanego pracownika (informacje występują wprost razem z imieniem i nazwiskiem, np. dane zawarte w aktach osobowych i na liście płac) lub

REKLAMA

• umożliwiają identyfikację danego pracownika, mimo że jego imię i nazwisko nie jest wymienione (np. zestawienia o zarobkach z wyszczególnieniem działu i wysokości dodatku stażowego umożliwią zatrudnionym w danym zakładzie osobom zidentyfikowanie konkretnego pracownika i pozyskanie informacji o jego wynagrodzeniu).

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Obowiązek należytego zabezpieczenia danych osobowych ciąży na pracodawcy, który jest administratorem tych danych. Osoby przetwarzające dane muszą dokładać należytej staranności, aby chronione dane nie dostały się do rąk osób nieuprawnionych.

Przetwarzanie danych osobowych to wszelkie operacje wykonywane na danych, tj. zbieranie, utrwalanie, przechowywanie, opracowywanie, zmienianie, udostępnianie i usuwanie (art. 7 pkt 2 ustawy o o.d.o.).

Zbieranie informacji

REKLAMA

W trakcie trwania stosunku pracy na pracodawcy ciąży wiele obowiązków m.in. związanych ze zgłoszeniem pracownika do ubezpieczeń społecznych, odprowadzania zaliczki na podatek dochodowy itp. Podanie przez pracownika tego typu informacji jest obowiązkowe, oparte na odpowiednich ustawach i nie wymaga uzyskania zgody pracownika na ich przetwarzanie i dalsze przekazywanie odpowiednim urzędom. Zakres informacji pozyskiwanych przez pracodawcę wskazują konkretne ustawy.

Pracodawcy tworzący fundusz świadczeń socjalnych, przyznając określone świadczenia w nim przewidziane, muszą pozyskiwać od pracownika informacje dotyczące jego sytuacji osobistej i majątkowej. W tym wypadku pracownik, który chce skorzystać z konkretnych świadczeń przewidzianych w regulaminie świadczeń socjalnych obowiązującym u pracodawcy, musi udostępnić pracodawcy niezbędne dane. Odmowa udzielenia tych informacji może skutkować odmową przyznania przez pracodawcę świadczenia.

Zakres informacji, których pracodawca może żądać od pracownika, należy wskazać w samym regulaminie świadczeń socjalnych. Dane umożliwiające określenie sytuacji majątkowej i osobistej danego pracownika mogą być zawarte w PIT, zaświadczeniach o zarobkach uzyskiwanych u innego pracodawcy, w przypadku osób chorujących mogą to być informacje o poniesionych kosztach leczenia. Sąd Najwyższy stwierdził, że nie będzie naruszeniem dóbr osobistych pracownika zobowiązanie go na podstawie obowiązującego regulaminu świadczeń socjalnych do złożenia zaświadczenia o zarobkach uzyskiwanych u drugiego pracodawcy (wyrok SN z 8 maja 2002 r., I PKN 267/01). Podobne stanowisko w kwestii pozyskiwania informacji o stanie majątkowym pracownika do celów świadczeń socjalnych zajął Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych, podkreślając jednocześnie, że zakres i rodzaj informacji, które są niezbędne pracodawcy do prawidłowego realizowania ustawy o zfśs, powinien być zawarty w regulaminie świadczeń socjalnych.

 

Przekazywanie informacji

Dane osobowe pracowników mogą być przekazywane innym podmiotom, trzeba jednak pamiętać, że powinno odbywać się to według zasad określonych w ustawie o o.d.o.

Zakres informacji, który pracodawca ma obowiązek przekazać do ZUS i urzędu skarbowego, oparty jest na przepisach odpowiednich ustaw, a zatem pracownik nie musi wyrażać zgody na ich udostępnianie tym instytucjom.

Czasem jednak zdarza się, że o konkretne dane dotyczące poszczególnych pracowników (w tym wysokość zarobków) występują do pracodawcy organizacje związkowe, wskazując jako podstawę prawo do kontrolowania przez związki zawodowe przestrzegania prawa pracy. Ta kwestia została już rozstrzygnięta przez Sąd Najwyższy, który stwierdził, że udostępnienie informacji o wysokości wynagrodzenia danego pracownika organizacjom związkowym może nastąpić tylko za zgodą tego pracownika (wyrok z 16 lipca 1993 r., I PZP 28/93).

Podobnie będzie kształtowało się uprawnienie organów nadzorczych do pozyskiwania danych o osobach zatrudnianych u pracodawcy. Organy te będą miały prawo uzyskania danych tylko o osobach, wobec których realizują obowiązki pracodawcy (np. członków zarządu). Dane innych pracowników mogą być przekazane tylko za zgodą osób, których one dotyczą.

Niejednokrotnie banki, prowadząc procedurę przyznawania kredytu, dzwonią do pracodawcy w celu potwierdzenia danych zawartych w zaświadczeniu o zatrudnieniu i uzyskiwanych zarobkach. Jednak przekazywanie informacji o zatrudnieniu i zarobkach przez telefon jest dość ryzykowne. Nie ma bowiem 100% pewności, że osoba, która dzwoni, jest rzeczywiście przedstawicielem banku. W takich przypadkach najlepiej zabezpieczyć się, prosząc o imię, nazwisko i stanowisko dzwoniącej osoby oraz nazwę banku, z którego dzwoni i umówić się na kolejny telefon w terminie późniejszym, a następnie skontaktować się z pracownikiem i ustalić, czy rzeczywiście występował o określone świadczenia i czy wyraża zgodę na telefoniczne potwierdzenie jego danych wskazanej osobie.

Upoważnienie do przetwarzania danych

Osoby przetwarzające dane osobowe, w tym również pracownicy działów kadr i płac, muszą posiadać upoważnienie do przetwarzania tych danych wydane przez administratora danych (czyli przez pracodawcę).

Na pracodawcy ciąży obowiązek prowadzenia ewidencji wydanych upoważnień zawierającej:

• imię i nazwisko osoby upoważnionej,

• datę nadania i ustania upoważnienia do przetwarzania danych osobowych,

• identyfikator osoby upoważnionej do przetwarzania danych, w przypadku gdy dane przetwarzane są w systemie informatycznym.

Pracodawca, ustalając krąg osób upoważnionych do przetwarzania danych, nie powinien ograniczać się tylko do pracowników wykonujących prace typowo administracyjne. Do informacji o podległych pracownikach będą mieli również prawo ich bezpośredni przełożeni. Bez podstawowych informacji o kwalifikacjach i wysokości zarobków swoich podwładnych kierownicy komórek lub dyrektorzy pionów nie będą mogli prowadzić racjonalnej polityki wynagrodzeń ani w pełni wykorzystać umiejętności i wiedzy pracowników.

Beata Naróg 

Podstawa prawna:

• ustawa z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (DzU z 2002 r. nr 101, poz. 926),

• wyroki Sądu Najwyższego:

- z 8 maja 2002 r. (I PKN 267/01, OSNP 2004/6/99),

- z 16 lipca 1993 r. (I PZP 28/93, OSNC 1994/1/2.

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: Serwis Prawno-Pracowniczy

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Moja firma
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Koszty zatrudnienia to główne wyzwanie dla firm w 2024 roku. Jak więc pozyskać specjalistów i jednocześnie zadbać o cash flow?

    W pierwszym półroczu 2024 roku wiele firm planuje rozbudowanie swoich zespołów – potwierdzają to niezależne badania ManpowerGroup czy Konfederacji Lewiatan. Jednocześnie pracodawcy mówią wprost - rosnące koszty zatrudnienia to główne wyzwanie w 2024 roku. Jak więc pozyskać specjalistów i jednocześnie zadbać o cash flow?

    Nauka języka obcego poprawi zdolność koncentracji. Ale nie tylko!

    Ostatnia dekada przyniosła obniżenie średniego czasu skupienia u człowieka aż o 28 sekund. Zdolność do koncentracji spada i to wina głównie social mediów. Czy da się to odwrócić? 

    Nowe przepisy: Po świętach rząd zajmie się cenami energii. Będzie bon energetyczny

    Minister klimatu i środowiska Paulina Hennig-Kloska zapowiedziała, że po świętach pakiet ustaw dotyczących cen energii trafi pod obrady rządu. Dodała też, że proces legislacyjny musi zakończyć się w pierwszej połowie maja.

    Wielkanoc 2024. Polacy szykują się na święta przed telewizorem?

    Jaka będzie tegoroczna Wielkanoc? Z badania online przeprowadzonego przez firmę Komputronik wynika, że leniwa. Polacy są zmęczeni i marzą o odpoczynku. 

    REKLAMA

    Biznes kontra uczelnie – rodzaj współpracy, korzyści

    Czy doktorat dla osób ze świata biznesu to synonim synergii? Wielu przedsiębiorców może zadawać sobie to pytanie podczas rozważań nad podjęciem studiów III stopnia. Na ile świat biznesu przenika się ze światem naukowym i gdzie należy szukać wzajemnych korzyści?

    Jak cyberprzestępcy wykorzystują sztuczną inteligencję?

    Hakerzy polubili sztuczną inteligencję. Od uruchomienia ChataGPT liczba złośliwych wiadomości pishingowych wzrosła o 1265%! Warto wiedzieć, jak cyberprzestępcy wykorzystują rozwiązania oparte na AI w praktyce.

    By utrzymać klientów tradycyjne sklepy muszą stosować jeszcze nowocześniejsze techniki marketingowe niż e-commerce

    Konsumenci wciąż wolą kupować w sklepach stacjonarnych produkty spożywcze, kosmetyki czy chemię gospodarczą, bo chcą je mieć od razu, bez czekania na kuriera. Jednocześnie jednak oczekują, że tradycyjne markety zapewnią im taki sam komfort kupowania jak sklepy internetowe.

    Transakcje bezgotówkowe w Polsce rozwijają się bardzo szybko. Gotówka jest wykorzystywana tylko do 35 proc. transakcji

    W Polsce około 2/3 transakcji jest dokonywanych płatnościami cyfrowymi. Pod tym względem nasz kraj jest w światowej czołówce - gotówka jest wykorzystywana tylko do ok. 35 proc. transakcji.

    REKLAMA

    Czekoladowa inflacja (chocoflation) przed Wielkanocą? Trzeci rok z rzędu produkcja kakao jest mniejsza niż popyt

    Ceny kakao gwałtownie rosną, ponieważ 2024 r. to trzeci z rzędu rok, gdy podaż nie jest w stanie zaspokoić popytu. Z analiz Allianz Trade wynika, że cenę za to będą płacić konsumenci.

    Kończy się najostrzejsza zima od 50 lat. Prawie 5 mln zwierząt hodowlanych zginęło z głodu w Mongolii

    Dobiegająca końca zima w Mongolii, najostrzejsza od pół wieku, doprowadziła do śmierci niemal 5 mln kóz, owiec i koni, które nie są w stanie dotrzeć do pożywienia. To duży cios w gospodarkę kraju zamieszkanego przez ok. 3,3 mln ludzi, z których ok. 300 tys. utrzymuje się z hodowli zwierząt - podkreśliło Radio Swoboda.

    REKLAMA