REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Przechowywanie dokumentów ubezpieczeniowych

Barbara Zabieglińska
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Płatnicy składek mają obowiązek przechowywać dokumenty ubezpieczeniowe przez 5 lat, jednak należy liczyć się z tym, że ZUS może żądać przedstawienia dowodów opłacania składek nawet po wymaganym okresie.


W przypadku rozliczania się pracodawcy (płatnika składek) z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych za pomocą programu Płatnik ma on obowiązek przechowywać papierowe kopie elektronicznych dokumentów ubezpieczeniowych. Czas ich przechowywania wynosi 5 lub 10 lat, w zależności od rodzaju dokumentów.

REKLAMA


Jednak z przepisów ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (DzU z 2007 r. nr 11, poz. 74 ze zm.) wynika, że ZUS może żądać przedstawienia dowodów opłacania składek nawet po wymaganym okresie ich gromadzenia.


Dokumenty zgłoszeniowe


Płatnik składek, który zgłasza pracownika (zleceniobiorcę) do ubezpieczeń emerytalnego i rentowych na formularzu zgłoszeniowym ZUS ZUA albo tylko do ubezpieczenia zdrowotnego (na formularzu ZUS ZZA), ma obowiązek przechowywać te dokumenty przez okres 5 lat. Płatnicy rozliczający składki za co najmniej 5 osób, którzy zobowiązani są elektronicznie zgłaszać te osoby do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego, mają dodatkowy obowiązek. Nie wystarczy bowiem, że zgłoszenia przechowują na nośnikach elektronicznych. Powinni też sporządzić dokumenty papierowe. Dokumenty opatrzone własnoręcznymi podpisami osób zgłaszanych do ubezpieczeń także przechowują przez 5 lat. Wynika to wprost z art. 36 ust. 8 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.


Dokumenty rozliczeniowe

Dalszy ciąg materiału pod wideo


Przedsiębiorcy rozliczający co miesiąc składki na ubezpieczenia społeczne lub tylko zdrowotne za zatrudnione osoby muszą przechowywać przez 10 lat kopie przekazywanych do ZUS deklaracji rozliczeniowych (ZUS DRA), imiennych raportów miesięcznych (ZUS RSA) oraz dokumentów korygujących. Termin ten liczy się od dnia przekazania tych formularzy do właściwej dla płatnika jednostki terytorialnej ZUS. 10-letni okres przechowywania dokumentów rozliczeniowych dotyczy zarówno dokumentów wysyłanych elektronicznie, jak i papierowo.


Przelewy

REKLAMA


Płatnik składek powinien również gromadzić przelewy, za pomocą których opłaca składki na ubezpieczenia społeczne. Ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych nie określa jednak, przez jaki okres należy je przechowywać. Można jednak uznać za wskazane, że płatnik nie powinien tych dokumentów niszczyć przed upływem 5 lat, bo taki termin wynika z art. 74 ust. 2 pkt 8 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (DzU z 2002 r. nr 76, poz. 694 ze zm.) dla dowodów księgowych i innych dokumentów. Termin ten liczy się od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dotyczy wpłata. Banki również przechowują dokumenty płatnicze przez 5 lat.


ZUS wskazuje jednak, że w interesie samego płatnika składek jest, aby gromadził dowody opłacenia składek przez taki sam okres, jaki dotyczy dokumentów rozliczeniowych, czyli przez 10 lat. Termin ten związany jest z 10-letnim okresem przedawnienia dochodzenia należności z tytułu składek.


Jeszcze inne terminy przechowywania dokumentów związanych z opłacaniem składek zawiera ustawa z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (DzU z 2004 r. nr 39, poz. 353 ze zm.). Płatnik składek musi przechowywać listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których ZUS ustala podstawę wymiaru emerytury lub renty przez 50 lat od dnia zakończenia zatrudnienia danego pracownika (art. 125a ustawy emerytalnej).

REKLAMA


Natomiast od osoby opłacającej składki samodzielnie (np. od osoby prowadzącej działalność gospodarczą) ZUS może żądać, aby przedstawiła dowody potwierdzające opłacanie składek na ubezpieczenia społeczne oraz wysokość podstawy ich wymiaru po 31 grudnia 1998 r. Z przepisu nie wynika jednak, do kiedy organowi rentowemu wolno wystąpić z takim żądaniem. Tak więc wskazane jest, aby wszyscy płatnicy przechowywali dowody opłacania składek oraz kopie dokumentów ubezpieczeniowych przez 50 lat.


Każdy płatnik musi udostępnić inspektorowi kontroli posiadaną dokumentację. Może on badać wszelkie księgi, dokumenty finansowo-księgowe i osobowe oraz inne nośniki informacji związane z zakresem kontroli. Mimo że płatnicy składek powinni przechowywać dokumenty zgłoszeniowe 5 lat, a rozliczeniowe 10 lat, to zdaniem Zakładu Ubezpieczeń Społecznych przedsiębiorcy, którzy opłacają składki za siebie, powinni przechowywać te dokumenty przez okres nie krótszy niż 10 lat. To samo odnosi się do dokumentów płatniczych. Papiery te mogą być przydatne w razie sporu między ZUS a płatnikiem składek. Stanowią one bowiem materiał dowodowy.


Barbara Zabieglińska

specjalista ds. ubezpieczeń społecznych

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: Serwis Prawno-Pracowniczy

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Moja firma
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Koszty zatrudnienia to główne wyzwanie dla firm w 2024 roku. Jak więc pozyskać specjalistów i jednocześnie zadbać o cash flow?

    W pierwszym półroczu 2024 roku wiele firm planuje rozbudowanie swoich zespołów – potwierdzają to niezależne badania ManpowerGroup czy Konfederacji Lewiatan. Jednocześnie pracodawcy mówią wprost - rosnące koszty zatrudnienia to główne wyzwanie w 2024 roku. Jak więc pozyskać specjalistów i jednocześnie zadbać o cash flow?

    Nauka języka obcego poprawi zdolność koncentracji. Ale nie tylko!

    Ostatnia dekada przyniosła obniżenie średniego czasu skupienia u człowieka aż o 28 sekund. Zdolność do koncentracji spada i to wina głównie social mediów. Czy da się to odwrócić? 

    Nowe przepisy: Po świętach rząd zajmie się cenami energii. Będzie bon energetyczny

    Minister klimatu i środowiska Paulina Hennig-Kloska zapowiedziała, że po świętach pakiet ustaw dotyczących cen energii trafi pod obrady rządu. Dodała też, że proces legislacyjny musi zakończyć się w pierwszej połowie maja.

    Wielkanoc 2024. Polacy szykują się na święta przed telewizorem?

    Jaka będzie tegoroczna Wielkanoc? Z badania online przeprowadzonego przez firmę Komputronik wynika, że leniwa. Polacy są zmęczeni i marzą o odpoczynku. 

    REKLAMA

    Biznes kontra uczelnie – rodzaj współpracy, korzyści

    Czy doktorat dla osób ze świata biznesu to synonim synergii? Wielu przedsiębiorców może zadawać sobie to pytanie podczas rozważań nad podjęciem studiów III stopnia. Na ile świat biznesu przenika się ze światem naukowym i gdzie należy szukać wzajemnych korzyści?

    Jak cyberprzestępcy wykorzystują sztuczną inteligencję?

    Hakerzy polubili sztuczną inteligencję. Od uruchomienia ChataGPT liczba złośliwych wiadomości pishingowych wzrosła o 1265%! Warto wiedzieć, jak cyberprzestępcy wykorzystują rozwiązania oparte na AI w praktyce.

    By utrzymać klientów tradycyjne sklepy muszą stosować jeszcze nowocześniejsze techniki marketingowe niż e-commerce

    Konsumenci wciąż wolą kupować w sklepach stacjonarnych produkty spożywcze, kosmetyki czy chemię gospodarczą, bo chcą je mieć od razu, bez czekania na kuriera. Jednocześnie jednak oczekują, że tradycyjne markety zapewnią im taki sam komfort kupowania jak sklepy internetowe.

    Transakcje bezgotówkowe w Polsce rozwijają się bardzo szybko. Gotówka jest wykorzystywana tylko do 35 proc. transakcji

    W Polsce około 2/3 transakcji jest dokonywanych płatnościami cyfrowymi. Pod tym względem nasz kraj jest w światowej czołówce - gotówka jest wykorzystywana tylko do ok. 35 proc. transakcji.

    REKLAMA

    Czekoladowa inflacja (chocoflation) przed Wielkanocą? Trzeci rok z rzędu produkcja kakao jest mniejsza niż popyt

    Ceny kakao gwałtownie rosną, ponieważ 2024 r. to trzeci z rzędu rok, gdy podaż nie jest w stanie zaspokoić popytu. Z analiz Allianz Trade wynika, że cenę za to będą płacić konsumenci.

    Kończy się najostrzejsza zima od 50 lat. Prawie 5 mln zwierząt hodowlanych zginęło z głodu w Mongolii

    Dobiegająca końca zima w Mongolii, najostrzejsza od pół wieku, doprowadziła do śmierci niemal 5 mln kóz, owiec i koni, które nie są w stanie dotrzeć do pożywienia. To duży cios w gospodarkę kraju zamieszkanego przez ok. 3,3 mln ludzi, z których ok. 300 tys. utrzymuje się z hodowli zwierząt - podkreśliło Radio Swoboda.

    REKLAMA