Czy można zaliczyć do kosztów wydatki z tytułu używania auta zleceniobiorcy

RADA

Przedsiębiorca może zwracać zleceniobiorcy wydatki związane z używaniem jego samochodu do wykonania umowy zlecenia na podstawie rozliczenia zwanego popularnie „kilometrówką” (przemnożenie liczby faktycznie przejechanych przez zleceniobiorcę kilometrów przez stawkę za jeden kilometr). Wypłacone w ten sposób kwoty przedsiębiorca może zaliczyć do kosztów, pod warunkiem:

• prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu,

• odbywania podróży przez zleceniobiorcę w celu wykonania umowy dla przedsiębiorcy.

Dla zleceniobiorcy wypłacone kwoty są zwolnione od pdof, pod warunkiem że:

• nie zostały zaliczone przez zleceniobiorcę do jego kosztów uzyskania przychodów,

• jazdy odbywały się w związku z wykonywaniem zlecenia i na polecenie zleceniodawcy.

UZASADNIENIE

Nie ma prawnych przeszkód, aby przedsiębiorca zwracał zleceniobiorcy koszty używania samochodu, poniesione w związku z wykonaniem umowy zlecenia, według normatywnej stawki za jeden kilometr przebiegu. W zawieranej umowie zlecenia strony powinny jednak zamieścić wyraźny zapis, że zleceniobiorca poza wynagrodzeniem będzie otrzymywał zwrot kosztów wyjazdów własnym samochodem, związanych z wykonywaniem zlecenia. W umowie należy wskazać, że zwrot tych wydatków będzie następował według „kilometrówki”. Obecnie stawki normatywne wynoszą:

• dla samochodu osobowego o poj. silnika do 900 cm³ - 0,5214 zł,

• dla samochodu osobowego o poj. silnika powyżej 900 cm³ - 0,8358 zł.

Koszty. Zwrot omawianych wydatków na powyższych zasadach stanowi dla przedsiębiorcy koszt uzyskania przychodu, ale pod pewnymi warunkami. Z przepisów wprost wynika, że przedsiębiorca nie zaliczy do kosztów zwrotu wydatków, w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki normatywnej za jeden kilometr. Przedsiębiorca może ustalić zwrot wydatków według wyższej stawki za kilometr niż stawki normatywne. Jednak w takim przypadku nadwyżki ponad limit „kilometrówki” nie może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu.

Koszty uzyskania przychodów

Ważne jest również prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu. W praktyce powinien ją prowadzić zleceniobiorca, który wykorzystuje własne auto do wykonania umowy. Przedsiębiorca natomiast swoim podpisem zatwierdza wykazany przebieg w danym miesiącu. Ewidencja powinna zawierać co najmniej:

• dokładne oznaczenie osoby (zleceniobiorcy), która używa pojazdu,

• numer rejestracyjny auta oraz pojemność silnika,

• oznaczenie liczbowe kolejnych wpisów,

• datę i cel wyjazdu,

• opis trasy (skąd-dokąd),

• liczbę faktycznie przejechanych kilometrów,

• stawkę za 1 kilometr,

• wyliczenie kwoty zwrotu wynikającej z pomnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i ustalonej stawki za 1 kilometr,

• podpis zleceniodawcy.

WAŻNE!

Przy braku ewidencji przebiegu pojazdu zwrot wydatków z tytułu używania samochodu zleceniobiorcy do celów wykonania umowy dla przedsiębiorcy nie stanowi kosztu uzyskania przychodu.

Zaliczenie omawianych wydatków do kosztów uzyskania przychodu jest możliwe wyłącznie, gdy odbywane jazdy faktycznie służą wykonaniu zlecenia i przez to wykazują związek z przychodami osiąganymi przez przedsiębiorcę. Jest to istotny warunek, który bardzo często podnoszą organy podatkowe.

PRZYKŁAD

Przedsiębiorca prowadzi działalność cateringową na terenie Warszawy. W lipcu 2009 r. jego zleceniobiorca wykazał w ewidencji przebiegu pojazdu trasę z Warszawy do Gdyni w obie strony - 700 km. Z tego tytułu otrzymał zwrot kosztów używania samochodu w kwocie 364,98 zł (700 km x 0,5214 zł). Przedsiębiorca zaliczył ten zwrot do kosztów uzyskania przychodu. W trakcie kontroli podatkowej nie był jednak w stanie udowodnić związku tego wyjazdu z prowadzoną działalnością gospodarczą. Ze zgromadzonych dowodów (dokumentacji podatkowej i zeznań świadków) nie wynikało, żeby w tym okresie przedsiębiorca świadczył swoje usługi w Gdyni, czy też załatwiał tam poprzez zleceniobiorcę inne sprawy związane z firmą. Wobec tych okoliczności organ podatkowy wyłączył kwotę 364,98 zł z kosztów uzyskania przychodu.

Zwolnienie. Ze zwolnienia od pdof korzysta zwrot wydatków związanych z używaniem auta zleceniobiorcy, mieszczący się w granicach limitu „kilometrówki”, pod warunkiem że:

• kwota zwrotu nie została zaliczona przez zleceniobiorcę do jego kosztów uzyskania przychodów,

• jazdy odbywały się w związku z wykonywaniem zlecenia i na polecenie zleceniodawcy (art. 21 ust. 13 updof).

Ewentualna nadwyżka ponad limit wynikający z „kilometrówki” podlega opodatkowaniu pdof.

PRZYKŁAD

Przedsiębiorca zlecił zleceniobiorcy kilka podróży związanych z wykonaniem zlecenia. Zleceniobiorca podróże te odbył swoim samochodem o pojemności powyżej 900 cm³. W umowie zlecenia ustalono, że przedsiębiorca dokona zwrotu kosztów używania tego auta według stawki 1 zł za jeden kilometr. W związku z wykonaniem zlecenia zleceniobiorca przejechał w sierpniu 2009 r. 1200 km. Potwierdza to podpisana przez przedsiębiorcę (zleceniodawcę) ewidencja przebiegu pojazdu. Z tego tytułu przedsiębiorca wypłacił zleceniobiorcy kwotę 1200 zł. Do kosztów uzyskania przychodów przedsiębiorca zaliczył jednak tylko kwotę 1002,96 zł (1200 km x 0,8358 zł), tj. kwotę mieszczącą się w limicie „kilometrówki”. Również tylko ta kwota skorzysta ze zwolnienia od podatku. Kwotę przekraczającą limit, czyli 197,04 zł (1200 zł - 1002,96 zł), przedsiębiorca doliczył do przychodów opodatkowanych zleceniobiorcy.

• art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b), art. 21 ust. 13, art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych - j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176; ost.zm. Dz.U. z 2009 r. Nr 127, poz. 1052

• rozporządzenie Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy - Dz.U. Nr 27, poz. 271; ost.zm. Dz.U. z 2007 r. Nr 201, poz. 1462

Michał Gawryjołek

konsultant podatkowy