Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Samochód prywatny do celów służbowych: jak rozliczyć koszty?

 Flota Auto Biznes
FlotaAutoBiznes to motoryzacyjno-biznesowe czasopismo poświęcone zagadnieniom związanym z zarządzaniem samochodami w przedsiębiorstwach. Magazyn ukazuje się co dwa miesiące.
Wojciech Stec
Samochód prywatny do celów służbowych: jak rozliczyć koszty?
Samochód prywatny do celów służbowych: jak rozliczyć koszty?
Wykorzystywanie przez pracowników ich prywatnych samochodów do celów służbowych jest zjawiskiem dość popularnym w praktyce funkcjonowania polskich przedsiębiorstw. Zastosowanie takiego rozwiązania niewątpliwie stanowi dla pracodawcy ułatwienie w prowadzonej przezeń działalności, zwalniające z konieczności inwestowania w pozyskanie pojazdu.

Przyjęcie tego modelu wymaga odpowiedniego uregulowania rozliczeń, tak aby korzyści osiągane przez pracodawcę nie nosiły znamion bezpłatnego świadczenia ze strony pracownika. Rodzić może to odpowiedzialność cywilną jak i podatkową. Warto zatem zapoznać się z przyjętymi w polskim prawie zasadami takich rozliczeń oraz ich konsekwencjami podatkowymi.

I. Zasady rozliczeń

Sposób obliczania kosztów korzystania z samochodu do celów służbowych uzależniony jest od zakresu używania tego pojazdu *. Pracownik może bowiem używać pojazdu prywatnego w jazdach lokalnych (np. dojazdy do pracy) lub w celu odbycia podróży służbowej (delegacje).

  1. Jazdy lokalne

Zgodnie z rozporządzeniem o stawkach (źródło przytaczamy pod tekstem) zasady zwrotu kosztów używania samochodu służbowego do jazd lokalnych powinny być określone w umowie zawartej między pracownikiem a pracodawcą o używanie pojazdu do celów służbowych. Firma ma możliwość refundowania zatrudnionemu kosztów używania auta do jazd lokalnych na dwa sposoby: przyznając miesięczny ryczałt lub rozliczając się z pracownikiem według faktycznie przejechanych przez niego kilometrów (tzw. „kilometrówka”).

Ryczałt

Aby pracownik otrzymał zwrot kosztów w postaci ryczałtu miesięcznego, a pracodawca był zobowiązany do jego wypłacenia, strony musi łączyć stosowna umowa cywilnoprawna. Nie ma obowiązku zawierania jej na piśmie, może to równie dobrze być umowa ustna. Należy jednak pamiętać, że w przypadku ewentualnego sporu pomiędzy pracownikiem a pracodawcą lub też sporu pracodawcy z organami podatkowymi, dla celów dowodowych zasadne jest sporządzenie takiego porozumienia na piśmie.

Zobacz też: Instalacja LPG w aucie firmowym: czy warto?

Zgodnie ze wspomnianym wyżej rozporządzeniem o stawkach, zwrot kosztów w postaci ryczałtu następuje co miesiąc, a obliczany jest jako iloczyn stawki za 1 kilometr przebiegu oraz miesięcznego limitu przebiegu kilometrów na jazdy lokalne. Miesięczny limit ustalany zostaje przez pracodawcę, jednak nie może przekroczyć określonej w rozporządzeniu maksymalnej wartości, uzależnionej od liczby mieszkańców miasta lub gminy, w którym zatrudniony jest pracownik:

- 300 km - do 100 000 mieszkańców,

- 500 km - 100 001 - 500 000 mieszkańców,

- 700 km - ponad 500 000 mieszkańców.

Powyższe limity mogą zostać podwyższone dla pojazdów używanych w służbie leśnej (1500 km) oraz służbach ratowniczych (3000 km).

Stawki maksymalne za 1 kilometr, na podstawie których pracodawca dokonuje zwrotu poniesionych przez pracownika kosztów używania prywatnego samochodu, uzależnione są od pojemności skokowej pojazdu i wynoszą odpowiednio:

- dla samochodu o pojemności skokowej silnika do 900 cm3 - 0,5214 zł,

- dla samochodu o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 - 0,8358 zł.

Podstawą obliczenia kwoty podlegającej zwrotowi jest składane przez pracownika co miesiąc pisemne oświadczenie o używaniu pojazdu do celów służbowych. Powinno ono wskazywać między innymi pojemność silnika, markę, numer rejestracyjny, a także określać ilość dni nieobecności pracownika w miejscu pracy w danym miesiącu z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej lub innej nieobecności oraz ilość dni, w których pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych. W przypadku ryczałtu wysokość zwrotu zmniejsza się bowiem o 1/22 za każdy roboczy dzień nieobecności pracownika w pracy, w tym podróży służbowej trwającej co najmniej osiem godzin, oraz za każdy dzień roboczy, w którym pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.

„Kilometrówka”

Pracownik może również umówić się z pracodawcą, że rozliczenie jazd lokalnych będzie odbywało się na podstawie faktycznie przejechanych przez pracownika kilometrów. Ustalenie przebiegu samochodu będzie wówczas następować na podstawie prowadzonej przez pracownika szczegółowej ewidencji przebiegu pojazdu, z uwzględnieniem wykonanych jazd (data wyjazdu, cel wyjazdu, skąd - dokąd jechano, ilość faktycznie przejechanych kilometrów) oraz przemnożeniem faktycznie przejechanych kilometrów przez ustaloną w umowie stawkę za 1 kilometr.

2. Podróże służbowe (delegacje)

Na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd w podróży służbowej pojazdem nie stanowiącym własności pracodawcy**. W tym wypadku zwrot kosztów następuje w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż określona w rozporządzeniu o stawkach.

II. Konsekwencje podatkowe

1. Pracownicy

a) jazdy lokalne

Zgodnie z ustawą o podatku od osób fizycznych z dnia z dnia 26 lipca 1991 r. (Dz.U. Nr 80, poz. 350; dalej: „Updof”) kwoty wypłacane pracownikom z tytułu używania przez nich pojazdów prywatnych do celów służbowych podlegają opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych jako przychód (art. 12 ust. 1 Updof). Wyjątek stanowią jedynie zwroty takich kosztów wypłacane pracownikom Służby Leśnej i pracownicy Poczty Polskiej (art. 21 ust. 1 pkt 23b Updof).

Zobacz też: Urazy nóg i rąk a zakaz prowadzenia samochodu służbowego

Od wyżej wymienionych kwot nie potrąca się składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe***.

b) podróże służbowe

Diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika - w tym zwrot kosztów przejazdu samochodem prywatnym dla celów pracodawcy - są wolne od podatku dochodowego (art. 21 ust. 1 pkt 16 Updof). Zwolnienie to przysługuje stosownie do wysokości wynikającej ze stawek maksymalnych określonych w rozporządzeniu stawkowym****. Również od tych kwot nie odprowadza się składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (§ 2 ust. 1 pkt 15 Rozporządzenia składkowego).

2. Pracodawcy

Zgodnie art. 16 ust. 1 pkt 30 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych z dnia 15 lutego 1992 r. (Dz.U. Nr 21, poz. 86; dalej: „Updop”) oraz art. 23 ust. 1 pkt 36 Updof kosztu uzyskania przychodów nie stanowią wydatki ponoszone na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby pracodawcy:

a) w celu odbycia podróży służbowej (jazdy zamiejscowe) - w wysokości przekraczającej kwotę ustaloną przy zastosowaniu stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu,

b) w jazdach lokalnych - w wysokości przekraczającej wysokość miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo w wysokości przekraczającej stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu

- określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra (a więc stawki, o których mowa w Rozporządzeniu o stawkach).

Zatem w świetle obowiązujących przepisów wydatki poniesione na rzecz pracownika z tytułu zwrotu kosztów używania przez niego prywatnego samochodu do celów służbowych mogą stanowić koszt uzyskania przychodów pracodawcy jedynie w granicach stawek maksymalnych za 1 kilometr przebiegu. Mowa o nich w treści rozporządzenia o stawkach.

Podsumowanie

Zgodnie z rozporządzeniem o stawkach, w przypadku przejazdów lokalnych zwrot kosztów poniesionych przez pracownika następuje na podstawie umowy zawartej z pracodawcą. Może ona przewidywać dokonywanie zwrotu poprzez wypłatę miesięcznego ryczałtu niezależnie od przebiegu lub też rozliczenie według faktycznie przejechanych kilometrów, udokumentowanych w prowadzonej przez pracownika ewidencji przebiegu pojazdu.

Zwrot kosztów z tytułu wykorzystania pojazdu prywatnego podczas podróży służbowej następuje na wniosek pracownika w wysokości uwzględniającej ilość faktycznie przejechanych kilometrów oraz stawkę ustaloną za jeden kilometr przebiegu zgodnie ze stawkami maksymalnymi, o których mowa w rozporządzeniu o stawkach.

Kwota dokonanego zwrotu stanowi dla pracownika przychód, który objęty jest podatkiem od osób fizycznych, ale nie stanowi podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

Pracownik oraz pracodawca mogą umówić się, że stawki stosowane w ich wzajemnych rozliczeniach będą wyższe niż wynika to z rozporządzenia o stawkach. Należy jednak mieć na względzie, że firma może zaliczyć w poczet kosztów uzyskania przychodu jedynie kwotę nie wyższą niż wyliczona na podstawie stawek maksymalnych z rozporządzenia o stawkach. Od różnicy pomiędzy zwrotem w wysokości ustalonej z pracownikiem a zwrotem maksymalnym, wynikającym z wyżej wymienionego rozporządzenia, pracodawca zobowiązany jest także odprowadzić składki na ZUS.

Podstawy prawne:

  • * Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. 2002r. Nr 27, poz. 271; dalej; „Rozporządzenie o stawkach”).
  • ** Zgodnie z § 5 ust. 3 Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. 236, poz. 1990; dalej: „Rozporządzenie o podróżach służbowych”).
  • *** § 2 ust. 1 pkt 13 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. nr 161, poz. 1106; „dalej: „Rozporządzenie składkowe”).
  • **** art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a Updof w związku z § 5 ust. 3 Rozporządzenia o podróżach służbowych; Dz. U. 236, poz. 1990.

Chcesz dowiedzieć się więcej, sprawdź »
Polski Ład - Wynagrodzenia 2022. Rozliczanie płac w praktyce + ebook w PREZENCIE
Polski Ład - Wynagrodzenia 2022. Rozliczanie płac w praktyce + ebook w PREZENCIE
Tylko teraz
Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Moto
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Mandat za jazdę po lesie, czyli jak dostać 500 zł grzywny
    Mandat za jazdę po lesie? Tak, jest możliwy. A do tego jego kwota okazuje się niemała! Kierowca dostanie co najmniej 500 zł.
    Wywóz auta na Ukrainę. Rośnie eksport pojazdów z Polski
    Wywóz auta na Ukrainę, czyli Ukraińcy będący w Polsce chętnie eksportują kupione u nas pojazdy. Ile pojazdów z Ukrainy przyjeżdża nad Wisłę?
    Badanie czystości powietrza? Wykonuje je... van kuriera!
    Badanie czystości powietrza może być realizowane nie tylko przez instytucje. I udowadnia to DPD. Firma wyposażyła swoje auta w specjalne czujniki.
    Jak zmniejszyć wydatki na paliwo?
    Jak zmniejszyć wydatki na paliwo? To pytanie, które w dobie rosnących cen benzyny, oleju napędowego i LPG szczególnie często zadają kierowcy.
    Rowery elektryczne. Ile kosztują, jak działają, jakie dają korzyści?
    Rowery elektryczne cieszą się rosnącą popularnością na rynku jednośladów. Co powinieneś o nich wiedzieć przed zakupem? Oto nasz poradnik.
    Mandat za jazdę na zderzaku 2022. Jaką karę dostanie kierowca?
    Mandat za jazdę na zderzaku 2022. Nowe przepisy weszły w życie w roku 2021. W roku 2022 w pełni usankcjonowana została kara. I wynosi...
    Autostradą do Siedlec w 2023 r. No nie do końca...
    Autostradą do Siedlec w 2023 r.? To pytanie często zadawane przez internautów. I choć A2 w tym rejonie powstanie, raczej nie do 2023 roku.
    Prawo jazdy w 0,3 sekund po zdaniu egzaminu. Możliwe?
    Prawo jazdy w 0,3 sekund po zdaniu egzaminu, czyli rząd mówi o nowych opcjach mObywatela. Aplikacja w wersji 2.0 może zaskoczyć.
    Wycena szkody? Sztuczna inteligencja w akcji
    Wycena szkody? Sztuczna inteligencja teraz zajmie się ocenieniem skali uszkodzeń i przygotowaniem wartości odszkodowania. I to w Polsce!
    Gdzie jest najwięcej wypadków? Lista powiatów.
    Gdzie jest najwięcej wypadków? To pytanie postanowił zadać sobie GUS. Odpowiadając na nie, przygotował listę najniebezpieczniejszych powiatów.
    Zezwolenie na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego 2022
    Zezwolenie na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego 2022. Czyli o co chodzi w tym dokumencie i jak go zdobyć?
    Bentley Bentayga EWB. Brytyjski SUV z długimi drzwiami
    Bentley Bentayga EWB, czyli auto, które można skonfigurować na 24 miliardy sposobów. Co wiadomo o dłuższej wersji hitowego modelu Bentley`a?
    Eko jazda dieslem. Jak oszczędzać paliwo?
    Eko jazda dieslem: czy różni się od eko jazdy benzyniakiem? O jakich zasadach powinien pamiętać kierowca? O tym opowiemy w naszym materiale.
    Licencja wspólnotowa, brak przewoźników i paraliż w Europie?
    Licencja wspólnotowa brak przewoźników. Pytanie na dziś brzmi: czy nowe przepisy mogą sparaliżować transport w Europie? Mogą. To realne widmo!
    Obowiązkowe naklejki na samochód. Mandat to 500 zł!
    Obowiązkowe naklejki na samochód? 4 maja 2022 roku w Polsce zaczął obowiązywać wzór naklejki dotyczącej strefy zeroemisyjnej.
    P-21 powierzchnia wyłączona. Mandat w roku 2022 będzie wysoki?
    P-21 powierzchnia wyłączona. Mandat w przypadku zignorowania tego znaku będzie wysoki? Zajrzyjmy do nowego taryfikatora.
    Dwucyfrowy kod prawa jazdy. Dwie cyfry to za mało!
    Dwucyfrowy kod prawa jazdy sprawia, że choć kierowcy powinny dotyczyć ograniczenia w prowadzeniu, de facto go nie dotyczą. I zaraz powiemy czemu.
    Serwis poza ASO a gwarancja. Przeglądy tylko w ASO?
    Serwis poza ASO a gwarancja. Czy niekorzystanie z usług autoryzowanych stacji oznacza problem z gwarancją? Już nie. Prezes UOKiK interweniował.
    Ukraińcy w Polsce a ubezpieczenie samochodu i... nie tylko
    Ukraińcy w Polsce a ubezpieczenie samochodu i... nie tylko. Co warto wiedzieć? Oto pięć podstawowych pytań, na które poznaliśmy odpowiedź.
    Oświadczenie sprawcy kolizji polsko-ukraińskie
    Oświadczenie sprawcy kolizji polsko-ukraińskie. W tym materiale zamieszczamy gotowy druk, który może ułatwić kierowcom rozliczenie szkody.
    Linia bezwzględnego zatrzymania P-12. Co oznacza?
    Linia bezwzględnego zatrzymania P-12. Jak się zachować w przypadku jej pojawienia się na drodze? Co powinien o niej wiedzieć kierowca?
    Znak B-25. Taryfikator przewiduje mandat...
    Znak B-25. Taryfikator za wyprzedzanie za tym znakiem przewiduje wysoki mandat. Jak wysoki? O tym opowiemy w naszym tekście.
    Podróż pociągiem z rowerem. Co musisz wiedzieć?
    Podróż pociągiem z rowerem. Czyli dziś zestaw porad dla wszystkich wielbicieli wycieczek rowerowych. Co warto wiedzieć o rowerze w pociągu?
    W jakiej kolejności odpalić samochód?
    W jakiej kolejności odpalić samochód? Niby wiedza ta może się wydawać oczywista, ale... Czasami o oczywistych oczywistościach warto przypominać.
    Czy system start-stop oszczędza paliwo?
    Czy system start-stop oszczędza paliwo? To pytanie, które coraz częściej zadają sobie kierowcy. Jak brzmi odpowiedź na nie? Sprawdźmy.