REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Podróż służbową można rozliczyć w kosztach firmowych

podróż służbowa w kosztach firmy
podróż służbowa w kosztach firmy
Fotolia

REKLAMA

REKLAMA

Podróże służbowe często są nieodzownym elementem prowadzonej działalności. Co ważne, wydatki związane z podróżą firmową mogą stanowić koszt podatkowy i tym samym zmniejszać zobowiązanie podatkowe względem fiskusa. Dowiedz się, jak prawidłowo dokonać rozliczenia takiego wydatku.

Związek podróży z działalnością gospodarczą

Tak jak w przypadku innych wydatków, również te związane z wyjazdem służbowym powinny spełniać wymogi określone w art. 22 ust. 1 Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. W konsekwencji muszą:

REKLAMA

  • zostać poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub
  • zachowania przychodów albo
  • zabezpieczenia źródła przychodów.

Co ważne, wydatki te nie mogą zostać wymienione w katalogu kosztów niestanowiących kosztów uzyskania przychodów wymienionych w art. 23 ustawy.

Co można ubezpieczyć wybierając się w podróż służbową?

Ważne!

Wskazane jest, aby przedsiębiorca posiadał dokumenty, z których jasno będzie wynikało, że podróż miała charakter służbowy np. korespondencję, zawarte umowy, materiały szkoleniowe itp.

Dokumentowanie podróży służbowej - wydatki

To, że wydatki poniesione podczas podróży służbowej muszą zostać odpowiednio udokumentowane, jest oczywiste. Jednak nie każdy przedsiębiorca wie, jakie dowody księgowe będą w tym przypadku odpowiednie.

Nie zawsze konieczna faktura - opłaty za przejazd autostradą oraz bilety

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Zgodnie z par. 3 pkt 4 Rozporządzenia MF z dnia 3 grudnia 2013 roku w sprawie wystawiania faktur, za fakturę należy uznać jednorazowy bilet dokumentujący przejazd autostradą płatną lub przejazd na odległość nie mniejszą niż 50 km. Bilet musi być wystawiony przez podatników uprawnionych do świadczenia usług polegających na przewozie osób: kolejami normalnotorowymi, taborem samochodowym, statkami pełnomorskimi, środkami transportu żeglugi śródlądowej i przybrzeżnej, promami, samolotami i śmigłowcami. Przy czym powinien on zawierać:

  • numer i datę wystawienia,
  • imię i nazwisko lub nazwę podatnika,
  • numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku,
  • informacje pozwalające na identyfikację rodzaju usługi,
  • kwotę podatku,
  • kwotę należności ogółem.

Jakie świadczenia przysługują za podróż służbową

Paliwo

W sytuacji, gdy przedsiębiorca wybiera się w podróż służbową samochodem, aby móc ująć wydatki na paliwo w kosztach, konieczne jest posiadanie faktury. Obowiązek ten dotyczy jedynie zakupu paliwa na terytorium kraju. W przypadku zagranicznej podróży służbowej wystarczy paragon lub dokument kasowy, na co jasno wskazuje par. 14 pkt 5 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Podatnik nie powinien jednak zapominać o ich prawidłowym opisaniu, bowiem tylko wówczas będą one ważnym dowodem księgowym.

Jakie dane powinny znaleźć się dodatkowo na paragonie?

Paragon na odwrocie przedsiębiorca powinien opisać, tak aby zawrzeć na nim:

  • swoje nazwisko (lub nazwę firmy),
  • adres,
  • rodzaj (nazwę) zakupionego towaru.

W przypadku, gdy przedsiębiorca wybiera się w podróż służbową firmowym samochodem, wówczas tego typu wydatki ujmuje bezpośrednio w kosztach. Natomiast gdy jest to prywatny samochód osobowy przedsiębiorcy, wszelkie wydatki związane z jego eksploatacją należy rozliczyć w ramach ewidencji przebiegu pojazdu (czyli tzw. kilometrówki).

Hotel i inne wydatki

Usługi noclegowe - czy to krajowe, czy też zagraniczne - powinny zostać udokumentowane fakturą. Ten sam sposób dokumentowania obejmuje również inne wydatki, jak np. udział w targach, szkoleniach itp. Co ważne, przedsiębiorca z tytułu noclegu nie nalicza ryczałtu, prawo to dotyczy jedynie pracowników.

Ważne!

W przypadku usług noclegowych podatnik nie ma prawa do odliczenia podatku VAT (zgodnie z art. 88 ust. 1 pkt 4). Koszt stanowi kwota brutto z faktury.

Czy praca kierowców jest podróżą służbową?

Wyżywienie

Co ważne, wydatki przedsiębiorcy na wyżywienie, poniesione nawet w trakcie podróży służbowej i udokumentowane fakturą, nie będą stanowiły kosztu uzyskania przychodów, bowiem tego typu wydatek nosi znamiona wydatku prywatnego. Jednak w zamian może naliczyć i ująć w kosztach diety. Prawo to wynika pośrednio z art. 23 ust. 1 pkt 52 Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Art. 23 ust. 1 pkt 52.

Nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących - w części przekraczającej wysokość diet przysługujących pracownikom, określoną w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra.

Powyższe stanowisko jest reprezentowane również przez organy skarbowe, o czym świadczy wydana przez Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy interpretacja podatkowa o sygn. ITPB1/415-1142/12/IG z dnia 10 stycznia 2013 r.:

“wydatki za usługi noclegowe związane z wykonywaniem działalności gospodarczej mogą stanowić koszt uzyskania przychodu. Natomiast faktycznie poniesione wydatki na wyżywienie przedsiębiorcy nie stanowią kosztu uzyskania przychodu. Z wartości wynikającej z faktur za usługi hotelowe należy zatem wyodrębnić koszt noclegu, który może być zaliczony do kosztów uzyskania przychodów oraz wydatki na wyżywienie, które tych kosztów nie stanowią. Do kosztów uzyskania przychodu prowadzonej pozarolniczej działalności gospodarczej Wnioskodawczyni może zaliczać wartość diet za czas dokonanych podróży krajowych - wskazanych w ww. rozporządzeniu w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju - o ile podróże te mają rzeczywiście związek z usługami wykonywanymi w ramach prowadzonej działalności gospodarczej.”

Krajowa podróż służbowa pracownika – zasady rozliczania


Diety w podróży służbowej - zasady naliczania

Diety krajowe

Pełna dieta krajowa od 1 marca 2013 roku wynosi 30 PLN. Wcześniej wynosiła ona 23 PLN. Lekkim zmianom uległa wartość diety, jednak zasady jej naliczania pozostają niezmienne. I tak jeżeli:

  1. podróż trwa nie dłużej niż dobę i wynosi:
    • od 8 do 12 godzin – przysługuje połowa diety,
    • ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości;
  2. podróż trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę:
    • do 8 godzin – przysługuje połowa diety,
    • ponad 8 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Co można ubezpieczyć wybierając się w podróż służbową?

Diety zagraniczne

Wysokość pełnej diety w zagranicznej podróży służbowej zależna jest od tego, do jakiego kraju ma miejsce. Warto podkreślić, że zasady naliczania diet są tutaj nieco odmienne niż w przypadku diet krajowych, bowiem za każdą dobę podróży przysługuje dieta w pełnej wysokości. Natomiast za niepełną dobę podróży:

  • do 8 godzin - przysługuje 1/3 diety;
  • ponad 8 do 12 godzin - przysługuje 1/2 diety;
  • ponad 12 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Przykładowe stawki diet zagranicznych prezentuje poniższa tabela:

Kraj

Wartość diety

Niemcy

49 EUR

Rosja

48 EUR

Czechy

41 EUR

Wielka Brytania

35 GBP

Włochy

48 EUR

Ewidencja

Wszelkie wydatki związane z podróżą służbową rozlicza się na dowodzie wewnętrznym, zwanym rozliczeniem podróży służbowej. W szczególności dotyczy to diet. O sposobie ich dokumentowania mówi par. 14 ust. 2 pkt 5 oraz ust. 3 rozporządzenia w sprawie prowadzenia KPiR. Dowód wewnętrzny dokumentujący koszty diet powinien zawierać:

  • imię i nazwisko,
  • cel podróży,
  • nazwę miejscowości docelowej,
  • liczbę godzin i dni przebywania w podróży służbowej (data i godzina wyjazdu oraz powrotu),
  • stawkę i wartość przysługujących diet.

Tego typu wydatki przedsiębiorca powinien zewidencjonować w kolumnie 13 podatkowej księgi przychodów i rozchodów - pozostałe wydatki.

W praktyce gospodarczej przyjęło się również ujmowanie wydatków związanych z podróżą służbową przedsiębiorcy bezpośrednio w kosztach - na podstawie dokumentów zakupu. Wówczas dowód wewnętrzny wykorzystywany jest jedynie do naliczania diet i ujmowania ich w KPiR.

Ważne!

Wydatki poniesione poza granicami kraju należy przeliczyć po średnim kursie NBP ogłoszonym w ostatnim dniu roboczym poprzedzającym dzień, w którym koszt został poniesiony. Dniem poniesienia kosztu jest data widniejąca na dokumencie potwierdzającym wydatek.

Ważne!

Diety również należy przeliczać po średnim kursie NBP ogłoszonym w ostatnim dniu roboczym poprzedzającym dzień, w którym koszt został poniesiony. Dniem poniesienia kosztu jest dzień rozliczenia zagranicznej podróży służbowej.

Autorka: Angelika Borowska - specjalista ds. księgowości, wfirma.pl

Autopromocja
wfirma.pl
wFirma.pl jest platformą księgowości on­line udostępniającą, poza księgowością i doradztwem nowoczesne narzędzia informatyczne, niezbędne do zarządzania firmą.

REKLAMA

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Moja firma
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Koszty zatrudnienia to główne wyzwanie dla firm w 2024 roku. Jak więc pozyskać specjalistów i jednocześnie zadbać o cash flow?

    W pierwszym półroczu 2024 roku wiele firm planuje rozbudowanie swoich zespołów – potwierdzają to niezależne badania ManpowerGroup czy Konfederacji Lewiatan. Jednocześnie pracodawcy mówią wprost - rosnące koszty zatrudnienia to główne wyzwanie w 2024 roku. Jak więc pozyskać specjalistów i jednocześnie zadbać o cash flow?

    Nauka języka obcego poprawi zdolność koncentracji. Ale nie tylko!

    Ostatnia dekada przyniosła obniżenie średniego czasu skupienia u człowieka aż o 28 sekund. Zdolność do koncentracji spada i to wina głównie social mediów. Czy da się to odwrócić? 

    Nowe przepisy: Po świętach rząd zajmie się cenami energii. Będzie bon energetyczny

    Minister klimatu i środowiska Paulina Hennig-Kloska zapowiedziała, że po świętach pakiet ustaw dotyczących cen energii trafi pod obrady rządu. Dodała też, że proces legislacyjny musi zakończyć się w pierwszej połowie maja.

    Wielkanoc 2024. Polacy szykują się na święta przed telewizorem?

    Jaka będzie tegoroczna Wielkanoc? Z badania online przeprowadzonego przez firmę Komputronik wynika, że leniwa. Polacy są zmęczeni i marzą o odpoczynku. 

    REKLAMA

    Biznes kontra uczelnie – rodzaj współpracy, korzyści

    Czy doktorat dla osób ze świata biznesu to synonim synergii? Wielu przedsiębiorców może zadawać sobie to pytanie podczas rozważań nad podjęciem studiów III stopnia. Na ile świat biznesu przenika się ze światem naukowym i gdzie należy szukać wzajemnych korzyści?

    Jak cyberprzestępcy wykorzystują sztuczną inteligencję?

    Hakerzy polubili sztuczną inteligencję. Od uruchomienia ChataGPT liczba złośliwych wiadomości pishingowych wzrosła o 1265%! Warto wiedzieć, jak cyberprzestępcy wykorzystują rozwiązania oparte na AI w praktyce.

    By utrzymać klientów tradycyjne sklepy muszą stosować jeszcze nowocześniejsze techniki marketingowe niż e-commerce

    Konsumenci wciąż wolą kupować w sklepach stacjonarnych produkty spożywcze, kosmetyki czy chemię gospodarczą, bo chcą je mieć od razu, bez czekania na kuriera. Jednocześnie jednak oczekują, że tradycyjne markety zapewnią im taki sam komfort kupowania jak sklepy internetowe.

    Transakcje bezgotówkowe w Polsce rozwijają się bardzo szybko. Gotówka jest wykorzystywana tylko do 35 proc. transakcji

    W Polsce około 2/3 transakcji jest dokonywanych płatnościami cyfrowymi. Pod tym względem nasz kraj jest w światowej czołówce - gotówka jest wykorzystywana tylko do ok. 35 proc. transakcji.

    REKLAMA

    Czekoladowa inflacja (chocoflation) przed Wielkanocą? Trzeci rok z rzędu produkcja kakao jest mniejsza niż popyt

    Ceny kakao gwałtownie rosną, ponieważ 2024 r. to trzeci z rzędu rok, gdy podaż nie jest w stanie zaspokoić popytu. Z analiz Allianz Trade wynika, że cenę za to będą płacić konsumenci.

    Kończy się najostrzejsza zima od 50 lat. Prawie 5 mln zwierząt hodowlanych zginęło z głodu w Mongolii

    Dobiegająca końca zima w Mongolii, najostrzejsza od pół wieku, doprowadziła do śmierci niemal 5 mln kóz, owiec i koni, które nie są w stanie dotrzeć do pożywienia. To duży cios w gospodarkę kraju zamieszkanego przez ok. 3,3 mln ludzi, z których ok. 300 tys. utrzymuje się z hodowli zwierząt - podkreśliło Radio Swoboda.

    REKLAMA