REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Komunikacja w przedsiębiorstwie – wąskie gardła

 PrimeSoft Polska Sp. z o.o.
Specjalista z zakresu systemów IT, zarządzania i workflow|BPM
Komunikacja w przedsiębiorstwie – wąskie gardła / Fot. Fotolia
Komunikacja w przedsiębiorstwie – wąskie gardła / Fot. Fotolia
Fotolia

REKLAMA

REKLAMA

Osoby prowadzące działalność gospodarczą skupiają się zwykle, co całkiem zrozumiałe, na twardych danych, liczbach i wskaźnikach. Jednak źródła sukcesów firm, a także przyczyny ich porażek tkwią na głębszym, aczkolwiek niedocenianym poziomie. Chodzi o proces komunikowania. Nieprawidłowy obieg informacji w organizacji jest jak ciężka choroba tocząca ją od środka – tym groźniejsza, że często niezdiagnozowana. Wypracowanie efektywnego modelu komunikacji wymaga przede wszystkim identyfikacji i eliminacji tzw. wąskich gardeł. Jak wygląda to w praktyce?

Obieg informacji w przedsiębiorstwie ogniskuje w sobie praktycznie wszystkie możliwe zagrożenia jakie mogą stanąć na drodze rozwoju organizacji. W grę wchodzi tu bowiem czynnik ludzki i nowe technologie, które mogą być nieprawidłowo bądź nie w pełni wykorzystywane. Nad rozwiązaniami mającymi usprawnić proces wymiany informacji pracują nie tylko specjaliści od technologii IT, ale także psycholodzy biznesu, czy spece od audytu komunikacji wewnętrznej. Z ich dorobku skorzystać może praktycznie każda organizacja. Dlaczego? Bo wąskie gardła komunikowania znajdziemy wszędzie. Pytanie tylko, czy potrafimy im sprostać.

REKLAMA

Porozmawiaj o tym na naszym FORUM!

Kanały komunikacji, czyli język źródłem nieporozumień

Termin „wąskie gardło” został ukuty na gruncie zarządzania i produkcji – w swym pierwotnym znaczeniu określa on ogniwo, które w danym procesie produkcyjnym posiada najmniejszą zdolność produkcyjną limitując przez to efektywność całego procesu. W odniesieniu do komunikowania „wąskie gardło” stanowią newralgiczne punkty utrudniające efektywną komunikację. Do listy najpopularniejszych wąskich gardeł należą te procesy, które wymagają  grupowej współpracy i komunikacji nieosobistej, czyli prowadzonej przez email. Dziś większość projektów wykonuje się w grupach, a poszczególni pracownicy kontaktują się często tylko za pomocą poczty elektronicznej czy innych systemów informatycznych. W takich warunkach łatwo o pomyłki, przeoczenia czy wzajemne niezrozumienie. Bywa, że pracownicy zamieniają się w maszyny do przetrawiania dziesiątków maili, a komunikowanie przekształca się w szkodliwy szum informacyjny.  W efekcie firma, mimo dobrych biznesowych decyzji i wielu inwestycji,  nie jest w stanie się rozwijać w tempie, które byłoby dla niej osiągalne.

Zobacz również: Majątek firmowy wycofany na cele prywatne

Mikro i marko – audyt nadchodzi

W takiej sytuacji trzeba działać zdecydowanie. Specjaliści nie maja wątpliwości: wąskie gardła najlepiej identyfikować jeszcze zanim dadzą nam się one we znaki. Perspektywiczne spojrzenie na komunikowanie i działania prewencyjne na pewno zaprocentują w przyszłości. Punktem wyjścia powinien być rodzaj wewnętrznego audytu z zakresu komunikowania. Najlepiej dokonać go zarówno na poziomie makro, czyli w skali całego przedsiębiorstwa, jak i w skali mikro czyli na poziomie działów. Bardzo istotnym elementem jest uwzględnienie relacji i obiegu danych pomiędzy działami. Doświadczenie uczy, że taka krzyżowa komunikacja obfituje w „wąskie gardła”. W audycie uwzględnia się zwykle kilka czynników – bada się kanały i narzędzia jakimi posługują się pracownicy (telefon, mail, intranet etc.), mierzy się też intensywność wzajemnych kontaktów i liczbę generowanych komunikatów. Audyt, oprócz pobrania i analizy danych zastanych, często uwzględnia też ankiety, które wypełniają pracownicy. Tego aspektu nie można ignorować – dzięki ankietom zatrudnieni mają możliwość anonimowo wskazać rzeczy, które ich zdaniem utrudniają wzajemną komunikację. Okazać może się na przykład, iż punktem zapalnym jest osobisty konflikt między dwoma kluczowymi pracownikami albo trudności w obsłudze programu czy systemu.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Informatyka – w służbie komunikacji

W tym punkcie warto rozszerzyć zagadnienie dotyczące nowoczesnych technologii, a konkretniej obsługi programów przez pracowników. W dobie informatyzacji i automatyzacji procesów praktycznie w każdej organizacji działają różnego rodzaju narzędzia i systemy, które wymagają odpowiedniej obsługi. W firmach w których wdraża się takie rozwiązania pojawia się często grupa pracowników, która podchodzi do nich z nieufnością. Nowe narzędzia wymagają zwykle nabycia nowych kompetencji, zmiany przyzwyczajeń i wyzbycia się rutyny. Z drugiej strony, dostawcy rozwiązań z zakresu IT zwracają dużą uwagę na to, czy są one „user friendly”, czyli przyjazne użytkownikom. Tym niemniej jednak – kwestii związanych z wdrażaniem systemów informatycznych nie można lekceważyć, tak samo nie można bagatelizować obaw pracowników. Im więcej pozostawimy niedomówień, tym więcej pojawi się plotek. Dlatego też – dla dobra komunikacji wewnętrznej należy od początku pokazać pracownikom:

  • jaki system zamierzmy wdrożyć
  • w jaki sposób ułatwi on pracę załogi
  • kiedy będzie on wdrażany
  • w jaki terminie odbędzie się szkolenie z jego obsługi
  • komu zgłaszać ew. pytania, problemy

Zobacz: Wykorzystywanie kontraktów menadżerskich przy zatrudnianiu menadżerów

REKLAMA

Informacja o implementacji nowego systemu powinna pojawić się zanim zacznie być on wdrażany. Element zaskoczenia wywoła niepotrzebny zamęt, który szybko zamieni się w komunikacyjny bałagan. Przeszkolenie załogi z nowego narzędzia pracy to konieczność. Dzięki temu będziemy mogli wyeliminować, albo chociaż zminimalizować negatywne skutki wąskiego gardła, które pojawia się na styku pracownik – nowy system. Ktoś, kto przejdzie profesjonalne szkolenie z obsługi nowego narzędzia pracy, będzie mógł szybko docenić jego zalety i sprawnie się nim posługiwać. W efekcie wdrożone zmiany okażą się korzystne, tak dla całej organizacji, jak i dla pojedynczych pracowników.

W dobie XXI zarządzanie komunikacją w przedsiębiorstwie jest prawdziwym wyzwaniem. Jednak ani ludzi ani technologi nie należy się bać. Trzymanie wąskich gardeł w ryzach umożliwi dalszy rozwój przedsiębiorstwa i wpłynie pozytywnie na motywację pracowników do pracy. A to przecież ma, summa summarum, ogromne znaczenie zwłaszcza biorąc pod uwagę coraz bardziej zaciętą konkurencje między przedsiębiorstwami.

Zobacz: Jak usprawnić strategię marketingową firmy?

Autopromocja

REKLAMA

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Moja firma
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Wielkanoc 2024. Polacy szykują się na święta przed telewizorem?

    Jaka będzie tegoroczna Wielkanoc? Z badania online przeprowadzonego przez firmę Komputronik wynika, że leniwa. Polacy są zmęczeni i marzą o odpoczynku. 

    Biznes kontra uczelnie – rodzaj współpracy, korzyści

    Czy doktorat dla osób ze świata biznesu to synonim synergii? Wielu przedsiębiorców może zadawać sobie to pytanie podczas rozważań nad podjęciem studiów III stopnia. Na ile świat biznesu przenika się ze światem naukowym i gdzie należy szukać wzajemnych korzyści?

    Jak cyberprzestępcy wykorzystują sztuczną inteligencję?

    Hakerzy polubili sztuczną inteligencję. Od uruchomienia ChataGPT liczba złośliwych wiadomości pishingowych wzrosła o 1265%! Warto wiedzieć, jak cyberprzestępcy wykorzystują rozwiązania oparte na AI w praktyce.

    By utrzymać klientów tradycyjne sklepy muszą stosować jeszcze nowocześniejsze techniki marketingowe niż e-commerce

    Konsumenci wciąż wolą kupować w sklepach stacjonarnych produkty spożywcze, kosmetyki czy chemię gospodarczą, bo chcą je mieć od razu, bez czekania na kuriera. Jednocześnie jednak oczekują, że tradycyjne markety zapewnią im taki sam komfort kupowania jak sklepy internetowe.

    REKLAMA

    Transakcje bezgotówkowe w Polsce rozwijają się bardzo szybko. Gotówka jest wykorzystywana tylko do 35 proc. transakcji

    W Polsce około 2/3 transakcji jest dokonywanych płatnościami cyfrowymi. Pod tym względem nasz kraj jest w światowej czołówce - gotówka jest wykorzystywana tylko do ok. 35 proc. transakcji.

    Czekoladowa inflacja (chocoflation) przed Wielkanocą? Trzeci rok z rzędu produkcja kakao jest mniejsza niż popyt

    Ceny kakao gwałtownie rosną, ponieważ 2024 r. to trzeci z rzędu rok, gdy podaż nie jest w stanie zaspokoić popytu. Z analiz Allianz Trade wynika, że cenę za to będą płacić konsumenci.

    Kończy się najostrzejsza zima od 50 lat. Prawie 5 mln zwierząt hodowlanych zginęło z głodu w Mongolii

    Dobiegająca końca zima w Mongolii, najostrzejsza od pół wieku, doprowadziła do śmierci niemal 5 mln kóz, owiec i koni, które nie są w stanie dotrzeć do pożywienia. To duży cios w gospodarkę kraju zamieszkanego przez ok. 3,3 mln ludzi, z których ok. 300 tys. utrzymuje się z hodowli zwierząt - podkreśliło Radio Swoboda.

    Nowe technologie pomogą ograniczyć marnowanie żywności?

    Każdy długi weekend czy święta to ogromne kolejki do marketów spożywczych. Polacy, pomimo wysokich cen, znów kupią więcej jedzenia niż potrzebują a duża część trafi na śmietnik. Niegospodarne podejście do żywności jest ogromnym wyzwaniem w obliczu zmian klimatycznych i coraz większego wysiłku, jaki trzeba będzie włożyć, by ją wyprodukować. Jak wykorzystać do tego nowa technologię? 

    REKLAMA

    Słowo "siostrzeństwo" w słownikach języka polskiego?

    Sondaż przeprowadzony przez Answear.LAB wskazuje  że ponad połowa kobiet uważa, że słowo „siostrzeństwo” powinno zostać wprowadzone do słowników języka polskiego. 97 proc. zauważa i docenia sukcesy kobiet.

    Rolnicy i pożyczka lombardowa - zmiana przepisów ustawy

    Sejm zmienił przepisy ustawy o pożyczce lombardowej. Przepisy nakazujące stosować do rolników ustawę o konsumenckiej pożyczce lombardowej zostały uchylone.

    REKLAMA