REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak stosować RODO - wskazówki

Jak stosować RODO - wskazówki /Fot. Fotolia
Jak stosować RODO - wskazówki /Fot. Fotolia

REKLAMA

REKLAMA

Urząd Ochrony Danych Osobowych (UODO) przygotował 10 wskazówek dla administratorów na podstawie doświadczeń z pierwszego półrocza stosowania RODO. Przedstawiamy na co zwraca uwagę UODO.

Ustal właściwą podstawę zbierania i wykorzystywania danych osobowych

Pamiętaj, że zgoda nie jest jedyną podstawą uprawniającą do przetwarzania danych osobowych. Nie pozyskuj jej, gdy do zbierania i wykorzystywania danych osobowych, uprawnia Cię przepis prawa, lub gdy dane są niezbędne do zawarcia umowy. Takie działanie wprowadza Twoich klientów w błąd, bo przecież w takich przypadkach zgody nie mogą wycofać.

REKLAMA

Dopełniaj obowiązku informacyjnego zgodnie z nowymi zasadami

Pamiętaj, że RODO wprowadziło istotne zmiany dotyczące dopełniania tzw. obowiązku informacyjnego. Teraz musisz podać osobom, których dane przetwarzasz, więcej informacji. Jeśli wyznaczyłeś inspektora ochrony danych (IOD), musisz podać jego dane kontaktowe. Twoim obowiązkiem jest również wskazanie okresu, przez który będziesz przechowywał dane. Musisz też przekazać więcej informacji o prawach osób – m.in. o możliwości wycofania zgody oraz prawie wniesienia skargi do Prezesa UODO. Nie zapominaj też, że gdy zbierasz czyjeś dane od osób trzecich lub ze źródeł powszechnie dostępnych albo je kupujesz, stajesz się ich administratorem i również musisz dopełnić obowiązku informacyjnego. Nawet gdy jest to tylko numer telefonu lub adres e-mail.

Polecamy: RODO. Ochrona danych osobowych. Przewodnik po zmianach

Komunikuj się w sposób przejrzysty

Pamiętaj, że wprowadzona przez RODO zasada przejrzystości ma być stosowana na wszystkich etapach komunikowania się z osobą, której dane są przetwarzane. Przesądza ona, że wszelkie informacje i wszelkie komunikaty związane z przetwarzaniem danych osobowych mają być zwięzłe, przejrzyste i zrozumiałe oraz sformułowane jasnym i prostym językiem. Chodzi o to, żeby nie były to noty pisane przez prawników dla prawników – jak to często bywało dotąd. Mają też być łatwo dostępne. Zatem odpowiednio zorganizuj proces komunikacji z osobami, których dane przetwarzasz, i zadbaj o właściwe formułowanie kierowanych do nich przekazów i informacji. Kiedy to uzasadnione, korzystaj z możliwości warstwowego informowania – najpierw podaj podstawowe informacje i poinformuj, gdzie można zapoznać się z pozostałymi.

W każdej sytuacji dbaj o respektowanie praw osób

Pamiętaj o realizacji praw osób, których dane przetwarzasz. Zadbaj o to także wówczas, gdy w Twoim imieniu działa podmiot zewnętrzny, z którym zawierasz umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych swoich klientów. Jeśli np. prowadzi dla Ciebie działania marketingowe, zadbaj o to, by informował Cię o wnoszonych sprzeciwach lub wnioskach o sprostowanie danych. Warto, by odpowiednie postanowienia w tej sprawie znalazły się w umowie, którą z nim zawierasz. Twoi klienci na pewno to docenią.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Pamiętaj, że zgoda może być wycofana w każdym momencie

RODO wprost wskazuje, że osoba, której dane przetwarzasz na podstawie zgody, może w dowolnym momencie ją cofnąć i nie powinno to rodzić dla niej żadnych negatywnych konsekwencji (np. podwyższenia opłaty za usługi). O tym prawie musisz ją poinformować. Dopilnuj, aby cofnięcie zgody było równie łatwe jak jej udzielenie.

Zobacz: RODO w firmie

Naruszenia ochrony danych zgłaszaj do Prezesa UODO, a gdy trzeba informuj o nich również osoby, których dane zostały naruszone

W przypadku naruszenia ochrony danych osobowych (np. ich wycieku, zagubienia czy przypadkowego udostępnienia osobie nieuprawnionej) jako administrator musisz bez zbędnej zwłoki – w miarę możliwości, nie później niż w ciągu 72 godzin po stwierdzeniu naruszenia – zgłosić je Prezesowi Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Wyjątek to sytuacja, gdy jest mało prawdopodobne, by zdarzenie to skutkowało ryzykiem naruszenia praw lub wolności osób fizycznych. Gdy ryzyko naruszenia tych praw i wolności jest wysokie, musisz również powiadomić osoby, których dane zostały naruszone. Udziel im wskazówek co do dalszego postępowania, pomocnych w podjęciu przez nich działań zapobiegających lub ograniczających negatywne konsekwencje naruszenia, np. ryzyko kradzieży tożsamości.

Nie twórz niepotrzebnej dokumentacji

Zasada rozliczalności zobowiązuje Cię do wprowadzenia wewnętrznych procedur, które mają zapewnić przestrzeganie RODO oraz to, abyś był w stanie wykazać, że prawidłowo przetwarzasz dane osobowe. Pamiętaj, że dla udowodnienia różnych działań, np. pozyskania zgody, nie zawsze musisz gromadzić dokumentację w formie papierowej i zbierać podpisy osób, które Ci jej udzieliły. Może też być ona nagrana lub zapisana w systemie informatycznym. Także przyjęte przez Ciebie i wdrożone procedury potwierdzone oświadczeniami pracowników mogą stanowić wystarczający dowód.

Masz prawo profilować, ale pamiętaj o ograniczeniach

RODO nie wprowadza zakazu profilowania. Pamiętaj jednak, że jeśli tego dokonujesz, musisz poinformować o tym osobę, której dane dotyczą, i wskazać konsekwencje takiego działania. Gdy jednak na podstawie profilowania podejmujesz zautomatyzowane decyzje (bez udziału człowieka), wywołujące skutki prawne lub istotnie wpływające na osobę, musisz mieć na to jej zgodę, chyba że działanie to legalizuje niezbędność do zawarcia lub wykonania umowy albo fakt, że jest to dozwolone prawem UE lub państwa członkowskiego.

Zainwestuj w fachowego IOD

Nawet jeśli nie masz takiego obowiązku, to rozważ wyznaczenie inspektora ochrony danych (IOD). Jako fachowiec wesprze Cię w prawidłowym zorganizowaniu procesów przetwarzania danych osobowych, chroniąc przed roszczeniami klientów czy sankcjami ze strony organu nadzoru. Jeśli już to zrobiłeś, zadbaj, aby jego dane kontaktowe były łatwo dostępne.

Zobacz: Prawo w firmie

Uważaj na oszustów

Straszenie wysokimi karami lub wzywanie do wniesienia opłaty to popularne metody działania oszustów, którzy w łatwy sposób chcą zarobić na RODO! Bądź czujny i nie daj się nabrać! Czytaj uważniej korespondencję przychodzącą. Sprawdź, przez kogo została przesłana i czego dotyczy. Jeśli miałaby pochodzić od Urzędu Ochrony Danych Osobowych, zweryfikuj, czy zawiera wymagane elementy, np.: właściwą nazwę urzędu, poprawne adresy, autentyczne podpisy, a urzędowa pieczęć jest oryginalna. Od kontrolera żądaj okazania upoważnienia do kontroli i legitymacji służbowej. Jeśli chcesz skorzystać ze wsparcia działających na rynku firm, sprawdzaj ich wiarygodność i doświadczenie, a szkolenia i kursy na temat ochrony danych osobowych wybieraj z rozwagą.

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: UODO

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

QR Code
Moja firma
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
GUS: Wzrósł indeks kosztów zatrudnienia. Czy wzrost kosztów pracy może być barierą w prowadzeniu działalności gospodarczej?

GUS podał, że w IV kwartale 2023 r. indeks kosztów zatrudnienia wzrósł o 1,9 proc. kdk i 12,8 proc. rdr. Mimo to zmniejszył się udział firm sygnalizujących, że wzrost kosztów pracy lub presji płacowej może być w najbliższym półroczu barierą w prowadzeniu działalności gospodarczej.

Biznesowy sukces na rynku zdrowia? Sprawdź, jak się wyróżnić

W Polsce obserwujemy rosnącą liczbę firm, które specjalizują się w usługach związanych ze zdrowiem, urodą i branżą wellness. Właściciele starają się wyjść naprzeciw oczekiwaniom klientów i jednocześnie wyróżnić na rynku. Jak z sukcesami prowadzić biznes w branży medycznej? Jest kilka sposobów. 

Wakacje składkowe. Dla kogo i jak z nich skorzystać?

Sejmowe komisje gospodarki i polityki społecznej wprowadziły poprawki redakcyjne i doprecyzowujące do projektu ustawy. Projekt ten ma na celu umożliwić przedsiębiorcom tzw. "wakacje składkowe", czyli przerwę od płacenia składek ZUS.

Czego najbardziej boją się przedsiębiorcy prowadzący małe biznesy? [BADANIE]

Czego najbardziej boją się małe firmy? Rosnących kosztów prowadzenia działalności i nierzetelnych kontrahentów. A czego najmniej? Najnowsze badanie UCE RESEARCH przynosi odpowiedzi. 

REKLAMA

AI nie zabierze ci pracy, zrobi to człowiek, który potrafi z niej korzystać

Jak to jest z tą sztuczną inteligencją? Zabierze pracę czy nie? Analitycy z firmy doradczej IDC twierdzą, że jednym z głównych powodów sięgania po AI przez firmy jest potrzeba zasypania deficytu na rynku pracy.

Niewypłacalność przedsiębiorstw. Od początku roku codziennie upada średnio 18 firm

W pierwszym kwartale 2023 r. niewypłacalność ogłosiło 1635 firm. To o 31% więcej niż w tym okresie w ubiegłym roku i 35% wszystkich niewypłacalności ogłoszonych w 2023 r. Tak wynika z raportu przygotowanego przez ekonomistów z firmy Coface.  

Rosnące płace i spadająca inflacja nic nie zmieniają: klienci patrzą na ceny i kupują więcej gdy widzą okazję

Trudne ostatnie miesiące i zmiany w nawykach konsumentów pozostają trudne do odwrócenia. W okresie wysokiej inflacji Polacy nauczyli się kupować wyszukując promocje i okazje cenowe. Teraz gdy inflacja spadła, a na dodatek rosną wynagrodzenia i klienci mogą sobie pozwolić na więcej, nawyk szukania niskich cen pozostał.

Ustawa o kryptoaktywach już w 2024 roku. KNF nadzorcą rynku kryptowalut. 4,5 tys. EUR za zezwolenie na obrót walutami wirtualnymi

Od końca 2024 roku Polska wprowadzi w życie przepisy dotyczące rynku kryptowalut, które dadzą Komisji Nadzoru Finansowego (KNF) szereg nowych praw w zakresie kontroli rynku cyfrowych aktywów. Za sprawą konieczności dostosowania polskiego prawa do przegłosowanych w 2023 europejskich przepisów, firmy kryptowalutowe będą musiały raportować teraz bezpośrednio do regulatora, a ten zyskał możliwość nakładanie na nie kar grzywny. Co więcej, KNF będzie mógł zamrozić Twoje kryptowaluty albo nawet nakazać ich sprzedaż.

REKLAMA

KAS: Nowe funkcjonalności konta organizacji w e-Urzędzie Skarbowym

Spółki, fundacje i stowarzyszenia nie muszą już upoważniać pełnomocników do składania deklaracji drogą elektroniczną, aby rozliczać się elektronicznie. Krajowa Administracja Skarbowa wprowadziła nowe funkcjonalności konta organizacji w e-US.

Sztuczna inteligencja będzie dyktować ceny?

Sztuczna inteligencja wykorzystywana jest coraz chętniej, sięgają po nią także handlowcy. Jak detaliści mogą zwiększyć zyski dzięki sztucznej inteligencji? Coraz więcej z nich wykorzystuje AI do kalkulacji cen. 

REKLAMA