Zanim zapłacisz chińskiemu dostawcy. Jak sprawdzić, czy to firma, za którą się podaje

• Angielska nazwa to nie nazwa prawna
• 18 znaków, które identyfikują firmę
• Co widać w chińskim rejestrze
• Cztery rozbieżności, które trzeba wyjaśnić przed płatnością
• Pięć kroków przed pierwszym przelewem
• Jedno pytanie, które warto zadać

Angielska nazwa to nie nazwa prawna

Chińska spółka ma jedną nazwę prawną: chińską, zapisaną w licencji handlowej (营业执照, yingye zhizhao). Nazwy angielskie są tłumaczeniami. W obrocie zagranicznym ta sama firma może posługiwać się różnymi angielskimi wersjami swojej nazwy. Dlatego przy identyfikacji kontrahenta pewniejszym punktem odniesienia jest jego zarejestrowana chińska nazwa i kod. Dopóki wszystkie dokumenty wskazują na ten sam podmiot, nie jest to problem. Kłopot zaczyna się wtedy, gdy za podobnie brzmiącą angielską nazwą kryją się dwie różne firmy: jedna podpisuje umowę, a druga przyjmuje pieniądze.

18 znaków, które identyfikują firmę

Od 2015 r. w Chinach funkcjonuje jednolity kod identyfikacyjny podmiotów (统一社会信用代码, ang. Unified Social Credit Code, w skrócie USCI). Mimo angielskiej nazwy nie ma on nic wspólnego z ocenami obywateli. To zwykły numer identyfikacyjny, pełni funkcję podstawowego identyfikatora podmiotu, można więc go w uproszczeniu porównać do identyfikatorów takich jak polski NIP czy numer KRS.

Kod ma 18 znaków, cyfr i liter, i jest wydrukowany na licencji handlowej. Warto poprosić dostawcę o skan licencji i przepisać z niego kod.

Co widać w chińskim rejestrze

Kod i nazwę można sprawdzić w publicznym systemie informacji o przedsiębiorstwach (国家企业信用信息公示系统, gsxt.gov.cn). Rejestr pokazuje między innymi:

• status firmy: aktywna (存续 lub 在业), z cofniętą licencją (吊销) albo wykreślona (注销),
• osobę uprawnioną do reprezentowania spółki (法定代表人),
• adres siedziby,
• zakres działalności,
• datę rejestracji.

Serwis jest chińskojęzyczny, a korzystanie z niego z zagranicy może być utrudnione m.in. przez mechanizmy zabezpieczające i CAPTCHA.

Kalendarz książkowy 2027

Cztery rozbieżności, które trzeba wyjaśnić przed płatnością

1. Umowa a licencja. Nazwa kontrahenta w umowie powinna być identyczna z chińską nazwą w rejestrze, a nie tylko z angielską wersją ze strony internetowej.
2. Faktura a umowa. Faktura proforma powinna pochodzić od tej samej firmy, która podpisuje umowę. Jeśli wystawia ją inny podmiot, dostawca powinien wyjaśnić dlaczego.
3. Rachunek bankowy. Najbezpieczniej, gdy beneficjent rachunku jest tym samym podmiotem, który widnieje w umowie i na licencji. Jeśli płatność ma trafić do innej spółki, osoby prywatnej lub podmiotu w innym kraju, przed przelewem trzeba ustalić i udokumentować, z czego wynika ta różnica.
4. Producent a pośrednik. Wiele firm, które przedstawiają się jako fabryki, to spółki handlowe. Zakres działalności i adres siedziby w rejestrze mogą dostarczyć wskazówek, czy mamy do czynienia z producentem czy spółką handlową, ale same tego nie przesądzają. Pośrednik nie jest niczym złym, ale warto wiedzieć, komu się płaci i kto odpowiada za towar.

Szczególną ostrożność warto zachować, gdy dostawca nagle podaje nowy numer rachunku. Podmiana rachunku na fakturze nie musi wiązać się z włamaniem do systemu bankowego. Przestępcy mogą podszyć się pod kontrahenta i przekazać fałszywe dane do płatności. Jak opisał w marcu 2026 r. portal Telepolis, warszawska firma otrzymała podmienioną fakturę na milion euro. Do wyłudzenia nie doszło, bo pracownik sprawdził dokument przed płatnością.

Pięć kroków przed pierwszym przelewem

1. Poproś o skan licencji handlowej i przepisz z niego chińską nazwę oraz 18-znakowy kod USCI.
2. Sprawdź kod w rejestrze gsxt.gov.cn: status, adres, osobę reprezentującą spółkę i zakres działalności.
3. Porównaj nazwę z rejestru z nazwą w umowie, na fakturze proforma i w danych rachunku bankowego.
4. Każdą zmianę numeru rachunku potwierdź telefonicznie lub przez znany wcześniej kanał kontaktu, a nie odpowiadając na e-mail, w którym przyszła nowa informacja.
5. Wpisz do umowy chińską nazwę dostawcy i kod USCI oraz określ, na jaki rachunek i na rzecz jakiego podmiotu mają trafiać płatności.

Jedno pytanie, które warto zadać

Weryfikacja chińskiego dostawcy nie wymaga na początek wyjazdu do Chin ani kosztownych raportów. Najważniejsze pytanie brzmi: czy firma w umowie, na fakturze i na rachunku bankowym to ten sam podmiot, który widnieje w chińskim rejestrze? Jeśli tak, ryzyko pomyłki lub oszustwa przy pierwszej płatności wyraźnie spada. Jeśli nie, lepiej wyjaśnić to przed przelewem niż po nim.

NIS2 w Polsce. Jak przygotować firmę na nowe wymogi cyberbezpieczeństwa