Zgodnie z art. 67 ust. 1 pkt 3 Pzp zamawiający może udzielić zamówienia z wolnej ręki ze względu na wyjątkową sytuację niewynikającą z przyczyn leżących po stronie zamawiającego, której nie mógł on przewidzieć, wymagane jest natychmiastowe wykonanie zamówienia, a nie można zachować terminów określonych dla innych trybów udzielenia zamówienia. Celem udzielenia zamówienia na podstawie art. 67 ust. 1 pkt 3 Pzp, jest potrzeba natychmiastowego wykonania zamówienia, wynikająca z konieczności uniknięcia negatywnych konsekwencji zaniechania niezwłocznego podjęcia działań, mających na celu uniknięcie tych skutków.
Przepis art. 46 ust. 4a Prawa zamówień publicznych uprawnia zamawiającego do zatrzymania wadium wraz z odsetkami (jeżeli wadium w pieniądzu było przechowywane na oprocentowanym rachunku bankowym), jeżeli wykonawca w odpowiedzi na wezwanie, o którym mowa w art. 26 ust. 3 Pzp, nie złożył dokumentów lub oświadczeń, o których mowa w art. 25 ust. 1 Pzp, lub pełnomocnictw, chyba że udowodni, że wynika to z przyczyn nieleżących po jego stronie.
Zasadą jest, że zamawiający po otwarciu ofert dokonuje wyboru najkorzystniejszej oferty na podstawie kryteriów oceny ofert określonych w specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Kryterium oceny ofert może być albo tylko cena albo cena i inne kryteria odnoszące się do przedmiotu zamówienia. W szczególności chodzi tu o jakość, funkcjonalność, parametry techniczne, zastosowanie najlepszych dostępnych technologii w zakresie oddziaływania na środowisko, koszty eksploatacji, serwis oraz termin wykonania zamówienia. Jak jednak powinien zachować się zamawiający gdy oferty są równie korzystne?