| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | WIDEOAKADEMIA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Moja firma > Biznes > Firma > Zamówienia publiczne > ABC zamówień publicznych > Jak dokumentowane jest postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego?

Jak dokumentowane jest postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego?

Regulacja dotycząca dokumentowania postępowań znajduje się w rozdziale 5 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych. Dwa podstawowe dokumenty, które zamawiający powinien sporządzić to protokół postępowania o udzielenie zamówienia oraz sprawozdanie roczne o udzielonych zamówieniach. Poniżej przedstawiona zostanie charakterystyka obu tych dokumentów.

Najważniejszym dokumentem dotyczącym postępowania o udzielenie zamówienia jest protokół. Protokół postępowania o udzielenie zamówienia musi być prowadzony w formie pisemnej i zawierać:

  • informacje o zamawiającym;
  • opis przedmiotu zamówienia;
  • informacje o trybie udzielenia zamówienia, a w przypadku zastosowania innego niż przetarg nieograniczony lub przetarg ograniczony trybu udzielenia zamówienia, powody zastosowania tego trybu;
  • określenie wartości zamówienia;
  • informacje o wykonawcach;
  • cenę i inne istotne elementy ofert oraz szczegółowe dane dotyczące warunków ich składania;
  • wskazanie wybranej oferty lub ofert;
  • ogłoszenia i zmiany treści ogłoszeń;
  • informacje o osobach zaangażowanych w przeprowadzenie postępowania;
  • wskazanie kwoty, jaką zamawiający ma zamiar przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia lub jego części;
  • zestawienia, uwagi i wyjaśnienia.

Bardzo szczegółowo wymagania co do treści protokołu wskazuje rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 26 października 2010 r. w sprawie protokołu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Załącznikami do tego rozporządzenia są wzory protokołów dla poszczególnych trybów postępowania.

Protokół podpisuje osoba, która go sporządziła oraz kierownik zamawiającego.

Obowiązek sporządzania pisemnego protokołu występuje w trakcie prowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia. Oznacza to, iż pojawia się on z chwilą wszczęcia tego postępowania. Dokument ten powinien także zawierać informacje na temat czynności poprzedzających wszczęcie postępowania oraz wykonywanych po jego zakończeniu.

Załącznikami do protokołu są między innymi oferty, opinie biegłych, oświadczenia, informacja z zebrania informacyjnego dla wszystkich wykonawców, zawiadomienia, wnioski oraz umowa w sprawie zamówienia publicznego. Do tej grupy należą także wszystkie inne dokumenty i informacje składane przez zamawiającego i wykonawców.

Protokół oraz załączniki są jawne, z tym że te ostatnie co do zasady dopiero po dokonaniu wyboru najkorzystniejszej z ofert lub po unieważnieniu postępowania. Zamawiający udostępnia protokół lub załączniki na wniosek i niezwłocznie. Wgląd może odbyć się w wyznaczonym miejscu, ale zamawiający może też przesłać kopie pocztą, faksem lub drogą elektroniczną zależnie od wyboru, jakiego dokonał wnioskodawca we wniosku.

Zamawiający ma obowiązek przechowywania protokołu wraz z załącznikami przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia. Przechowywanie powinno odbywać się w taki sposób, aby zagwarantowana była nienaruszalność protokołu.

Polecamy: Jakie są tryby udzielania zamówień publicznych? - negocjacje z ogłoszeniem

Narzędzia przedsiębiorcy

POLECANE

Dotacje dla firm

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

Pomysł na biznes

Eksperci portalu infor.pl

Stawski Syty Adwokacka Spółka Partnerska

Specjalista w dziedzinie prawa inwestycji budowlanych, zamówień publicznych, nieruchomości, procesu zarządzania i transakcji nieruchomościami oraz prawa autorskiego

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »