| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Moja firma > Aktualności > Elektroniczna teczka osobowa obniży koszty i zabezpieczy dane

Elektroniczna teczka osobowa obniży koszty i zabezpieczy dane

Polscy przedsiębiorcy od lat narzekają na ustawowy obowiązek przechowywania papierowej dokumentacji pracowniczej, zgodnie z którym wybrane akta powinny być przechowywane nawet przez pół wieku.


Jest to obowiązek uciążliwy i kosztowny, a jego niedopełnienie wiąże się z surowymi konsekwencjami finansowymi. Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej rozważa wprowadzenie możliwości prowadzenia archiwum akt pracowniczych w wersji elektronicznej. Choć obecnie cyfrowe dokumenty wciąż mogą stanowić jedynie uzupełnienie tradycyjnego archiwum, firmy coraz chętniej decydują się na digitalizację akt.

Korzyści płynące z cyfryzacji archiwów są szczególnie widoczne w firmach przetwarzających każdego dnia setki dokumentów. Zgodnie z polskim prawem przedsiębiorca jest zobowiązany do prowadzenia teczki osobowej każdego pracownika, a odpowiednie dokumenty należy przechowywać nawet przez 50 lat. Obecnie akta, które występują w formie elektronicznej, muszą mieć także swój papierowy oryginał. Plany resortu pracy dotyczące możliwości całkowitej cyfryzacji teczek pracowników mogą usprawnić pracę administracyjną tysięcy firm w Polsce i ograniczyć ich wydatki związane z przechowywaniem, przesyłaniem czy  drukowaniem dokumentów.

- Elektroniczna archiwizacja dokumentów pracowniczych to skrócenie czasu przeszukiwania akt, poprawa jakości oryginalnej dokumentacji i przede wszystkim redukcja kosztów. Warto także pamiętać, że to pracodawca odpowiada za ewentualne zniszczenie akt niezależnie od tego, czy jego przyczyną był pożar czy powódź. Możliwość przechowywania dokumentacji pracowniczej w wersji cyfrowej pozwoliłaby na ochronę kluczowych akt nawet w przypadku zniszczenia ich papierowych oryginałów - mówi Ireneusz Hołowacz, Dyrektor ds. Produktów GAVDI Polska S.A.

Do dyspozycji firm, które już teraz zdecydują się na cyfryzację archiwów pracowniczych są odpowiednie narzędzia informatyczne pozwalające na przechowywanie elektronicznej kopii teczki osobowej pracownika w formie skanów oryginalnych dokumentów. Takie rozwiązania są szczególnie dedykowane firmom i instytucjom, które zatrudniają wielu pracowników i mają rozproszoną strukturę organizacyjną utrudniającą bieżący dostęp do dokumentów przechowywanych w tradycyjnym archiwum. - Dzięki aktom dostępnym w wersji elektronicznej specjaliści działów kadr mogą zyskać szybki i łatwy dostęp do teczki osobowej pracownika bez potrzeby opuszczania stanowiska pracy, co znacznie usprawnia pracę administracyjną. Przechowywane w formie cyfrowej dane są w pełni bezpieczne dzięki systemowi nadawania uprawnień, który pozwala na wgląd w archiwum tylko osobom do tego upoważnionym - dodaje Ireneusz Hołowacz.

reklama

Narzędzia przedsiębiorcy

POLECANE

Dotacje dla firm

reklama

Ostatnio na forum

Pomysł na biznes

Eksperci portalu infor.pl

Piotr Mazurkiewicz

Partner – Senior Executive Search Consultant HRK S.A. /IRC Global Executive Search Partners posiada wieloletnie doświadczenie zawodowe, m.in. w branży finansowej i branży doradztwa personalnego. W latach 1998-2004 pracował dla szwajcarskich firm ubezpieczeniowych, m.in. na stanowiskach dyrektora regionalnego oraz dyrektora ds. rozwoju i szkoleń. Jako dyrektor departamentu szkoleń w dużej międzynarodowej organizacji stworzył i rozwinął system szkoleń dla kilku tysięcy przedstawicieli handlowych. Certyfikowany trener Insights Discovery. W swojej pracy zawodowej przeprowadził ponad 150 warsztatów z zakresu komunikacji, zarządzania, negocjacji i technik sprzedaży. W 2006 roku został partnerem zarządzającym HRK Financial Markets w HRK S.A. gdzie stworzył od podstaw zespół specjalizujący się w projektach rekrutacyjnych skierowanych do instytucji finansowych ze szczególnym uwzględnieniem rynku kapitałowego, od tego czasu miał okazję pracować dla ponad 120 klientów. Obecnie w HRK pozyskuje kandydatów na wysokie stanowiska dla wielu renomowanych instytucji finansowych i korporacji międzynarodowych oraz koordynuje realizację procesów rekrutacyjnych na stanowiska menedżerskie i eksperckie w obszarach: Banking & Insurance, Leasing & Financial Services, Legal & Profesional Services, FINANCE, SSC, BPO, HR, FMCG, RETAIL. Odpowiada za relacje z międzynarodową siecią IRC Global Executive Search Partners, nadzoruje Marketing, PR i innowacje.

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »