| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJE MOBILNE | KARIERA | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Moja firma > Aktualności > Elektroniczny obieg faktur przynosi oszczędności

Elektroniczny obieg faktur przynosi oszczędności

Firmy stosujące papierowy obieg faktur zakupu powinny go zastąpić skanowaniem i elektronicznym obiegiem. Przyniesie to spore oszczędności i zmniejszy liczbę popełnianych błędów przy rozliczaniu tych dokumentów.


EWA MATYSZEWSKA

Standardem w firmach zarówno polskich, jak i zagranicznych jest papierowy obieg faktur zakupu. Czy w praktyce pojawiają się jakieś typowe problemy dla tego typu obiegu dokumentów?

RADOSŁAW TARTAS*

Często faktury trafiają do kancelarii/sekretariatu lub działów biznesowych firmy (zakupy, magazyny, IT, szkolenia itp.), gdzie są opisywane przez osoby, które dokonały zakupu a następnie są kierowane do działu księgowości, gdzie następuje ich księgowanie i płatność. Nawet jeśli faktura trafi najpierw do działu księgowości, i tak musi zostać opisana i zatwierdzona przez dział merytoryczny. Papierowy obieg powoduje, że faktury giną (schowane w szufladzie), są zbyt długo trzymane, muszą kilka razy krążyć po firmie. Dział księgowości często nawet nie ma wiedzy o takich fakturach, a na koniec jest odpowiedzialny za opóźnione płatności i karne odsetki (nie mówiąc o problemach w prawidłowym obliczeniu podatku dochodowego czy podatku od towarów i usług).

Aby rozwiązać te problemy, coraz więcej firm decyduje się na wdrażanie rozwiązań do skanowania i elektronicznego obiegu faktur zakupu. Na czym ta metoda polega?

Faktury przychodzące do firmy są sortowane i skanowane. Specjalne oprogramowanie odpowiada za odczytanie danych z zeskanowanej faktury, wykorzystując technologię OCR (Optical Character Recognition - optyczne rozpoznawanie znaków) oraz ICR (Intelligent Character Recognition - inteligentne rozpoznawanie znaków). System prezentuje skan faktury oraz dane (wcześniej zweryfikowane przez zaszyte algorytmy sprawdzające, np. liczbę i rodzaj znaków czy kwoty), umożliwiając również ręczną korektę tych danych. Skuteczność automatycznego odczytania danych ze skanu faktury za pierwszym razem może przekraczać nawet 90 proc. Skan faktury wraz z danymi może trafiać bezpośrednio do systemu finansowo-księgowego (np. jako faktura wstępnie zaksięgowana) lub do elektronicznego obiegu.

Jakie korzyści przynosi firmom skanowanie i elektroniczny obieg faktur?

Przede wszystkim oszczędności. Pierwsze oszczędności można już zauważyć w firmach otrzymujących od 5 tys. faktur wzwyż rocznie. Zamiana obiegu papierowego na obieg elektroniczny przynosi pożytek dla wszystkich działów uczestniczących w tym procesie, np. skrócenie czasu i zmniejszenie kosztów obsługi faktur; minimalizacja operacji manualnych; obniżenie liczby błędów; minimalizacja odsetek z tytułu spóźnionych płatności; pełny podgląd do historycznych danych dla uczestników procesu.

Czy urzędy skarbowe, akceptują zeskanowane faktury?

Wdrożenie rozwiązań do skanowania i elektronicznego obiegu faktur zakupu jest w pełni akceptowalne przez urzędy skarbowe. W razie kontroli możliwe jest szybkie odnalezienie faktury w systemie i wydrukowanie jej skanu. Powiązanie skanu faktury (np. poprzez kod kreskowy) z oryginalną wersją papierową, przyspiesza odszukanie faktury w archiwum papierowym.

Fot. Wojciech Górski

* Radosław Tartas

konsultant i kierownik projektów we wdrożeniach systemów informatycznych (ERP, workflow) i projektach doradczych realizowanych dla firm polskich i zagranicznych

reklama

Polecamy artykuły

Narzędzia przedsiębiorcy

POLECANE

Dotacje dla firm

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

Pomysł na biznes

Eksperci portalu infor.pl

Arkadiusz Dudkiewicz

Doradca podatkowy, agent celny, prawnik

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »