| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Moja firma > Aktualności > 50 lat to za długo na przechowywanie akt

50 lat to za długo na przechowywanie akt

Określając zasady przechowywania dokumentacji pracowniczej powinno się wziąć pod uwagę, że ZUS może kontrolować płatników tylko przez dziesięć lat.


• Pracodawcy chcą skrócić okresy przechowywania akt osobowych. Dlaczego?

- Ponieważ zdarzało się, że nie płacili składek ubezpieczeniowych za pracowników. Natomiast ZUS mógł dochodzić roszczeń z tego tytułu jedynie przez pięć lat, od 1 stycznia 2003 r. przez dziesięć lat. Automatycznie wydłużył się okres przechowywania przez pracodawców deklaracji rozliczeniowych i imiennych raportów miesięcznych oraz dokumentów korygujących opłaconych składek z pięciu do dziesięciu lat od dnia przekazania ich do ZUS.

• Dlaczego akta osobowe pracowników od dawna muszą być przechowywane przez 50 lat?

- Wynikało to m.in. z faktu, iż nieletni, podejmując naukę zawodu, której czas trwania liczył się do okresów zatrudnienia będących podstawą do naliczenia emerytury lub renty, miał po skończonej szkole podstawowej 15 lat, a osiągał wiek emerytalny po przekroczeniu 65 roku życia (mężczyzna). Od 1 stycznia 2003 r. ten 50-letni okres przechowywania akt osobowych został po prostu formalnie potwierdzony w zapisie ustawowym.

• Kto powinien ponosić koszty przechowywania akt osobowych?

- Dla pracodawcy, który płaci pracownikowi wynagrodzenie i inne świadczenia oraz pochodne od wynagrodzenia, jest to dodatkowy podatek. Skoro dokumentacja ta jest potrzebna dla celów praktycznych ubezpieczonemu (i ewentualnie jego spadkobiercom) oraz ubezpieczycielowi (ZUS), a konieczność jej przechowywania wymusza system prawny państwa, to koszty tej czynności można rozłożyć inaczej.

• W jaki sposób powinna być traktowana dokumentacja płacowa?

- Obowiązujący sposób obliczania wysokości świadczeń emerytalno-rentowych w Polsce powoduje, że dla osób urodzonych do 31 grudnia 1968 r. konieczny jest 50-letni okres przechowywania tej dokumentacji. Jednak zasady przechowywania dokumentacji płacowej należy rozpatrywać razem z okresem, w jakim ZUS może kontrolować płatników składek. Jeżeli założymy, że pozostanie utrzymany dziesięcioletni okres kontroli prawidłowości wpłacanych składek przez pracodawcę, to analogicznie, jak w przypadku akt osobowych można przyjąć, iż jest to wyłącznie sprawa między ZUS a ubezpieczonym.

• Dlaczego?

- Ubezpieczony jest informowany przez ZUS o stanie jego składek wniesionych przez pracodawcę. Jeżeli w ciągu dziesięciu lat nie zgłosi zastrzeżeń w tej sprawie, to znaczy, że podane kwoty akceptuje. Nie ma zatem potrzeby, aby dokumenty dla osób, których emeryturę nalicza się wyłącznie w nowy sposób (czyli bez kapitału początkowego), przechowywać przez 50 lat.

• Co zrobić z dokumentami osób, które będą przechodzić na emeryturę mieszaną?

- Wówczas przez kilkadziesiąt lat należałoby prowadzić dwa zbiory umownych list płac. Jeden, o 50-letnim okresie przechowywania, dla osób, których emeryturę lub rentę nalicza się łącznie z kapitałem początkowym, i drugi dla pozostałych osób. W tym drugim przypadku okres przechowywania dokumentacji płacowej mógłby być krótszy.

Notowała BOŻENA WIKTOROWSKA

• JAROSŁAW PORAZINSKI

od 2002 roku prezes Stowarzyszenia Archiwistów Polskich, profesor w Instytucie Historii i Archiwistyki UMK w Toruniu

reklama

Narzędzia przedsiębiorcy

POLECANE

Dotacje dla firm

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

Pomysł na biznes

Eksperci portalu infor.pl

dr Katarzyna Kalata

Ekspert z zakresu prawa pracy i ubezpieczeń społecznych

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »