| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Moja firma > Spółki > Pełnomocnictwo do udziału w walnym zgromadzeniu

Pełnomocnictwo do udziału w walnym zgromadzeniu

Prawo uczestniczenia w walnym zgromadzeniu i prawo głosu może być wykonywane przez akcjonariusza osobiście lub przez pełnomocników. Ponieważ przewidziane w art. 412 § 1 k.s.h. pełnomocnictwo nie zostało w kodeksie spółek handlowych osobno zdefiniowane, trzeba uznać, że stanowi ono instytucję uregulowaną normami kodeksu cywilnego, co oznacza, że przepisy tej ustawy powinny być w tym przypadku stosowane wprost.

Pełnomocnikiem do udziału w walnym zgromadzeniu może zostać zarówno osoba fizyczna, jak i osoba prawna, przy czym może nim być zarówno akcjonariusz, jak i osoba spoza grona akcjonariuszy.

Przyjmując zasadę swobody akcjonariusza w wyborze pełnomocnika do udziału w walnym zgromadzeniu, k.s.h. ustanawia jednak wyjątek, wykluczając możliwość udzielenia takiego pełnomocnictwa członkom zarządu i pracownikom spółki (art. 4122 § 1 k.s.h.). Ograniczenie to uzasadnione jest mogącą wystąpić w praktyce kolizją interesów oraz związaną z tym stronniczością pracowników spółki i jej zarządców. Ratio legis powołanego przepisu przemawia za przyjęciem w tym przypadku wykładni rozszerzającej.

Zakaz pełnienia funkcji pełnomocnika dotyczy wyłącznie osób będących członkami zarządu lub pracownikami spółki w czasie odbywania się walnego zgromadzenia, a nie w momencie udzielenia pełnomocnictwa. Nie obejmuje on zatem byłych członków zarządu i byłych pracowników spółki. Nie ma też przeszkód, by pełnomocnikiem ustanowiony został członek rady nadzorczej, z wyłączeniem okresu, w którym jest on delegowany do czasowego wykonywania czynności członków zarządu. W powołanym przepisie jest mowa o „pracownikach”, tj. o osobach, które łączy ze spółką stosunek pracy nawiązany na podstawie umowy o pracę, zgodnie z art. 25 i nast. k.p. Tak więc zakaz zawarty w art. 4122 § 1 k.s.h. nie znajduje zastosowania wobec osób zatrudnionych w spółce na innej podstawie prawnej (np. umowa-zlecenie, umowa agencyjna, tzw. kontrakt menedżerski).

Zgodnie z dostosowującym regulacje k.s.h. do wymogów powołanej już Dyrektywy 2007/36/WE art. 4122 § 2 k.s.h., wyłączenie możliwości pełnienia funkcji pełnomocnika na walnym zgromadzeniu przez członka zarządu i pracownika spółki nie dotyczy spółki publicznej. Przyjęto jednak zasadę, że jeżeli pełnomocnikiem na walnym zgromadzeniu spółki publicznej jest członek zarządu, członek rady nadzorczej, likwidator, pracownik spółki publicznej lub członek organów, lub pracownik spółki, lub spółdzielni zależnej od tej spółki, pełnomocnictwo może upoważniać do reprezentacji tylko na jednym walnym zgromadzeniu. Jednocześnie nakłada się na pełnomocnika obowiązek ujawnienia akcjonariuszowi okoliczności wskazujących na istnienie bądź możliwość wystąpienia konfliktu interesów. Udzielenie dalszego pełnomocnictwa jest w tym przypadku wyłączone (art. 4122 § 3 k.s.h.).

Ustawowe wyłączenie możliwości pełnienia funkcji pełnomocnika przewiduje również art. 413 k.s.h., według którego akcjonariusz nie może ani osobiście, ani przez pełnomocnika, ani też jako pełnomocnik innej osoby głosować przy podejmowaniu uchwał dotyczących jego odpowiedzialności wobec spółki z jakiegokolwiek tytułu, w tym udzielenia absolutorium, zwolnienia z zobowiązania wobec spółki oraz sporu pomiędzy nim a spółką. Brzmienie powołanego przepisu wskazuje, że zakaz ten odnosi się tylko do akcjonariuszy i nie obejmuje innych osób uprawnionych do głosowania na walnym zgromadzeniu, tj. zastawników i użytkowników akcji. Zachodzi więc obawa, że głosujący na walnym zgromadzeniu użytkownicy lub zastawnicy będą wykonywać przysługujące im prawa korporacyjne „we własnej sprawie”, będąc w konflikcie interesów ze spółką, albo będą głosować w interesie pozostających w takim konflikcie akcjonariuszy, którzy ustanowili na swoich akcjach na ich rzecz zastaw lub użytkowanie. Tego rodzaju praktyki byłyby całkowicie sprzeczne z celem, dla którego powołany przepis został ustanowiony, jednak proponowane w literaturze rozciągnięcie przewidzianego w nim zakazu na uprawnionych do głosowania zastawników lub użytkowników akcji w drodze odpowiednich postanowień statutowych stanowiłoby niedozwoloną wykładnię rozszerzającą przepisu, którego zakres podmiotowy został przez ustawodawcę wyraźnie określony.

Na gruncie obowiązujących regulacji, dopuszczających - poza wskazanymi wyżej wyjątkami - ustanowienie pełnomocnikiem do udziału w walnym zgromadzeniu zarówno osoby fizycznej, jak i prawnej spośród akcjonariuszy lub spoza ich grona, nie ma przeszkód, by pełnomocnictwo udzielone zostało osobie niebędącej uczestnikiem spółki, która mogłaby reprezentować odpłatnie większą liczbę zwłaszcza drobnych akcjonariuszy. Rozwiązanie takie funkcjonuje od dawna w zbliżonym systemowo do polskiego ustawodawstwa w prawie niemieckim. Zgodnie z § 135 ust. 9 AktG, pełnomocnictwo do udziału w walnym zgromadzeniu i wykonywania prawa głosu może być udzielone m.in. „osobom, które polecają się akcjonariuszom w sposób zarobkowy do wykonywania prawa głosu na walnym zgromadzeniu”. Przewidziane w powołanym przepisie ustanawianie pełniących swe funkcje odpłatnie pełnomocników działających zwykle w imieniu większych grup drobnych akcjonariuszy i wspólnie przez nich opłacanych jest w praktyce niemieckiej często stosowane. Pewne wątpliwości może jednak budzić praktyka wskazywania osób polecanych przez spółkę do pełnienia funkcji pełnomocnika w zamieszczanych na stronach internetowych spółki formularzach pełnomocnictwa. Oczywiście, zaproponowana w ten sposób przez spółkę kandydatura nie jest dla akcjonariuszy wiążąca i mogą oni udzielić pełnomocnictwa innej osobie lub w ogóle nie ustanawiać pełnomocnika. Trzeba jednak mieć na uwadze, że w razie udzielenia przez akcjonariuszy pełnomocnictwa osobie wskazanej w formularzu jest ona z reguły w znacznym stopniu zależna od decyzji zarządu spółki, jako przedstawiającego jej kandydaturę.

Pełnomocnictwo do udziału w walnym zgromadzeniu i wykonywania prawa głosu powinno być udzielone na piśmie pod rygorem nieważności (art. 4121 § 1 k.s.h.). W doktrynie wyrażane były wprawdzie wątpliwości, czy forma pisemna pełnomocnictwa jest wystarczająca również do podejmowania uchwał wymagających sporządzenia odrębnego protokołu przez notariusza. Jako argument wskazywano wynikającą z art. 99 § 1 k.c. zasadę, że przy ustanawianiu pełnomocnictwa do podpisania statutu spółki oraz do dokonania przez pełnomocnika zmiany postanowień statutu przed rejestracją spółki konieczne jest - z uwagi na wymaganą dla ważności statutu formę notarialną (art. 301 § 2 k.s.h.) - zachowanie takiej samej formy. Powstaje więc pytanie, czy pełnomocnictwo do wykonywania prawa głosu przy podejmowaniu uchwał wymagających formy notarialnej powinno zostać udzielone także w formie aktu notarialnego, zgodnie z art. 99 § 1 k.c. Wydaje się, że należy podzielić w tej kwestii odmienne stanowisko, zgodnie z którym udział pełnomocnika w walnym zgromadzeniu nie jest objęty dyspozycją art. 99 § 1 k.c. Trudno bowiem nie zgodzić się ze spostrzeżeniem, że pełnomocnictwo takie zawiera umocowanie jedynie do wejścia w skład organu spółki i wykonywania prawa głosu. Forma aktu notarialnego jest natomiast wymagana dla podjętej przez walne zgromadzenie uchwały, która - w myśl przyjętej w art. 38 k.c. tzw. teorii organów - nie stanowi woli akcjonariusza ani reprezentującego go pełnomocnika, lecz jest wyrazem woli spółki. Pełnomocnictwo uprawnia jedynie do udziału w organie, który tę wolę wyraża. Przewidziana w art. 4121 § 1 k.s.h. dla pełnomocnictwa do udziału w walnym zgromadzeniu forma pisemna ad solemnitatem jest zatem wystarczająca także przy podejmowaniu przez ten organ uchwał wymagających formy aktu notarialnego. Niezachowanie formy pisemnej powoduje nieważność pełnomocnictwa na podstawie art. 58 § 1 i art. 73 § 1 k.c.

Według art. 4121 § 2 k.s.h. implementującego do k.s.h. regulacje Dyrektywy 2007/36/WE pełnomocnictwo do udziału w walnym zgromadzeniu spółki publicznej i wykonywania prawa głosu może być udzielone także w postaci elektronicznej. Powołany przepis zastrzega, że udzielenie pełnomocnictwa w postaci elektronicznej nie wymaga opatrzenia bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu. Statut spółki nie może wprowadzać dalej idących ograniczeń dotyczących formy udzielenia pełnomocnictwa (art. 4121 § 3 k.s.h.). Spółka publiczna obowiązana jest wskazać akcjonariuszom co najmniej jeden sposób zawiadamiania przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej o udzieleniu pełnomocnictwa w postaci elektronicznej. O sposobie zawiadamiania powinien rozstrzygać regulamin walnego zgromadzenia, a w braku regulaminu - zarząd spółki (art. 4121 § 4 k.s.h.). W odniesieniu do prywatnych spółek akcyjnych wprawdzie także jest możliwe udzielenie pełnomocnictwa w postaci elektronicznej, uzasadnione wydaje się jednak utrzymanie pisemnej formy pełnomocnictwa. Nałożenie na spółki prywatne, złożone zazwyczaj z niewielkiej liczby akcjonariuszy, obowiązku akceptowania pełnomocnictw udzielonych w postaci elektronicznej i weryfikowania autentyczności oświadczeń składanych w formie elektronicznej wiązałoby się bowiem z nadmiernymi, w stosunku do wielkości tych spółek, kosztami. Oświadczenie akcjonariusza dotyczące ustanowienia pełnomocnika może mieć zatem postać fizycznego dokumentu lub postać elektroniczną, pozwalającą na zidentyfikowanie autora oświadczenia.

Dokument pełnomocnictwa powinien zostać przedstawiony przez pełnomocnika w chwili sporządzania listy obecności na walnym zgromadzeniu, a jeżeli przybył on na walne zgromadzenie już po jej sporządzeniu - powinien wystąpić o dokonanie odpowiedniego uzupełnienia. Z uwagi na ustanowiony w art. 421 § 3 k.s.h. nakaz dołączania udzielonych przez akcjonariuszy pełnomocnictw do księgi protokołów konieczne jest - w przypadku pełnomocnictwa do udziału w kilku kolejnych lub wszystkich walnych zgromadzeniach - przedstawianie na każdym walnym zgromadzeniu odrębnego dokumentu pełnomocnictwa.

Pełnomocnictwo może być w każdej chwili odwołane (art. 101 § 1 k.c.), także w czasie walnego zgromadzenia. W takim przypadku akcjonariusz-mocodawca decyduje, czy będzie głosował osobiście, udzieli pełnomocnictwa innej osobie czy też w ogóle nie będzie uczestniczył w walnym zgromadzeniu. Odwołanie pełnomocnictwa następuje w drodze jednostronnego oświadczenia woli mocodawcy złożonego pełnomocnikowi. Dla ważności odwołania nie jest wymagane zachowanie jakiejś szczególnej formy, mocodawca może więc dokonać tego ustnie lub nawet w sposób dorozumiany. Jeżeli jednak pełnomocnictwo do udziału w walnym zgromadzeniu spółki publicznej i wykonywania prawa głosu zostało udzielone zgodnie z powołanymi art. 4121 § 1-5 k.s.h., regulacje te stosuje się odpowiednio do odwołania pełnomocnictwa (art. 4121 § 6 k.s.h.).

Konieczność dotarcia do pełnomocnika oświadczenia woli o jego odwołaniu dla skuteczności odwołania stwierdził SN w wyroku z 10 października 2002 r. Nie jest natomiast niezbędne - jak podkreślono we wspomnianym wyroku - dotarcie oświadczenia woli o odwołaniu pełnomocnictwa również do kontrahenta, z którym pełnomocnik miał zawrzeć umowę. W odniesieniu do pełnomocnictwa do udziału w walnym zgromadzeniu i wykonywania prawa głosu oznacza to, że do skuteczności jego odwołania nie jest wymagane dotarcie do spółki stosownego oświadczenia woli.

Słusznie przyjmuje się, że istnienie po stronie akcjonariusza-mocodawcy określonych zobowiązań wynikających ze stosunku wewnętrznego nie stanowi dla akcjonariusza przeszkody do osobistego uczestnictwa w walnym zgromadzeniu i wykonywania tam przysługujących mu uprawnień. Tak więc nawet w sytuacji, w której pełnomocnik powoływałby się na stosunek wewnętrzny, z którego wynikałoby zobowiązanie się akcjonariusza-mocodawcy do niepodejmowania przez niego określonych działań, spółka powinna zezwolić akcjonariuszowi na wykonywanie prawa głosu.

W świetle obowiązujących regulacji trzeba wykluczyć możliwość udzielenia osobie niebędącej akcjonariuszem nieodwołalnego pełnomocnictwa do udziału w walnym zgromadzeniu. Dopuszczalność udzielenia przez wspólnika nieodwołalnego pełnomocnictwa do wykonywania prawa głosu zakwestionowana została w odniesieniu do spółki z o.o., szczególnie w sytuacji jednoczesnego zrzeczenia się lub zobowiązania się wspólnika do niewykonywania prawa głosu, co w praktyce byłoby równoznaczne z przeniesieniem prawa głosu. Pełnomocnictwo skutkujące nieodwołalną utratą przez akcjonariusza przysługującego mu prawa głosu na walnym zgromadzeniu w oczywisty sposób sprzeciwia się także kapitałowej naturze spółki akcyjnej. Z tego powodu jako podstawę prawną niedopuszczalności udzielenia nieodwołalnego pełnomocnictwa wskazuje się art. 58 § 1 i 2 k.c.

reklama

Narzędzia przedsiębiorcy

POLECANE

Dotacje dla firm

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

Pomysł na biznes

Eksperci portalu infor.pl

Sylwia Kozłowska

Dydaktyk medialny

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »