| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Moja firma > Biznes > Zarządzanie > Sekretariat > Współpracownicy > Jak przepraszać w imieniu szefa?

Jak przepraszać w imieniu szefa?

W każdym biurze od czasu do czasu pojawiają się konflikty. Nikt jednak nie lubi pracować, czy przebywać w pomieszczeniu, gdzie panuje niemiła i niezręczna atmosfera. Dlatego powiedzenie słowa „przepraszam” jest konieczne.

Przyznanie się do błędu i zadośćuczynienie drugiej stronie wypowiedzeniem słowa „przepraszam” nie jest rzeczą łatwą. Tym niemniej jest to konieczne, jeżeli chcemy „oczyścić” atmosferę z negatywnych emocji. Skuteczne przeprosiny, które zadowolą drugą stronę, opierają się na trzech podstawowych zasadach:
1. Słowo „przepraszam” - powinno być wypowiedziane wyraźnie, powoli, bez sarkazmu, niezadowolenia. Ważna jest intonacja – nadajmy naszemu głosowi spokojny ciepły ton, niech osoba, którą przepraszamy wyczuje w nim troskę, a nie złość, czy lekceważenie.
2. Kontakt wzrokowy. Gdy przepraszamy, powinniśmy patrzeć drugiej stronie prosto
w oczy, by dać jej odczuć, że w swych przeprosinach jesteśmy jak najbardziej szczerzy. Trzeba mieć jednak na uwadze, że zbyt intensywne wpatrywanie się w drugą osobę może być odczytane, jako próba jej zdominowania.
3. Mimika i mowa ciała. Składaniu przeprosin nie powinny towarzyszyć zaciśnięte pięści, czy nienaturalnie uniesione brwi. Rozmówca na pewno zauważy sprzeczność między treścią naszych słów a sposobem ich wyrażenia. Pilnujmy więc, by nasza twarz wyrażała to samo, co słowa.

Zobacz także serwis: Korespondencja w biznesie

Przeprosiny przez telefon

Rozmowa telefoniczna nigdy nie przekaże tych wszystkich niuansów, które daje nam rozmowa w cztery oczy. Właśnie dlatego, że nie możemy posiłkować się mową ciała, jest ona o wiele trudniejsza. W rozmowach tego typu największy nacisk musimy położyć na intonację – trzeba pilnować, żeby cała wypowiedź utrzymana była na tym samym poziomie, bez intonacji wznoszącej i opadającej, co mogłoby świadczyć o naszej nieszczerości lub arogancji.

Polecamy: Jakie są podstawowe zasady prowadzenia rozmów telefonicznych?

Przeprosiny pisemne

Zredagowanie przeprosin na piśmie jest o tyle łatwe, że dysponujemy czasem
na przemyślenie treści pisma i dobór właściwych słów. Odpowiadając na reklamację klienta, warto pamiętać o pewnym schemacie pomocnym przy ułożeniu odpowiedzi na jego skargę:

  • grzeczne podziękowanie za zgłoszone uwagi/zainteresowanie produktem/usługą,
  • podkreślenie cech wspólnych z klientem, miejsc, w których się zgadzacie,
  • dokładne opisanie sytuacji, która miała miejsce,
  • zwrócenie klientowi uwagi na komplikacje/niedogodności,
  • przeproszenie za powstałe niedogodności,
  • propozycja rozwiązania sytuacji/rozwiązania problemu,
  • ewentualna propozycja rekompensaty, „bonusów” w celu przekonania do kontynuacji współpracy,
  • grzeczne zakończenie.

Karolina Zaborska

reklama

Źródło:

INFOR

Zdjęcia

Rozmowa telefoniczna nigdy nie przekaże tych wszystkich niuansów, które daje nam rozmowa w cztery oczy.
Rozmowa telefoniczna nigdy nie przekaże tych wszystkich niuansów, które daje nam rozmowa w cztery oczy.

E-urząd Cyfrowe usługi publiczne. Poradnik dla administracji i przedsiębiorców (książka)79.00 zł

Narzędzia przedsiębiorcy

POLECANE

Dotacje dla firm

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

Pomysł na biznes

Eksperci portalu infor.pl

Kancelaria Kornat

Kancelaria prawna

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »