| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Moja firma > Biznes > Zarządzanie > Sekretariat > Tworzenie dokumentów > Załączniki i rozesłanie protokołu

Załączniki i rozesłanie protokołu

Wydaje się, że ostateczne wersje protokołu mogą się między sobą różnić jedynie sposobem zapisu. Zwykle i tak są kojarzone jedynie z suchym opisem przebiegu obrad. Tymczasem, dla lepszego odczytu mogą być urozmaicone za pomocą różnych elementów.

Załączniki

Aby lepiej zobrazować przebieg obrad lub załączyć do nich potrzebne materiały, do protokołów dołączane są załączniki. Mogą one przybrać formę:
- sprawozdań,
- raportów,
- rysunków,
- schematów,
- tablic danych statystycznych,
- zdjęć.

Sprawozdania i raporty zazwyczaj pojawiają się przy okazji zebrań prowadzonych w formie odprawy. W głównym protokole zaznacza się, kto i w jakiej kolejności zabierał głos, a następnie w załącznikach dołącza się do niego treści tych wystąpień.

Rysunki, schematy oraz wszelkiego rodzaju tablice są pomocne, gdy na zebraniach omawiano pewne skomplikowane zagadnienia. Bardzo dobrze sprawdza się dodanie graficznych opisów dyskusji przy tzw. „burzach mózgów”, które pozwolą na czytelne zilustrowanie przebiegu spotkania.

Zobacz również: Przygotowanie pism zaadresowanych

Dodawanie w załącznikach zdjęć ma miejsce bardzo rzadko, niemniej jednak doskonale sprawdzają się przy opisie technicznym różnych części maszyn, a także dla oceny terenów pod budowę, czy mieszkań do wynajęcia.

Rozsyłanie protokołów

Idealną sytuacją jest rozesłanie protokołu w ciągu 48 godzin od zakończenia zebrania. Dzięki zachowaniu tak krótkiego czasu od zakończenia obrad, mamy pewność, że uczestnicy w dalszym ciągu dokładnie pamiętają jego przebieg i będą w stanie zgłosić ewentualne uwagi osobie, która go sporządziła. W praktyce jednak dla rozesłania protokołu przyjmuje się okres tygodniowy. Wyjątkiem są sytuacje, w których konieczne jest udostępnienie zainteresowanym roboczych fragmentów protokołu w celu ich ustosunkowania się do dokładności zapisu. W takich sytuacjach zwykle przyjmuje się okres dwutygodniowy.

Polecamy serwis Korespondencja w biznesie

Karolina Zaborska

reklama

Źródło:

INFOR

Zdjęcia

prawozdania i raporty zazwyczaj pojawiają się przy okazji zebrań prowadzonych w formie odprawy.
prawozdania i raporty zazwyczaj pojawiają się przy okazji zebrań prowadzonych w formie odprawy.

E-urząd Cyfrowe usługi publiczne. Poradnik dla administracji i przedsiębiorców (książka)79.00 zł

Narzędzia przedsiębiorcy

POLECANE

Dotacje dla firm

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

Pomysł na biznes

Eksperci portalu infor.pl

Tomasz Goc

Dyrektor Handlowy w firmie Janpol

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »