| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJE MOBILNE | KARIERA | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Moja firma > Biznes > Zarządzanie > Sekretariat > Organizacja pracy > Na czym polega praca w sekretariacie?

Na czym polega praca w sekretariacie?

Praca w sekretariacie jest pracą biurową, należącą do stanowisk średniego szczebla, wykonywaną głównie przy użyciu komputera i innych nowoczesnych urządzeń biurowych. Osoby zajmujące stanowiska sekretarskie, wykonują czynności zapewniające sprawną pracę sekretariatu oraz zajmują się nadzorowaniem przepływu informacji, wewnątrz i na zewnątrz jednostki, w której pracują.

Stanowisko sekretarskie tworzone jest w większości przedsiębiorstw, zarówno prywatnych, jak i państwowych oraz w urzędach administracji publicznej. Osoby, wykonujące prace w sekretariacie zajmują zazwyczaj stanowisko: sekretarki, sekretarza, sekretarza-asystenta, oraz, najbardziej teraz popularne, asystenta i asystentki. Ich praca polega na pośredniczeniu w kontaktach pomiędzy przełożonym a pracownikami firmy, a także pomiędzy jej kontrahentami i klientami.

Osoby zajmujące stanowiska sekretarskie to pracownicy najściślej współpracujący ze swoim przełożonym. To do nich należy przygotowywanie materiałów związanych z różnego rodzaju spotkaniami i naradami, wyjazdami służbowymi, a także ich organizacja. Są osobami, które zwykle jako pierwsze mają kontakt z klientami i kontrahentami, dlatego prócz różnego rodzaju umiejętności organizacyjnych i związanych ściśle z wykonywaną przez nich pracą, muszą posiadać szereg tzw. umiejętności miękkich, koniecznych przy kontaktach interpersonalnych.

Od osób zatrudnionych na tego typu stanowiskach, wymaga się przede wszystkim:

  • wysokiej kultury osobistej – stanowią w pewnym sensie wizytówkę instytucji, w której pracują,
  • znajomości zasad komunikacji werbalnej i niewerbalnej,
  • odpowiedzialności,
  • odporności na stres,
  • systematyczności oraz dokładności w realizacji powierzonych zadań,
  • znajomości zasad negocjacji i asertywności,
  • dyskrecji oraz lojalności.

Polecamy: Współpracownicy

Praca w sekretariacie nie zawsze wygląda tak samo, tzn. zakres obowiązków osób zajmujących stanowiska asystenckie może różnić się w zależności od tego, czy działają oni tylko pod kierownictwem przełożonego, czy też powierzono im bardziej samodzielne stanowisko związane z kierownictwem lub nadzorem nad grupą osób.

Niemniej jednak istnieje grupa obowiązków, które zawsze wchodzą w zakres obowiązków tych pracowników średniego szczebla. Należą do nich:

  • organizowanie przepływu informacji i dokumentów pomiędzy poszczególnymi jednostkami (pionami) przedsiębiorstwa/firmy,
  • przyjmowanie interesantów oraz łączenie rozmów telefonicznych w języku polskim i obcym,
  • obsługa faksu, komputera i innych urządzeń biurowych,
  • prowadzenie kalendarza spotkań, baz adresowych oraz informowanie zainteresowanych o terminach spotkań,
  • organizowanie spotkań, zebrań oraz wyjazdów służbowych,
  • prowadzenie korespondencji wewnętrznej i zewnętrznej w języku polskim i obcym,
  • archiwizowanie korespondencji oraz dokumentów,
  • współpraca z poszczególnymi jednostkami (pionami) przedsiębiorstwa/ firmy.

Polecamy: Korespondencja w biznesie

reklama

Polecamy artykuły

Autor:

Źródło:

INFOR

Zdjęcia

Osoby zajmujące stanowiska sekretarskie to pracownicy najściślej współpracujący ze swoim przełożonym.
Osoby zajmujące stanowiska sekretarskie to pracownicy najściślej współpracujący ze swoim przełożonym.

Personel i Zarządzanie 4/201730.03 zł

Narzędzia przedsiębiorcy

POLECANE

Dotacje dla firm

reklama

Ostatnio na forum

Pomysł na biznes

Eksperci portalu infor.pl

Enadis

Oprogramowanie dla biznesu

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »