| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Moja firma > Biznes > Zarządzanie > Sekretariat > Organizacja pracy > Jak selekcjonować interesantów?

Jak selekcjonować interesantów?

Jednym z ważniejszych zadań sekretarki, czy asystentki jest selekcjonowanie interesantów, którzy domagają się rozmowy z szefem. Często również sami pracodawcy proszą je o drobne kłamstewka dotyczące ich obecności w pracy, czy dostępności.

Asertywność powinna cechować sekretarkę w każdej sytuacji, co oznacza, że powinna ona bronić swoich praw zarówno w kontaktach z klientami, jak i z przełożonym. Chronienie „świętego spokoju” zwierzchnika nie powinno jednak przekraczać pewnych granic. Na pewno szef nie może zmusić swojego pracownika do kłamstwa.  Jak zatem radzić sobie w sytuacji, gdy szef prosi nas o niełączenie z nim nikogo, a telefony się urywają?

„A” jak asertywność

Jak już było powiedziane, sekretarka powinna zawsze bronić swoich praw, nie powinna jednak robić tego w sposób agresywny. Zawsze powinna pamiętać o szacunku dla swojego rozmówcy i próbować załatwić sprawę jak najkorzystniej dla niego.

Fakt, iż nasz rozmówca kategorycznie żąda połączenia z szefem, nie oznacza też, że musimy to żądanie spełnić. Jeżeli wiemy, że np. przełożony nie życzy sobie rozmawiać z konkretną osobą, a my możemy połączyć ją z innym kompetentnym pracownikiem, który będzie w stanie jej pomóc, decyzja co do odmówienia połączenia należy do nas. Jeśli już ją podejmiemy, musimy się jej konsekwentnie trzymać.

Trzeba pamiętać, że nie możemy traktować tego typu rozmów w kategoriach „wygrany – przegrany”. Najbardziej pożądane rozwiązanie to takie, w którym możemy zaproponować interesantowi alternatywne rozwiązanie niż połączenie go z szefem, np. połączenie go z inną osobą albo zapisanie jego nazwiska i telefonu z zapewnieniem, że przekażemy je zwierzchnikowi. W tej drugiej sytuacji należy uprzedzić rozmówcę, że decyzję o oddzwonieniu podejmie przełożony, a nie my.

Zobacz także: Szef i asystentka

„N” jak nazwisko

Zdarzają się sytuacje, gdy szef „ukrywa” się przed konkretną osobą i prosi nas o „ochronę”. Żeby mu wtedy pomóc, nie ma innej rady, jak pytać wszystkich rozmówców o nazwisko, po to by uniknąć połączenia przełożonego z niepożądanym „intruzem”. Trzeba się jednak zastanowić, jak poczuje się rozmówca, który prosząc o połączenie z szefem, po wymienieniu swojego nazwiska dostanie odpowiedź, że osoby, o którą pyta nie ma. Na pewno dojdzie do przekonania, że dla „innych” szef jest, a dla niego nie. Oczywiście, najprostszym wyjściem z sytuacji byłoby mówienie prawdy w każdej sytuacji. Tylko nie zawsze spotka się to z akceptacją szefa, który prosił nas przecież o coś innego.

Możliwych jest klika wyjść z tej sytuacji:

  • znalezienie odpowiedzi, która nie będzie kłamstwem, ale nie będzie też do końca prawdą, np. stwierdzenie, że co prawda szef jest, ale w tym momencie jest zajęty, niedostępny itd.,
  • prośba o krótkie streszczenie sprawy i podjęcie własnej decyzji, co do połączenia,
  • połączenie interesanta z inną kompetentną osobą,
  • zanotowanie nazwiska, numeru telefonu i potwierdzenie ich przekazania przełożonemu.

Polecamy serwis Manager

„O” jak obietnice

Nigdy, ale to przenigdy nie należy składać żadnych obietnic w imieniu szefa, chyba że ten nas do tego upoważni. Nie wolno „spławić” interesanta mówiąc, że szef na pewno do niego oddzwoni. To nie my podejmujemy decyzję w tym zakresie, a on. Dobra sekretarka w takiej sytuacji zobowiąże się jedynie do przekazania wiadomości od klienta.

reklama

Narzędzia przedsiębiorcy

POLECANE

Dotacje dla firm

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

Pomysł na biznes

Eksperci portalu infor.pl

Hewalex Leszek Skiba

Firma Hewalex jest polskim producentem kolektorów słonecznych o największym udziale w rynku.

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »