| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Moja firma > Biznes > Zarządzanie > Sekretariat > Organizacja pracy > Zapisywanie wypowiedzi uczestników w protokole

Zapisywanie wypowiedzi uczestników w protokole

Nie wszyscy mówcy potrafią przemawiać w sposób jasny i uporządkowany. Znacznie częściej zdarza się, że ich wypowiedzi są chaotyczne i pełne dygresji. Jak je zatem zapisać, by móc przytoczyć czyjeś słowa w protokole?

Tempo dyskusji

Każde zebranie charakteryzuje się swoim własnym tempem. Zazwyczaj w sprawach, które interesują wszystkich, tempo to wzrasta, wszyscy uczestnicy starają się włączyć do dyskusji. W sprawach mniej interesujących odzywa się mniej osób, tempo spada.

Podobne zależności można zaobserwować u osób wypowiadających się na jakiś temat. Dzięki przewidywalnemu schematowi, a także mowie ciała, można wywnioskować, które stwierdzenia są dla mówiącego ważne i warte zanotowania, a które można pominąć.

W trakcie dyskusji, mówcy zazwyczaj zaczynają swoje wypowiedzi od banalnych i neutralnych stwierdzeń, „rozkręcają się” zazwyczaj wraz z rozwojem dyskusji. Argumenty też są stopniowane, od najmniej ważkich, po te najmocniejsze. Zwykle po nich temat jest zamykany. Warto zwracać uwagę na zmianę intonacji mówcy – świadczy ona o przechodzeniu do kolejnych faz przemówienia. Intonacja pomaga także określić, którą część swojej wypowiedzi mówca uważa za ważną, a którą nie i tym samym pomaga protokolantce w wyborze tego, co powinna zanotować.

Zobacz również: Robienie notatek podczas obrad

Jak notować

Są dwie metody notowania wypowiedzi uczestników dyskusji – ale tylko jedna z ich jest prawidłowa.

Najczęstszym błędem, świadczącym zarazem o braku profesjonalizmu jest notowanie wypowiedzi uczestników słowo po słowie.

Polecamy serwis Korespondencja w biznesie

Niektóre osoby korzystają co prawda z formy zbliżonej do stenografowania, ale i tak później opracowują protokół w formie wyciągu z tych wypowiedzi. Prócz tego, że metoda ta jest dużo bardziej pracochłonna, to wiąże się z nią również niebezpieczeństwo powstawania różnego rodzaju niejasności i dwuznaczności. Prawidłowa, i zarazem najlepsza metoda protokołowania polega na słuchaniu dłuższych, zamkniętych fragmentów wypowiedzi, a następnie na dokonywania ich syntezy, czyli streszczania najważniejszych punktów.

Karolina Zaborska

reklama

Źródło:

INFOR

Zdjęcia

Najczęstszym błędem, świadczącym zarazem o braku profesjonalizmu jest notowanie wypowiedzi uczestników słowo po słowie.
Najczęstszym błędem, świadczącym zarazem o braku profesjonalizmu jest notowanie wypowiedzi uczestników słowo po słowie.

Podatki 2017 cz. 2 - PIT, CIT, ryczałt 2017 (książka)29.90 zł

Narzędzia przedsiębiorcy

POLECANE

Dotacje dla firm

reklama

Ostatnio na forum

Pomysł na biznes

Eksperci portalu infor.pl

Rafał Jankowski

Przedsiębiorca, Partner Zarządzający Cafe Finance

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »