| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Moja firma > Biznes > Zarządzanie > Sekretariat > Organizacja pracy > Jak zorganizować udane zebranie?

Jak zorganizować udane zebranie?

Prócz wyboru formy, w jakiej ma być prowadzone zebranie, trzeba też zadbać o pewne szczegóły organizacyjne, które sprawią, że uczestnicy zebrania nie będą kręcić się na swoich miejscach marząc o ucieczce z sali. Sprawna organizacja jest najprostszą drogą do zapewnienia komfortu osobom uczestniczącym w spotkaniu, a tym samym do szybkiego i sprawnego jego przeprowadzenia. Wystarczy tylko pamiętać o pewnych kwestiach.

Powiadomienie o terminie zebrania

To kluczowa sprawa dla zwołania zebrania. W powiadomieniu takim powinien znaleźć się dokładny termin, miejsce oraz informacja o przedmiocie zebrania. Prócz tego można w nim określić, czy będzie przeprowadzana dyskusja, czy też możliwość zadawania pytań. W przypadku dłuższych spotkań powinna pojawić się też informacja o przerwach i ich długościach.

Jeśli zebrania odbywają się w regularnych odstępach czasu, powiadomienie o następnym spotkaniu zazwyczaj pojawia się w protokole z poprzedniego zebrania. Mimo to, warto raz jeszcze przypomnieć zainteresowanym o wybranym terminie. W razie jego zmiany, czy też zmiany miejsca obrad, należy koniecznie zadbać o to, by ta informacja dotarła do wszystkich odpowiednio wcześniej.

Porównaj: Zarządzanie dokumentacją

Przerwy

Nikt nie jest w stanie wytrzymać 3-4 godzin zebrania maksymalnie się przy tym koncentrując. Z tego powodu, po każdych 2 godzinach spotkania powinny być przewidziane 15-30 minutowe przerwy. Ważne jest też, aby uczestnicy mieli w tym szansę wyjść do innego pomieszczenia. Dobrze jest przygotować dla nich herbatę, kawę, czy inne napoje.

W przypadku całodniowych konferencji, w rozkładzie obrad powinna znaleźć się jedna dłuższa, przynajmniej godzinna przerwa na obiad. Podczas przerw nie należy zapomnieć o wywietrzeniu sali konferencyjnej.

Polecamy serwis Korespondencja w biznesie

Porządek obrad

Przed rozpoczęciem zebrania uprzedźmy jego uczestników, że nie przewidujemy żadnych nieplanowanych przerw, a spotkanie może być przerwane tylko z bardzo istotnych powodów. Poprośmy gości o wyłączenie telefonów komórkowych i pejdżerów. W sytuacji, w której któryś z uczestników zebrania oczekuje na ważną wiadomość telefoniczną, powinien poprosić sekretarkę o jej odebranie lub przekazanie, że oddzwoni o określonej porze. W tym celu może albo zostawić sekretarce swój telefon albo poprosić osobę, od której wiadomości oczekuje o telefon do sekretariatu.

Karolina Zaborska

reklama

Źródło:

INFOR

Zdjęcia

Jeśli zebrania odbywają się w regularnych odstępach czasu, powiadomienie o następnym spotkaniu zazwyczaj pojawia się w protokole z poprzedniego zebrania.
Jeśli zebrania odbywają się w regularnych odstępach czasu, powiadomienie o następnym spotkaniu zazwyczaj pojawia się w protokole z poprzedniego zebrania.

E-urząd Cyfrowe usługi publiczne. Poradnik dla administracji i przedsiębiorców (książka)79.00 zł

Narzędzia przedsiębiorcy

POLECANE

Dotacje dla firm

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

Pomysł na biznes

Eksperci portalu infor.pl

Dorota Adamska

Specjalista ds. Public Relations

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »