| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | KARIERA | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Moja firma > Biznes > Zarządzanie > Sekretariat > Organizacja pracy > Jak zorganizować udane zebranie?

Jak zorganizować udane zebranie?

Prócz wyboru formy, w jakiej ma być prowadzone zebranie, trzeba też zadbać o pewne szczegóły organizacyjne, które sprawią, że uczestnicy zebrania nie będą kręcić się na swoich miejscach marząc o ucieczce z sali. Sprawna organizacja jest najprostszą drogą do zapewnienia komfortu osobom uczestniczącym w spotkaniu, a tym samym do szybkiego i sprawnego jego przeprowadzenia. Wystarczy tylko pamiętać o pewnych kwestiach.

Powiadomienie o terminie zebrania

To kluczowa sprawa dla zwołania zebrania. W powiadomieniu takim powinien znaleźć się dokładny termin, miejsce oraz informacja o przedmiocie zebrania. Prócz tego można w nim określić, czy będzie przeprowadzana dyskusja, czy też możliwość zadawania pytań. W przypadku dłuższych spotkań powinna pojawić się też informacja o przerwach i ich długościach.

Jeśli zebrania odbywają się w regularnych odstępach czasu, powiadomienie o następnym spotkaniu zazwyczaj pojawia się w protokole z poprzedniego zebrania. Mimo to, warto raz jeszcze przypomnieć zainteresowanym o wybranym terminie. W razie jego zmiany, czy też zmiany miejsca obrad, należy koniecznie zadbać o to, by ta informacja dotarła do wszystkich odpowiednio wcześniej.

Porównaj: Zarządzanie dokumentacją

Przerwy

Nikt nie jest w stanie wytrzymać 3-4 godzin zebrania maksymalnie się przy tym koncentrując. Z tego powodu, po każdych 2 godzinach spotkania powinny być przewidziane 15-30 minutowe przerwy. Ważne jest też, aby uczestnicy mieli w tym szansę wyjść do innego pomieszczenia. Dobrze jest przygotować dla nich herbatę, kawę, czy inne napoje.

W przypadku całodniowych konferencji, w rozkładzie obrad powinna znaleźć się jedna dłuższa, przynajmniej godzinna przerwa na obiad. Podczas przerw nie należy zapomnieć o wywietrzeniu sali konferencyjnej.

Polecamy serwis Korespondencja w biznesie

Porządek obrad

Przed rozpoczęciem zebrania uprzedźmy jego uczestników, że nie przewidujemy żadnych nieplanowanych przerw, a spotkanie może być przerwane tylko z bardzo istotnych powodów. Poprośmy gości o wyłączenie telefonów komórkowych i pejdżerów. W sytuacji, w której któryś z uczestników zebrania oczekuje na ważną wiadomość telefoniczną, powinien poprosić sekretarkę o jej odebranie lub przekazanie, że oddzwoni o określonej porze. W tym celu może albo zostawić sekretarce swój telefon albo poprosić osobę, od której wiadomości oczekuje o telefon do sekretariatu.

Karolina Zaborska

reklama

Polecamy artykuły

Źródło:

INFOR

Zdjęcia

Jeśli zebrania odbywają się w regularnych odstępach czasu, powiadomienie o następnym spotkaniu zazwyczaj pojawia się w protokole z poprzedniego zebrania.
Jeśli zebrania odbywają się w regularnych odstępach czasu, powiadomienie o następnym spotkaniu zazwyczaj pojawia się w protokole z poprzedniego zebrania.

Personel i Zarządzanie 4/201742.90 zł

Narzędzia przedsiębiorcy

POLECANE

Dotacje dla firm

reklama

Ostatnio na forum

Pomysł na biznes

Eksperci portalu infor.pl

Zbigniew Tankielun

Detektyw

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »