| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Moja firma > Biznes > Zarządzanie > Sekretariat > Organizacja pracy > Organizacja delegacji

Organizacja delegacji

Do zadań sekretarki należy organizacja wyjazdów służbowych, zarówno krajowych jak i zagranicznych szefa, czyli delegacji.

Dla usystematyzowania zadań sekretarki w planowaniu delegacji szefa czynność tę można podzielić na kilka etapów:

  • przygotowanie podróży ( noclegi, transport itp.);
  • uzgodnienie programu i organizacja kalendarza spotkań;
  • przygotowanie dokumentów, informacji i materiałów;
  • ustalenie sposobu kontaktowania się z szefem;
  • przygotowanie sprawozdań z ważniejszych spotkań, wydarzeń mających miejsce podczas jego nieobecności;
  • wypełnienie druków i rozliczeń delegacji służbowych w przypadku małej firmy.

Polecamy: Obowiązki sekretarki

Przygotowanie podróży

Zadanie to polega na ustaleniu z szefem terminów wyjazdu i przyjazdu, a następnie dalszych wynikających z tego kroków, mianowicie:

  • ustalenie najdogodniejszych połączeń komunikacyjnych i preferowanego środka transportu, załatwienie wizy jeśli zachodzi taka potrzeba;
  • ustalenie ceny biletów i czasu oczekiwania na następne połączenie ( podróż lotnicza ), a także rezerwacja lub wykupienie biletu;
  • rezerwacja pobytu w hotelu – w sezonie hotel rezerwuje się zanim zarezerwujemy bilet lotniczy czy kolejowy;
  • umawianie spotkań – uwzględniając strefy czasowe a co za tym idzie zmiany czasu;
  • przygotowanie niezbędnych dokumentów dotyczących działalności firmy potrzebnych podczas spotkań.

Uzgodnienie programu

Uzgodnienia programu, natomiast dokonujemy opierając się na doświadczeniach szefa i uwzględniamy w nim:

  • cel spotkania, np. nawiązanie relacji handlowych, konkretne ustalenia dotyczące kupowanych usług;
  • rangę spotkania, od niej zależy wybór hotelu, garderoby szefa ( krawat, smoking itp.);
  • dobór czasowy długości spotkań tak aby spotkania się na siebie nie nakładały i szef mógł uwzględniając topografie miasta bez problemu punktualnie przybyć na spotkanie.

Polecamy: Cechy potrzebne do wykonywania zawodu sekretarki?

Podczas uzgadniania programu, należy zadzwonić do wszystkich miejsc pobytu szefa i ustalić w czasie kolejne etapy jego pobytu.

Należy także ustalić w jaki sposób szef dotrze z lotniska do hotelu, a z hotelu do firmy itp. W podróżach zagranicznych musisz brać pod uwagę różnice czasowe.

Dla lepszej organizacji delegacji wykonaj grafik z datą i godziną przyjazdu i wyjazdu. Uwzględnij w nim także rodzaj i czas przewidywanych zajęć. Kopię zostaw sobie.
W przypadku nieplanowanych zmian musisz grafik uaktualnić.

Na podstawie planu podróży musisz przygotować wszystkie niezbędne informacje, dokumenty i pisma, takie jak:

  • bilety lotnicze, kolejowe, potwierdzenia rezerwacji hotelu itp.;
  • plany miast pobytu, adresy i numery telefonów odwiedzanych firm, a także nazwiska osób z którymi szef będzie utrzymywał kontakt;
  • dokumenty: przemówienia, listy polecające, notatki, pełnomocnictwa.

Przed wyjazdem uzgodnij kiedy i w jakich okolicznościach powinnaś kontaktować się z szefem. Może być również tak, że szef sam się zobowiąże do kontaktowania z firmą i sekretarką, aby być na bieżąco w sprawach firmy.

Przygotuj informacje i sprawozdania dotyczące spraw, które miały miejsce podczas nieobecności szefa.

reklama

Autor:

Źródło:

INFOR

Zdjęcia

Dla lepszej organizacji delegacji wykonaj grafik z datą i godziną przyjazdu i wyjazdu. Uwzględnij w nim także rodzaj i czas przewidywanych zajęć.
Dla lepszej organizacji delegacji wykonaj grafik z datą i godziną przyjazdu i wyjazdu. Uwzględnij w nim także rodzaj i czas przewidywanych zajęć.

E-urząd Cyfrowe usługi publiczne. Poradnik dla administracji i przedsiębiorców (książka)79.00 zł

Narzędzia przedsiębiorcy

POLECANE

Dotacje dla firm

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

Pomysł na biznes

Eksperci portalu infor.pl

Ceret Grzywaczewska

Kancelaria Radców Prawnych

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »