| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | KARIERA | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Moja firma > Biznes > Zarządzanie > Sekretariat > Organizacja pracy > Organizacja delegacji

Organizacja delegacji

Do zadań sekretarki należy organizacja wyjazdów służbowych, zarówno krajowych jak i zagranicznych szefa, czyli delegacji.

Dla usystematyzowania zadań sekretarki w planowaniu delegacji szefa czynność tę można podzielić na kilka etapów:

  • przygotowanie podróży ( noclegi, transport itp.);
  • uzgodnienie programu i organizacja kalendarza spotkań;
  • przygotowanie dokumentów, informacji i materiałów;
  • ustalenie sposobu kontaktowania się z szefem;
  • przygotowanie sprawozdań z ważniejszych spotkań, wydarzeń mających miejsce podczas jego nieobecności;
  • wypełnienie druków i rozliczeń delegacji służbowych w przypadku małej firmy.

Polecamy: Obowiązki sekretarki

Przygotowanie podróży

Zadanie to polega na ustaleniu z szefem terminów wyjazdu i przyjazdu, a następnie dalszych wynikających z tego kroków, mianowicie:

  • ustalenie najdogodniejszych połączeń komunikacyjnych i preferowanego środka transportu, załatwienie wizy jeśli zachodzi taka potrzeba;
  • ustalenie ceny biletów i czasu oczekiwania na następne połączenie ( podróż lotnicza ), a także rezerwacja lub wykupienie biletu;
  • rezerwacja pobytu w hotelu – w sezonie hotel rezerwuje się zanim zarezerwujemy bilet lotniczy czy kolejowy;
  • umawianie spotkań – uwzględniając strefy czasowe a co za tym idzie zmiany czasu;
  • przygotowanie niezbędnych dokumentów dotyczących działalności firmy potrzebnych podczas spotkań.

Uzgodnienie programu

Uzgodnienia programu, natomiast dokonujemy opierając się na doświadczeniach szefa i uwzględniamy w nim:

  • cel spotkania, np. nawiązanie relacji handlowych, konkretne ustalenia dotyczące kupowanych usług;
  • rangę spotkania, od niej zależy wybór hotelu, garderoby szefa ( krawat, smoking itp.);
  • dobór czasowy długości spotkań tak aby spotkania się na siebie nie nakładały i szef mógł uwzględniając topografie miasta bez problemu punktualnie przybyć na spotkanie.

Polecamy: Cechy potrzebne do wykonywania zawodu sekretarki?

Podczas uzgadniania programu, należy zadzwonić do wszystkich miejsc pobytu szefa i ustalić w czasie kolejne etapy jego pobytu.

Należy także ustalić w jaki sposób szef dotrze z lotniska do hotelu, a z hotelu do firmy itp. W podróżach zagranicznych musisz brać pod uwagę różnice czasowe.

Dla lepszej organizacji delegacji wykonaj grafik z datą i godziną przyjazdu i wyjazdu. Uwzględnij w nim także rodzaj i czas przewidywanych zajęć. Kopię zostaw sobie.
W przypadku nieplanowanych zmian musisz grafik uaktualnić.

Na podstawie planu podróży musisz przygotować wszystkie niezbędne informacje, dokumenty i pisma, takie jak:

  • bilety lotnicze, kolejowe, potwierdzenia rezerwacji hotelu itp.;
  • plany miast pobytu, adresy i numery telefonów odwiedzanych firm, a także nazwiska osób z którymi szef będzie utrzymywał kontakt;
  • dokumenty: przemówienia, listy polecające, notatki, pełnomocnictwa.

Przed wyjazdem uzgodnij kiedy i w jakich okolicznościach powinnaś kontaktować się z szefem. Może być również tak, że szef sam się zobowiąże do kontaktowania z firmą i sekretarką, aby być na bieżąco w sprawach firmy.

Przygotuj informacje i sprawozdania dotyczące spraw, które miały miejsce podczas nieobecności szefa.

reklama

Autor:

Źródło:

INFOR

Zdjęcia

Dla lepszej organizacji delegacji wykonaj grafik z datą i godziną przyjazdu i wyjazdu. Uwzględnij w nim także rodzaj i czas przewidywanych zajęć.
Dla lepszej organizacji delegacji wykonaj grafik z datą i godziną przyjazdu i wyjazdu. Uwzględnij w nim także rodzaj i czas przewidywanych zajęć.

Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych 2017 Komentarz54.90 zł

Narzędzia przedsiębiorcy

POLECANE

Dotacje dla firm

reklama

Ostatnio na forum

Pomysł na biznes

Eksperci portalu infor.pl

Joanna Miżołębska

biuro prawne

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »