| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Moja firma > Biznes > Zarządzanie > Sekretariat > Organizacja pracy > Przyjmowanie zagranicznych delegacji

Przyjmowanie zagranicznych delegacji

Od kilkunastu lat coraz częściej w naszych firmach gościmy zagraniczne delegacje, ich wizyty mają charakter roboczy lub oficjalny, czasami prywatny. Wizyty robocze charakteryzują się ściśle określonym celem i trwają zazwyczaj krótko.

W wyniku czego uroczyste powitanie, obiady, ewentualne toasty, pożegnania są ograniczone do minimum. Wizyty oficjalne, trwają zazwyczaj kilka dni i można zadbać o ich bogatszą oprawę protokolarną. Pamiętać należy o respektowaniu kultury, tradycji, religii państwa z którego pochodzą goście.

Przy zagranicznych delegacjach charakter wizyty zawsze jest określony w zaproszeniu. Zapraszać można przedstawicieli firm samych jak i z współmałżonkami. Ilość osób wchodzących w skład delegacji powinna zostać wcześniej ustalona między stronami. Ustalając wizytę musimy pamiętać iż dla określonych państw nie planuje się spotkań w określone dni tygodnia. 

Polecamy: Sposoby tłumaczenia korespondencji obcojęzycznej

I tak w krajach Zachodu oficjalne spotkania nie powinny odbywać się w weekendy, w Izraelu w soboty, a w państwach muzułmańskich w piątki. Osoba odpowiedzialna za zorganizowanie wizyty delegacji zagranicznej musi pamiętać o:

hotelu;
transporcie;
salach spotkań-poczęstunku w trakcie konferencji, a także powinna zapewnić atrakcyjną formę spędzenia czasu wolnego, np. zwiedzanie miasta, wyjście do teatru, ect.

Należy dopilnować przestrzegania zasady procedencji zgodnie z którą goście honorowi zasiadają po prawej stronie gospodarza i zajmują miejsca w następującym porządku, przewodniczący delegacji - po prawej stronie gospodarza, a potem po lewej stronie i na przemian po prawej pozostałe osoby.

Przed spotkaniem musimy ustalić język w jakim będą odbywały się rozmowy, przygotować należy wcześniej wszystkie materiały, łącznie z toastami i ich tłumaczeniami. 

Polecamy: Zaproszenia biznesowe

Jeśli językiem spotkań jest język każdej ze stron, musimy zatrudnić tłumacza. Najlepsze rozwiązaniem w takim przypadku jest tłumaczenie symultaniczne i wymaga zatrudnienia dwóch tłumaczy. Osoba zajmująca się organizacją pobytu delegacji zagranicznej powinna sporządzić wcześniej harmonogram wizyty i czuwać nad przebiegiem prac związanych z przygotowaniem tejże wizyty, aby nic nie umknęło jej uwadze w ostatniej chwili.

reklama

Autor:

Źródło:

INFOR

Zdjęcia

Przed spotkaniem musimy ustalić język w jakim będą odbywały się rozmowy, przygotować należy wcześniej wszystkie materiały, łącznie z toastami i ich tłumaczeniami.
Przed spotkaniem musimy ustalić język w jakim będą odbywały się rozmowy, przygotować należy wcześniej wszystkie materiały, łącznie z toastami i ich tłumaczeniami.

E-urząd Cyfrowe usługi publiczne. Poradnik dla administracji i przedsiębiorców (książka)79.00 zł

Narzędzia przedsiębiorcy

POLECANE

Dotacje dla firm

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

Pomysł na biznes

Eksperci portalu infor.pl

decyzje-IT.pl

decyzje-IT.pl to specjalistyczny, internetowy serwis branży IT, stanowiący centrum wiedzy na temat rozwiązań informatycznych dla przedsiębiorstw i organizacji.

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »