| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Moja firma > Biznes > Zarządzanie > Sekretariat > Obieg dokumentów > Zarządzanie dokumentacją

Zarządzanie dokumentacją

Ileż papierów ląduje codziennie na Twoim biurku! Poza zwykłą korespondencją są to czasopisma fachowe, różne protokoły będące w obiegu, kopie mało ważnych dokumentów z adnotacją „do wiadomości”. Aby na bieżąco porządkować dokumentację, trzeba na początku ustalić, które dokumenty powinny być przeczytane jako pierwsze, a które mogą być odłożone na później.

Teresa Z. miała wrażenie, że w jej skrzynce odbiorczej znajdowały się nie tylko ważne dokumenty. Przekazywano jej dziwne protokoły, niezrozumiałe raporty z podróży służbowych i kopie różnych zleceń, ponieważ uważano, że jako asystentka dyrektora powinna o tym wiedzieć. Ta powódź papierów mogłaby się przeobrazić w pożeracza czasu pierwszej kategorii, gdyby Teresa nie zadziałała w sposób zdecydowany.
Zleciła przygotowanie specjalnej pieczątki z wytłoczonym napisem: „Przeczytałam i uśmiałam się”. Tak ostemplowane zbędne dokumenty odsyłała z powrotem do nadawcy. Po krótkim czasie oszczędzono jej czytania dokumentów uznawanych do tej pory za ogromnie ważne.
Nie każdemu można polecić tę odważną metodę; należy wybadać, czy koledzy z pracy mają poczucie humoru, na ile są tolerancyjni i czy zaakceptują również niekonwencjonalne sposoby wyrażania opinii. Przede wszystkim jednak ważna jest znajomość rodzaju otrzymywanych dokumentów.

Polecamy: Co wpływa na stratę czasu w godzinach służbowych?

Zastanów się:

  • co musi zostać przeczytane jako pierwsze, ponieważ dotyczy Twoich aktualnych projektów?
  • co możesz odłożyć na „dzień czytania”, zarezerwowany wyłącznie na lekturę i intelektualną regenerację?
  • co musisz przeczytać pobieżnie i natychmiast przekazać dalej?
  • co opłaca się skopiować, ponieważ później będziesz mógł wykorzystać informacje zawarte w dokumencie?
  • co możesz przekazać dalej bez przeczytania albo odłożyć?

Wskazówka

Zasadniczo nie czytaj reklam w czasie pracy, chyba że szukasz jakiejś określonej informacji. Reklama to coś, co czyta się w metrze albo w przerwie obiadowej. Nie czytaj artykułów fachowych w czasie największej wydajności i aktywności. 

Polecamy: Profesjonalny sekretariat

Na wertowanie czasopism branżowych i wyszukiwanie ciekawych artykułów wykorzystaj przerwy na odpoczynek albo momenty, w których potrzebujesz pewnej odmiany.

Artykuł jest fragmentem książki „Zarządzanie czasem”, Thomas Wieke, księgarnia internetowa Onepress.pl

reklama

Źródło:

INFOR

Zdjęcia

Na wertowanie czasopism branżowych i wyszukiwanie ciekawych artykułów wykorzystaj przerwy na odpoczynek albo momenty, w których potrzebujesz pewnej odmiany.
Na wertowanie czasopism branżowych i wyszukiwanie ciekawych artykułów wykorzystaj przerwy na odpoczynek albo momenty, w których potrzebujesz pewnej odmiany.

Narzędzia przedsiębiorcy

POLECANE

Dotacje dla firm

reklama

Ostatnio na forum

Pomysł na biznes

Eksperci portalu infor.pl

decyzje-IT.pl

decyzje-IT.pl to specjalistyczny, internetowy serwis branży IT, stanowiący centrum wiedzy na temat rozwiązań informatycznych dla przedsiębiorstw i organizacji.

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »