| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Moja firma > Biznes > Zarządzanie > Sekretariat > Obieg dokumentów > Zarządzanie dokumentacją

Zarządzanie dokumentacją

Ileż papierów ląduje codziennie na Twoim biurku! Poza zwykłą korespondencją są to czasopisma fachowe, różne protokoły będące w obiegu, kopie mało ważnych dokumentów z adnotacją „do wiadomości”. Aby na bieżąco porządkować dokumentację, trzeba na początku ustalić, które dokumenty powinny być przeczytane jako pierwsze, a które mogą być odłożone na później.

Teresa Z. miała wrażenie, że w jej skrzynce odbiorczej znajdowały się nie tylko ważne dokumenty. Przekazywano jej dziwne protokoły, niezrozumiałe raporty z podróży służbowych i kopie różnych zleceń, ponieważ uważano, że jako asystentka dyrektora powinna o tym wiedzieć. Ta powódź papierów mogłaby się przeobrazić w pożeracza czasu pierwszej kategorii, gdyby Teresa nie zadziałała w sposób zdecydowany.
Zleciła przygotowanie specjalnej pieczątki z wytłoczonym napisem: „Przeczytałam i uśmiałam się”. Tak ostemplowane zbędne dokumenty odsyłała z powrotem do nadawcy. Po krótkim czasie oszczędzono jej czytania dokumentów uznawanych do tej pory za ogromnie ważne.
Nie każdemu można polecić tę odważną metodę; należy wybadać, czy koledzy z pracy mają poczucie humoru, na ile są tolerancyjni i czy zaakceptują również niekonwencjonalne sposoby wyrażania opinii. Przede wszystkim jednak ważna jest znajomość rodzaju otrzymywanych dokumentów.

Polecamy: Co wpływa na stratę czasu w godzinach służbowych?

Zastanów się:

  • co musi zostać przeczytane jako pierwsze, ponieważ dotyczy Twoich aktualnych projektów?
  • co możesz odłożyć na „dzień czytania”, zarezerwowany wyłącznie na lekturę i intelektualną regenerację?
  • co musisz przeczytać pobieżnie i natychmiast przekazać dalej?
  • co opłaca się skopiować, ponieważ później będziesz mógł wykorzystać informacje zawarte w dokumencie?
  • co możesz przekazać dalej bez przeczytania albo odłożyć?

Wskazówka

Zasadniczo nie czytaj reklam w czasie pracy, chyba że szukasz jakiejś określonej informacji. Reklama to coś, co czyta się w metrze albo w przerwie obiadowej. Nie czytaj artykułów fachowych w czasie największej wydajności i aktywności. 

Polecamy: Profesjonalny sekretariat

Na wertowanie czasopism branżowych i wyszukiwanie ciekawych artykułów wykorzystaj przerwy na odpoczynek albo momenty, w których potrzebujesz pewnej odmiany.

Artykuł jest fragmentem książki „Zarządzanie czasem”, Thomas Wieke, księgarnia internetowa Onepress.pl

reklama

Narzędzia przedsiębiorcy

POLECANE

Dotacje dla firm

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

Pomysł na biznes

Eksperci portalu infor.pl

Agnieszka Kawałko

Prawnik.

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »