| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Moja firma > Biznes > Zarządzanie > Sekretariat > Obieg dokumentów > Segregacja pism

Segregacja pism

Do sekretariatu wpływa korespondencja o różnym charakterze. Segregacja pism jest jednym z obowiązków asystenta zarządu. Dokumenty, które trafiają do biura można podzielić na kilka rodzajów.

Wyróżnia się następujące kryteria:

  • treść, np. informująca o danej sprawie;
  • forma, np. formularz;
  • termin załatwienia - pilne, terminowe itd.,
  • obieg - przychodzące z zewnątrz, pozostające w obiegu wewnątrz firmy, wysyłane na zewnątrz;
  • rodzaj - np. wniosek;
  • pisma tajne i pisma poufne;
  • elementy z jakich składa się pismo np. adres.

Istnieje także kilka rodzajów pism. Dokument o charakterze informacyjnym dostarcza adresatowi danych dotyczących określonej sytuacji, sposobu jej realizacji i nie nakłania go do podjęcia decyzji.

Z kolei w pismach przekonujących używane są odpowiednie argumenty, aby zbliżyć adresata do toku myślenia nadawcy, tak aby przekonać go o słuszności podjęcia decyzji którą sugeruje mu nadawca, np. reklamacje, wnioski itd. W redagowaniu pism pomaga firmowy blankiet korespondencyjny, posiadający nadruki porządkujące całe pismo, gdzie poszczególne elementy mają stałą pozycję. Rodzaje blankietów określa PN-76/P.-55315. Specjalne blankiety firmowe są opracowywane przez firmy aby pomóc zdobyć zaufanie klienta.

Polecamy: Fazy obiegu pism

Wykorzystuje się także formularze - blankiety z elementami rozmieszczonymi według pewnego kodu, opracowanego na podstawie długotrwałych doświadczeń w załatwianiu danych spraw.

Do sekretariatu napływają pisma zarówno z zewnątrz, które następnie zostają przekazane do innych komórek firmy, jak i pisma sporządzone w firmie, które muszą zostać wysłane na zewnątrz. Pewną grupę stanowią też pisma pozostające w tzw. obiegu, nie opuszczające firmy, np. o awansie pracownika.

Od określenia rodzaju wysłanego pisma zależy termin jego rozpatrzenia:

  • pisma pilne są rozpatrywane najszybciej jak się da, możliwie w tym samym dniu, najpóźniej trzy dni od daty wpływu;
  • pisma terminowe załatwione są najpóźniej w terminie jaki został wyznaczony w danym piśmie, lub w obowiązujących przepisach;
  • pisma zwykłe są załatwiane w przyjętych zwyczajowo terminach. Pisma w postępowaniu przed organami państwowymi, organami samorządowymi, organami państwowych jednostek organizacyjnych, organami organizacji społecznych w sprawach skarg i wniosków, terminy określone są przez kodeks postępowania administracyjnego.

Polecamy: Wysłanie - ostatnia faza obiegu pism

Dalsze postępowanie z pismem zależy od rodzaju sprawy w nim zawartym, jeśli jest to zamówienie zostanie one przekazane kierownikowi handlowemu.

Pisma możemy podzielić również na:

  • pisma zaadresowane, posiadające adresata, np. zamówienie, oferta;
  • pisma zatytułowane, mające tytuł, np. upoważnienie, protokół;
  • pisma mieszane, zawierające obydwa wyżej wymienione elementy, np. list motywacyjny.

Pamiętaj że obowiązek przestrzegania tajemnicy państwowej ciąży na wszystkich. Adnotacja “tajne” informuje Cię że należy odnotować wpływ pisma w specjalnym dzienniku, jednak bez otwierania go, tylko należy przekazać go właściwej osobie. Podobnie postępuj z pismem na którym widniej napis “ poufne”.

reklama

Narzędzia przedsiębiorcy

POLECANE

Dotacje dla firm

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

Pomysł na biznes

Eksperci portalu infor.pl

Wydawnictwo Septem

Septem (literatura poradnikowa) - To literatura poradnikowa dla wszystkich - począwszy od pasjonatów odczuwających nieustanny głód wiedzy po wszystkich poszukujących w książce dobrej rady i interesującej rozrywki.

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »