| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Moja firma > Biznes > Zarządzanie > Sekretariat > Obieg dokumentów > Obieg pisma w firmie

Obieg pisma w firmie

Sekretariat ogólny lub kancelaria odpowiada za wykonywanie prac o charakterze pomocniczym i usługowym. Odpowiedzialne są one za odbiór korespondencji, umieszczenie pieczątki z datą wpływu i wypływu pism, otwieranie przesyłek, ich znakowanie i segregowanie na odpowiednie działy, jeśli zachodzi taka potrzeba.

Sekretariat lub kancelaria powinna być wyposażona w odpowiednie środki techniczne ułatwiające czynności związane z obiegiem pism ( przyjmowanie i wysyłanie pism, kontrola terminów, przechowywanie i segregowanie dokumentów).

Aby sprawnie przyjmować i wysyłać pisma można wykorzystać następujące urządzenia:

  • maszyny do otwierania kopert ( odcinające 1mm brzegu koperty, tak aby nie uszkodzić zawartości znajdującej się we wnętrzu);
  • prześwietlacze kopert;
  • datowniki: metalowe lub kauczukowe, datowniki te zawierają nazwę zakładu pracy, liczbę załączników, itd.;
  • maszyny kopertujące służące do zaklejania kopert, maszyny do frankowania.

Polecamy: O dobry wizerunek firmy powinni dbać wszyscy

Porządkowanie korespondencji

Terminarze

Notesy menadżerskie i kalendarze biurowe, wykorzystuje się do kontroli terminów. Do przechowywania akt stosuje się: skoroszyty, obwoluty, segregatory, teczki obiegowe.

Polecamy: Firmowe kartki świąteczne

Skoroszyty

Dzięki prostej budowie pozwalają na wpinanie poszczególnych pism w określonym porządku.

Obwoluty

Plastikowe lub papierowe okładki służące do przenoszenie pojedynczych lub niewielkiej ilości pism.

Segregatory

Dzięki nim możemy przechowywać większą ilość pism w określonym porządku, a dzięki występowaniu ich w różnych kolorach, łatwiej przyporządkować określony kolor danej sprawie. Jeśli dysponujemy segregatorami w jednym kolorze na grzbiecie umieszczamy odpowiednią informacje jakie dokumenty, pisma znajdują się w jego wnętrzu.

Teczki obiegowe - wykonane są z plastiku lub kolorowego papieru, służą do przechowywania różnych pism bez konieczności zachowania określonego porządku. Różne kolory pozwalają na przyporządkowanie danej teczki określonemu rodzajowi dokumentów, np.:

  • teczki białe - sprawy do załatwienia;
  • teczki czerwone - terminarze, w zależności od typu, tygodniowy, dekadowy, można stosować różne odcienie czerwieni;
  • teczki zielone - sprawy zakończone.

Do porządkowania korespondencji służą również klasery, mogące występować w postaci:

  • półki z przegródkami zawieszonej na ścianie;
  • szuflady z przegródkami zamieszczonej na stole;
  • teczki z przegródkami.
reklama

Autor:

Źródło:

INFOR

Zdjęcia

Notesy menadżerskie i kalendarze biurowe, wykorzystuje się do kontroli terminów. Do przechowywania akt stosuje się: skoroszyty, obwoluty, segregatory, teczki obiegowe.
Notesy menadżerskie i kalendarze biurowe, wykorzystuje się do kontroli terminów. Do przechowywania akt stosuje się: skoroszyty, obwoluty, segregatory, teczki obiegowe.

Narzędzia przedsiębiorcy

POLECANE

Dotacje dla firm

reklama

Ostatnio na forum

Pomysł na biznes

Eksperci portalu infor.pl

StukPuk.pl

Jesteśmy grupą młodych ludzi zdrowo stukniętych na punkcie materiałów budowlanych, którzy pewnego dnia wpadli na pomysł, aby pasję i doświadczenie przekuć w sukces.

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »