| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Moja firma > Biznes > Firma > Samochód > Samochód a pracownik > Korzystanie z samochodów służbowych po zmianach w VAT

Korzystanie z samochodów służbowych po zmianach w VAT

Od 1 kwietnia 2014 r. obowiązują nowe zasady odliczania VAT od zakupu i kosztów utrzymania samochodów firmowych. 100% VAT można odliczyć tylko od aut wykorzystywanych wyłącznie do działalności gospodarczej. Pracodawcy muszą zatem zmienić dokumentację związaną z użytkowaniem samochodów służbowych.

Ewidencja przebiegu pojazdu

W celu ustalenia prawidłowej wysokości odliczenia VAT od aut, od 1 kwietnia 2014 r. ustawodawca nałożył na pracodawców obowiązek prowadzenia ewidencji kilometrów przejechanych w celach służbowych. W praktyce obowiązek taki zwykle będzie dotyczył pracowników, którzy faktycznie korzystają z firmowych samochodów. Zapis o konieczności przygotowywania ewidencji powinien znaleźć się w regulaminie korzystania z samochodów służbowych oraz umowie o powierzeniu auta.

Brak ewidencji uniemożliwi pracodawcy skorzystanie z pełnego odliczenia VAT.

Ewidencja przebiegu pojazdu musi zawierać:

1) numer rejestracyjny pojazdu samochodowego;

2) dzień rozpoczęcia i zakończenia prowadzenia ewidencji;

3) stan licznika przebiegu pojazdu samochodowego na dzień rozpoczęcia prowadzenia ewidencji, na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji;

4) wpis osoby kierującej pojazdem samochodowym dotyczący każdego wykorzystania tego pojazdu, obejmujący:

● kolejny numer wpisu,

● datę i cel wyjazdu,

● opis trasy (skąd – dokąd),

● liczbę przejechanych kilometrów,

● imię i nazwisko osoby kierującej pojazdem

– potwierdzony przez podatnika na koniec każdego okresu rozliczeniowego w zakresie autentyczności wpisu osoby kierującej pojazdem, jeżeli wpisu dokonuje pracownik;

5) liczbę przejechanych kilometrów na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji.

Prawidłowe prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdów potwierdza, że samochód jest wykorzystywany wyłącznie do celów służbowych i umożliwia 100% odliczenie VAT.

Samochód jako środek trwały w działalności gospodarczej

Nadzór nad pojazdami firmowymi

Dla pełnego odliczania VAT od samochodów firmowych nie jest wystarczające samo wyznaczenie zasad użytkowania pojazdów. Pracodawcy muszą dodatkowo zadbać o zabezpieczenia gwarantujące ich przestrzeganie. Przykładowo w opinii resortu finansów nie wystarczy wprowadzenie zakazu korzystania z aut do celów prywatnych w sytuacji, gdy nikt nie weryfikuje, czy zakaz ten jest respektowany. Z tego względu konieczny jest nadzór nad korzystaniem przez pracowników z pojazdów firmowych w trakcie wykonywania obowiązków służbowych, np. za pomocą urządzeń GPS. Pomocny przy odzyskiwaniu całej kwoty VAT będzie także obowiązek zostawiania po godzinach pracy na parkingach przedsiębiorstwa pojazdów używanych przez zatrudnione osoby, bez możliwości ich pobrania poza tymi godzinami, w tym w weekendy.

Odpowiedzialność pracownika

Naruszenie przez pracownika zakazu korzystania z firmowego pojazdu do celów prywatnych może skutkować odpowiedzialnością materialną względem pracodawcy. Zakres tej odpowiedzialności będzie zależał od rodzaju winy. Najczęściej będziemy mieli do czynienia tu z winą umyślną (np. kiedy podwładny wykorzystuje bez zgody pracodawcy samochód firmowy przy załatwianiu spraw dotyczących prowadzonej przez siebie działalności gospodarczej). Jeśli przez takie działanie zakład pracy poniesie szkodę (np. w postaci nałożenia przez urząd skarbowy kary za odliczenie przez firmę pełnego VAT od zakupu i eksploatacji auta), wówczas pracownik obowiązany jest do naprawienia szkody w pełnej wysokości (art. 122 ustawy – Kodeks pracy, dalej: k.p.). Jeżeli jednak pracownik wykorzystał auto pracodawcy prywatnie w sposób nieumyślny (lub zapomniał np. uzupełnić ewidencji przebiegu pojazdu), wówczas jego odpowiedzialność będzie ograniczona do kwoty 3-miesięcznego wynagrodzenia (art. 119 k.p.).

Podwładny nie poniesie natomiast odpowiedzialności w sytuacji, gdy jego działanie nie było zawinione. Taka okoliczność może zaistnieć np. wtedy, kiedy pracodawca zezwolił na przejazdy autem firmowym do domu, uznając je za służbowe, a urząd skarbowy zakwalifikuje je w trakcie kontroli za prywatne.

Sprzedaż samochodu firmowego a formalności

Więcej na ten temat przeczytasz w Serwisie Prawno - Pracowniczym. Sprawdź!

PODSTAWA PRAWNA:

● art. 114, 119, 122 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (j.t. Dz.U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94; ost. zm. Dz.U. z 2014 poz. 208),

● art. 1 ustawy z 7 lutego 2014 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2014 r. poz. 312),

● art. 86a ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (j.t. Dz.U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054; ost. zm. Dz.U. z 2014 r. poz. 312).

● art. 23 ustawy z 10 września 1999 r. – Kodeks karny skarbowy (j.t. Dz.U. z 2013 r. poz. 186; ost. zm. Dz.U. z 2014 r. poz. 312).

reklama

Narzędzia przedsiębiorcy

POLECANE

Dotacje dla firm

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

Pomysł na biznes

Eksperci portalu infor.pl

Katarzyna Gos

Prawnik w KONDRAT Kancelarii Prawno-Patentowej

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »