| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Moja firma > Biznes > Firma > Samochód > Eksploatacja > Ewidencja wydatków poniesionych na samochód

Ewidencja wydatków poniesionych na samochód

W dzisiejszych czasach trudno sobie wyobrazić prowadzenie działalności gospodarczej bez wykorzystywania samochodu osobowego. W firmach jednoosobowych najczęściej używany jest prywatny samochód dla celów służbowych, z kolei w większych podmiotach samochód może stanowić majątek firmy albo może być leasingowany lub użytkowany na podstawie innych umów cywilnoprawnych.

Wydatki poniesione na eksploatację pojazdu t.j. zakup paliwa, olejów, części zamiennych, ubezpieczeń, naprawy itp. są rozliczane dwojako, w zależności od faktu czy dany pojazd stanowi majątek firmy czy też nie.

„Kilometrówka” czy faktura?

Jeżeli samochód nie stanowi własności firmy - nie został wprowadzony do ewidencji środków trwałych, a mimo to przedsiębiorca wykorzystuje go na potrzeby działalności gospodarczej, to wydatki poniesione na eksploatację takiego auta będzie można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Warunkiem ku temu jest prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu, czyli tzw. kilometrówki w sposób wskazany w art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej updof) i art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (dalej updop). Taka ewidencja nie ma określonej formy, jedynie w przywołanych przepisach ustawodawca określa minimalne wymagania, jakie powinna spełniać:

1) nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu;
2) numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika;
3) kolejny numer wpisu;
4) datę i cel wyjazdu;
5) opis trasy (skąd-dokąd);
6) liczbę faktycznie przejechanych kilometrów;
7) stawkę za 1 km przebiegu;
8) kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu;
9) podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane.

Polecamy: Zmiana składu osobowego wspólników spółki cywilnej, a własność samochodu będącego składnikiem majątku spółki

Aby prawidłowo ustalić, jaką kwotę możemy zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu należy określić tzw. limit wydatków. Jest to iloczyn liczby faktycznie przejechanych kilometrów oraz stawki za jeden kilometr określonej w rozporządzeniu ministra infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy.

Podatnik użytkuje na potrzeby firmy prywatny samochód Fiat Panda 1.6, ponosi w związku z tym wydatki związane z jego eksploatacją. W czerwcu zapłacił m.in. 400 zł za paliwo. W tym czasie w przejechał 450 km. Podatnik prowadzi ewidencję przebiegu pojazdu. W celu ustalenia kwoty, którą może wpisać do kosztów podatkowych, musi najpierw ustalić limit wydatków, t.j. liczba kilometrów przejechanych i stawka za jeden kilometr przebiegu, czyli 0,8358 x 450 km (samochód ma pojemność 1,6 litra).

Limit wynosi zatem 376,11 zł. Łączne wydatki wyniosły natomiast 400 zł. Mimo to podatnik do kosztów podatkowych zaliczy tylko wspomniane 376,11 zł. W lipcu podatnik wydał kolejne 200 zł na paliwo i przejechał 300 km. Łączny limit za lipiec i sierpień to już 626,85 zł (750 km x 0,8358). Natomiast łączne wydatki w rachunku narastającym to 600 zł. Podatnik może zatem zaliczyć w okresie czerwiec - lipiec do kosztów 600 zł. W lipcu wpisze zatem do kosztów różnicę pomiędzy 600 zł a kwotą zaksięgowaną już w czerwcu, czyli 223,89 zł (600 zł – 376,11 zł).

Ustawodawca zobowiązuje podatnika do prowadzenia przedmiotowej ewidencji jedynie dla samochodów osobowych, a więc wydatki ponoszone z tytułu eksploatacji pojazdu innego niż samochód osobowy podatnik może w całości zaliczać do kosztów uzyskania przychodów, o ile spełnione są ogólne kryteria wymagane dla uznania wydatków za koszty podatkowe.

reklama

Narzędzia przedsiębiorcy

POLECANE

Dotacje dla firm

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

Pomysł na biznes

Eksperci portalu infor.pl

SmartMedia

SmartMedia to firma technologiczna i lider rynku producentów oprogramowania do zarządzania majątkiem i inwentaryzacji. Oprogramowanie tworzone w ścisłej współpracy z ekonomistami, prawnikami, księgowymi i najlepszymi programistami firmy. To dzięki temu rozwiązania SmartMedia są zgodne z obecnymi wymogami prawa oraz światowymi standardami informatycznymi.

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »