| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJE MOBILNE | KARIERA | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Moja firma > Temat Dnia > Przechowywanie kopii faktur w formie elektronicznej i papierowej

Przechowywanie kopii faktur w formie elektronicznej i papierowej

Podatnicy VAT mogą przechowywać kopie faktur w „dowolny sposób”. Możliwe jest zatem przechowywanie kopii faktur papierowych w formie elektronicznej (bez wydruku papierowego) i odwrotnie. Kopia faktury przechowywana przez wystawcę musi być autentyczna oraz identyczna w zakresie treści z oryginałem faktury otrzymanej przez nabywcę, czytelna i łatwa do odszukania.


Wystawcy faktur ciągle nie korzystają w pełni z możliwości przechowywania faktur w formie elektronicznej. Często nie zdają sobie sprawy, że zgodnie z przepisami o VAT podatnicy mogą przechowywać kopie faktur w dowolny sposób (tj. w formie elektronicznej lub papierowej). Być może spowodowane jest to przyzwyczajeniem przedsiębiorców do papierowej formy dokumentu lub ograniczeniami wynikającymi z możliwości programów księgowych, które nie zawsze są w stanie bezpośrednio zaksięgować wystawianą fakturę. Niemniej jednak warto przypomnieć, że w praktyce gospodarczej w pełni dopuszczalne są sytuacje, w których:

• podatnik dokonujący sprzedaży wystawia nabywcy fakturę (oryginał) w formie papierowej, a swoją kopię przechowuje w formie elektronicznej, z gotowością wydrukowania jej na każde żądanie uprawnionego organu (wydruk papierowy ma nabywca, a sprzedawca nie drukuje kopii faktury),

• podatnik sporządza i przesyła nabywcy faktury w formie elektronicznej, które następnie są przechowywane przez obie strony w formie elektronicznej (bez wydruku dokumentu w formie papierowej).

Faktury i faktury korygujące muszą być wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca (§ 19 ust. 1 rozporządzenia w sprawie wystawiania i przechowywania faktur). Podatnicy są zobowiązani do przechowywania faktur (korekt oraz duplikatów) do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

• autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego,

• łatwe ich odszukanie,

• organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej umożliwiający tym organom również przetwarzanie danych w nich zawartych.

DEFINICJE

Autentyczność pochodzenia - oznacza pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

Integralność treści - oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna ona zawierać.

Z treści przepisów wynika, że faktura powinna być przechowywana:

• do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego; zobowiązania podatkowe przedawniają się z upływem pięciu lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku, czyli z końcem 2012 r. przedawnią się zobowiązania podatkowe w VAT, których termin płatności upłynął w 2007 r.;

• w podziale na okresy rozliczeniowe, a więc w podziale na okresy miesięczne lub kwartalne odpowiadające okresom składanych deklaracji VAT,

• w sposób dowolny (a więc w formie papierowej lub elektronicznej).

reklama

Polecamy artykuły

Ekspert:

Andrzej Szczerbowski

Prawnik, ekspert prawa cywilnego, podatkowego i handlowego.

Źródło:

Biuletyn VAT

Zdjęcia


Personel i Zarządzanie 4/201730.03 zł

Narzędzia przedsiębiorcy

POLECANE

Dotacje dla firm

reklama

Ostatnio na forum

Pomysł na biznes

Eksperci portalu infor.pl

Łatwe podatki

Portal „Łatwe podatki” pozwala zrozumieć trudne zagadnienia związane z podatkami (takimi jak np. VAT, CIT czy PIT) w sposób stosunkowo przystępny, podparty ciekawymi przykładami.

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »