| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Moja firma > Temat Dnia > Przechowywanie kopii faktur w formie elektronicznej i papierowej

Przechowywanie kopii faktur w formie elektronicznej i papierowej

Podatnicy VAT mogą przechowywać kopie faktur w „dowolny sposób”. Możliwe jest zatem przechowywanie kopii faktur papierowych w formie elektronicznej (bez wydruku papierowego) i odwrotnie. Kopia faktury przechowywana przez wystawcę musi być autentyczna oraz identyczna w zakresie treści z oryginałem faktury otrzymanej przez nabywcę, czytelna i łatwa do odszukania.


Wystawcy faktur ciągle nie korzystają w pełni z możliwości przechowywania faktur w formie elektronicznej. Często nie zdają sobie sprawy, że zgodnie z przepisami o VAT podatnicy mogą przechowywać kopie faktur w dowolny sposób (tj. w formie elektronicznej lub papierowej). Być może spowodowane jest to przyzwyczajeniem przedsiębiorców do papierowej formy dokumentu lub ograniczeniami wynikającymi z możliwości programów księgowych, które nie zawsze są w stanie bezpośrednio zaksięgować wystawianą fakturę. Niemniej jednak warto przypomnieć, że w praktyce gospodarczej w pełni dopuszczalne są sytuacje, w których:

• podatnik dokonujący sprzedaży wystawia nabywcy fakturę (oryginał) w formie papierowej, a swoją kopię przechowuje w formie elektronicznej, z gotowością wydrukowania jej na każde żądanie uprawnionego organu (wydruk papierowy ma nabywca, a sprzedawca nie drukuje kopii faktury),

• podatnik sporządza i przesyła nabywcy faktury w formie elektronicznej, które następnie są przechowywane przez obie strony w formie elektronicznej (bez wydruku dokumentu w formie papierowej).

Faktury i faktury korygujące muszą być wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca (§ 19 ust. 1 rozporządzenia w sprawie wystawiania i przechowywania faktur). Podatnicy są zobowiązani do przechowywania faktur (korekt oraz duplikatów) do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

• autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego,

• łatwe ich odszukanie,

• organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej umożliwiający tym organom również przetwarzanie danych w nich zawartych.

DEFINICJE

Autentyczność pochodzenia - oznacza pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

Integralność treści - oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna ona zawierać.

Z treści przepisów wynika, że faktura powinna być przechowywana:

• do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego; zobowiązania podatkowe przedawniają się z upływem pięciu lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku, czyli z końcem 2012 r. przedawnią się zobowiązania podatkowe w VAT, których termin płatności upłynął w 2007 r.;

• w podziale na okresy rozliczeniowe, a więc w podziale na okresy miesięczne lub kwartalne odpowiadające okresom składanych deklaracji VAT,

• w sposób dowolny (a więc w formie papierowej lub elektronicznej).

reklama

Narzędzia przedsiębiorcy

POLECANE

Dotacje dla firm

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

Pomysł na biznes

Eksperci portalu infor.pl

Mateusz Ostrowski

Analityk rynku produktów bankowych

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »