REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Dostęp przełożonych do danych osobowych pracownika

Wojciech Brzeziński
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Pracodawca jest administratorem danych osobowych zatrudnionych pracowników. W związku z tym jest zobowiązany przede wszystkim do zabezpieczenia zbioru przed dostępem osób niepowołanych oraz do przetwarzania danych osobowych pracowników zgodnie z celem, w jakim są zbierane.

Pracodawca na każdym etapie zatrudnienia pracownika ma prawo żądania, aby ten podał niezbędne do dalszego zatrudnienia dane osobowe. Takie żądanie musi wynikać z obowiązków lub uprawnień przyznanych na podstawie obowiązujących przepisów. Ustawodawca dokładnie sprecyzował, jakich informacji może żądać zatrudniający od pracownika na każdym etapie zatrudnienia.

REKLAMA

Definicja oraz zakres pojęcia danych osobowych

REKLAMA

Definicja legalna danych osobowych znajduje się w art. 6 ust. 1 ustawy o ochronie danych osobowych (zwanej dalej u.o.d.o.). Za dane osobowe uważa się wszelkie informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej, której tożsamość można określić bezpośrednio lub pośrednio, w szczególności przez powołanie się na numer identyfikacyjny albo jeden lub kilka specyficznych czynników określających jej cechy fizyczne, fizjologiczne, umysłowe, ekonomiczne, kulturowe lub społeczne.

Ustawa nie zawiera katalogu informacji, które stanowią dane osobowe. Taki charakter mogą posiadać wszelkie informacje, jeśli tylko istnieje możliwość powiązania ich z określoną osobą.

Do danych osobowych można zaliczyć m.in.:

Dalszy ciąg materiału pod wideo

• imię, nazwisko, miejsce i datę urodzenia, adres zamieszkania, płeć, wzrost, znaki szczególne, obywatelstwo, układ linii papilarnych, cechy dokumentu tożsamości, numer PESEL,

• wykształcenie, znajomość języków obcych, posiadane uprawnienia zawodowe i kwalifikacje, przebieg pracy, stan cywilny, sytuację rodzinną,

• przekonania religijne, zainteresowania, upodobania, sposób spędzania wolnego czasu,

• sytuację majątkową, stan posiadania, w tym informacje o posiadanych dobrach, zgromadzonych oszczędnościach, kontach bankowych, o wysokości płaconych podatków i wszelkiego rodzaju zobowiązaniach finansowych.

W wyroku z 1 grudnia 2009 r. Naczelny Sąd Administracyjny zdecydował, że danymi osobowymi są również dane biometryczne pracowników, takie jak np. odciski palców, wzór siatkówki oka. Pracodawca może zbierać takie dane, pod warunkiem że pracownik wyrazi na to zgodę (I OSK 249/09).

Przykład

Pracodawca wprowadził w zakładzie pracy system kontrolujący czas pracy pracowników polegający na rejestrowaniu wejść i wyjść z pomieszczeń pracy za pomocą skanowania odcisków palców, na co pracownicy wyrazili zgodę. Takie postępowanie pracodawcy należy uznać za prawidłowe, mimo że przepis zawarty w art. 221 k.p. nie zawiera regulacji pozwalających na zbieranie danych osobowych w postaci rysunków linii papilarnych. Podstawą takiego działania jest art. 221 § 5 k.p. w zw. z art. 23 ust. 1 u.o.d.o., z których wynika, że linie papilarne czy wzór siatkówki oka mogą być przetwarzane, lecz musi się to odbywać za zgodą pracownika i z poszanowaniem przepisów ustawy o ochronie danych osobowych.

Uprawnienie bezpośredniego przełożonego

W stosunkach pracy administratorem danych pracownika jest zawsze pracodawca. Ustawa nakłada na administratora szczególne obowiązki. Przede wszystkim jest on zobowiązany do zabezpieczenia zbioru przed dostępem do informacji osób niepowołanych oraz do przetwarzania danych osobowych pracowników zgodnie z celem, w jakim są zbierane.

 

REKLAMA

Pracodawcy muszą pamiętać, że tylko osoby upoważnione przez administratora mogą mieć dostęp do zbiorów danych. Dlatego w sytuacji, gdy struktury firmy są rozbudowane, każda osoba, która ma do czynienia z aktami osobowymi pracowników, musi mieć stosowne upoważnienie. W takiej sytuacji pojawia się pytanie, czy każdy przełożony pracownika powinien mieć nieograniczony dostęp do wszystkich danych osobowych swoich podwładnych.

Zadaniem administratora danych osobowych jest zarządzanie zbiorem danych oraz przetwarzanie danych w nim zawartych. Przez przetwarzanie danych należy rozumieć jakiekolwiek operacje wykonywane na danych osobowych, takie jak: zbieranie, utrwalanie, przechowywanie, zmienianie, udostępnianie i usuwanie (art. 7 u.o.d.o.). Administrator jest ponadto zobowiązany zapewnić kontrolę nad tym, jakie dane osobowe, kiedy i przez kogo zostają do zbioru wprowadzone oraz komu są przekazywane.

WAŻNE!

W strukturach znacznie rozbudowanych oprócz specjalistów z działu kadr dostęp do danych osobowych pracowników powinni mieć np. menedżerowie zarządzający firmą czy kierownicy nadzorujący pracę podległych im pracowników.

Poza wymienionymi wyżej osobami zatrudnionymi w przedsiębiorstwie dostęp do danych osobowych powinni mieć m.in. informatycy, pełnomocnicy ds. informacji niejawnych, a także inne osoby stale lub od czasu do czasu zajmujące się przetwarzaniem danych osobowych pracowników.

Przykład

Pracownik codziennie spóźnia się do pracy. W poniedziałek zaraz po przyjściu do pracy pracodawca na korytarzu w obecności innych pracowników postanowił nałożyć na spóźniającego się pracownika karę porządkową. Takie postępowanie pracodawcy należy uznać za nieprawidłowe ze względu na to, że dane osobowe pracownika to także informacje dotyczące np. przyczyn rozwiązania umowy o pracę czy nałożonej kary porządkowej. W tej sytuacji pracodawca zachował się niewłaściwie, gdyż przekazał dane osobowe pracownika osobom nieupoważnionym do ich przetwarzania.

Upoważnienie tylko na piśmie

Od zasady, że trzeba mieć upoważnienie do przetwarzania danych w firmie zatrudniającej pracowników, nie ma żadnych wyjątków. Dlatego upoważnienie muszą mieć wszystkie grupy pracowników, jeśli tylko w ramach swoich zadań służbowych wykorzystują dane osobowe. Oznacza to, że bez upoważnienia nie wolno nikogo dopuścić do danych osobowych pracowników (art. 37 u.o.d.o.).

Przepisy nie określają jednoznacznie formy udzielenia upoważnienia. Do celów dowodowych najlepiej jest je sporządzić na piśmie. Nie ma też nigdzie oficjalnego wzoru upoważnienia. Nie ulega jednak wątpliwości, że powinno ono określać nazwę i adres administratora danych, osobę, która uzyskuje upoważnienie do przetwarzania danych, datę nadania jej takich uprawnień (gdy upoważnienie nadane jest na czas określony), a także zakres upoważnienia do przetwarzania danych osobowych.

Upoważnienie należy napisać w minimum dwóch kopiach: jedna (na wypadek np. kontroli urzędników GIODO) powinna być w dyspozycji osoby upoważnionej, druga - w jej aktach osobowych.

Wojciech Brzeziński 

Podstawa prawna:

• art. 221 Kodeksu pracy,

• art. 6, 7, 23, 37 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (DzU z 2002 r. nr 101, poz. 926 ze zm.).

Orzecznictwo:

• wyrok NSA z 1 grudnia 2009 r. (I OSK 249/09, niepubl.).

 

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: Serwis Prawno-Pracowniczy

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Moja firma
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Koszty zatrudnienia to główne wyzwanie dla firm w 2024 roku. Jak więc pozyskać specjalistów i jednocześnie zadbać o cash flow?

    W pierwszym półroczu 2024 roku wiele firm planuje rozbudowanie swoich zespołów – potwierdzają to niezależne badania ManpowerGroup czy Konfederacji Lewiatan. Jednocześnie pracodawcy mówią wprost - rosnące koszty zatrudnienia to główne wyzwanie w 2024 roku. Jak więc pozyskać specjalistów i jednocześnie zadbać o cash flow?

    Nauka języka obcego poprawi zdolność koncentracji. Ale nie tylko!

    Ostatnia dekada przyniosła obniżenie średniego czasu skupienia u człowieka aż o 28 sekund. Zdolność do koncentracji spada i to wina głównie social mediów. Czy da się to odwrócić? 

    Nowe przepisy: Po świętach rząd zajmie się cenami energii. Będzie bon energetyczny

    Minister klimatu i środowiska Paulina Hennig-Kloska zapowiedziała, że po świętach pakiet ustaw dotyczących cen energii trafi pod obrady rządu. Dodała też, że proces legislacyjny musi zakończyć się w pierwszej połowie maja.

    Wielkanoc 2024. Polacy szykują się na święta przed telewizorem?

    Jaka będzie tegoroczna Wielkanoc? Z badania online przeprowadzonego przez firmę Komputronik wynika, że leniwa. Polacy są zmęczeni i marzą o odpoczynku. 

    REKLAMA

    Biznes kontra uczelnie – rodzaj współpracy, korzyści

    Czy doktorat dla osób ze świata biznesu to synonim synergii? Wielu przedsiębiorców może zadawać sobie to pytanie podczas rozważań nad podjęciem studiów III stopnia. Na ile świat biznesu przenika się ze światem naukowym i gdzie należy szukać wzajemnych korzyści?

    Jak cyberprzestępcy wykorzystują sztuczną inteligencję?

    Hakerzy polubili sztuczną inteligencję. Od uruchomienia ChataGPT liczba złośliwych wiadomości pishingowych wzrosła o 1265%! Warto wiedzieć, jak cyberprzestępcy wykorzystują rozwiązania oparte na AI w praktyce.

    By utrzymać klientów tradycyjne sklepy muszą stosować jeszcze nowocześniejsze techniki marketingowe niż e-commerce

    Konsumenci wciąż wolą kupować w sklepach stacjonarnych produkty spożywcze, kosmetyki czy chemię gospodarczą, bo chcą je mieć od razu, bez czekania na kuriera. Jednocześnie jednak oczekują, że tradycyjne markety zapewnią im taki sam komfort kupowania jak sklepy internetowe.

    Transakcje bezgotówkowe w Polsce rozwijają się bardzo szybko. Gotówka jest wykorzystywana tylko do 35 proc. transakcji

    W Polsce około 2/3 transakcji jest dokonywanych płatnościami cyfrowymi. Pod tym względem nasz kraj jest w światowej czołówce - gotówka jest wykorzystywana tylko do ok. 35 proc. transakcji.

    REKLAMA

    Czekoladowa inflacja (chocoflation) przed Wielkanocą? Trzeci rok z rzędu produkcja kakao jest mniejsza niż popyt

    Ceny kakao gwałtownie rosną, ponieważ 2024 r. to trzeci z rzędu rok, gdy podaż nie jest w stanie zaspokoić popytu. Z analiz Allianz Trade wynika, że cenę za to będą płacić konsumenci.

    Kończy się najostrzejsza zima od 50 lat. Prawie 5 mln zwierząt hodowlanych zginęło z głodu w Mongolii

    Dobiegająca końca zima w Mongolii, najostrzejsza od pół wieku, doprowadziła do śmierci niemal 5 mln kóz, owiec i koni, które nie są w stanie dotrzeć do pożywienia. To duży cios w gospodarkę kraju zamieszkanego przez ok. 3,3 mln ludzi, z których ok. 300 tys. utrzymuje się z hodowli zwierząt - podkreśliło Radio Swoboda.

    REKLAMA